Category

Inspiration

Effektivisera löneprocessen i ditt företag

Lönegruppen

Behöver ditt företag effektivisera löneprocessen? 

Nu är hösten i full gång, medarbetarna är tillbaka och mycket liknar kanske tiderna innan pandemin eller blir det kanske aldrig mer sig likt? Vid en sådan tidpunkt är det bra att se över rutiner och förbättra processer.

 Ett första steg mot en effektivare lönehantering är att granska alla moment som görs inom lön idag.  

  • Gör en kartläggning och var kritisk; vad kan förbättras och effektiviseras? Görs mycket manuellt? Används system som inte är kompatibla?  
  • Finns det rutinbeskrivningar? Om sådana finns gör det företaget mindre såbart vid sjukdom, semester eller om er löneadministratör slutar.  
  • Var tydlig med företagets lönerutiner så att de anställda tidrapporterar på utsatt tid, så att lönerna kan betalas ut i tid.  
  • Finns kollektivavtal eller personalhandbok som alla känner till? Med tydliga riktlinjer slipper löneadministratören svara på samma frågor om och om igen som dyker upp hos personalen, vilket frigör mycket tid. 

 

Låter det jobbigt och svårt? 

Vi på UCS One Economy har bred kompetens och erfarenhet kring löneadministration och olika system. Vi erbjuder olika lösningar utifrån våra kunders behov och hjälper er gärna både med löneadministration och/eller rådgivning. 

Låter det intressant eller har du ytterligare frågor är du välkommen att kontakta vår affärsutvecklare Lina Blomqvist på telefon 070-219 16 10 eller mail lina.blomqvist@ucsone.se 

 

 

Välja affärssystem – 3 saker att tänka på

Välja affärssystem

Att välja affärssystem är oftast nervöst. Hur ska man göra korrekt val av nytt affärssystem? Och kommer systemet fungera som man tänkt sig?

Nedan går vi igenom 3 punkter du bör tänka på när du ska välja affärssystem.

1. Kravinsamling

Större företag har ofta många olika arbetssätt och system de arbetar i. För att identifiera om ett system passar er, och vilka lösningar man kan finna i systemet som uppfyller de krav ni har, krävs en utförlig kravspecifikation. Några exempel på detta kan vara följande: 

  • Det ska gå att få ut utförlig data från systemet för att skapa en automatiskt ifylld koncernrapport.  
  • Affärssystemet ska kunna hantera fastighetsmoms med automatisk kostnadsföring av ej avdragsgill moms.
  • Matchning och avbokning av kundfakturor ska ha en hög grad av automatisering.
  • Saldobesked ska skickas ut till kunder automatiskt.
  • En lista ska komma till mailboxen varje vecka med förfallna kundfordringar att hantera.
  • Att kunna koppla existerande försystem man inte vill byta ut, och att dessa fungerar bra med affärssystemet.

Den sista punkten är för de flesta företag väldigt relevant. Ofta har företag ett försystem för inkommande leverantörsfakturor. Kanske har man även ett försystem som hanterar kundfakturor. Ovanpå detta kan det finnas projekthanteringssystem och så vidare. Det är viktigt att hitta information huruvida de existerande försystemen kan fungera mot affärssystemet och vilken information och data som kan föras över mellan dessa system. Om systemen inte kan kopplas med varandra kan det antingen vara relevant att byta försystem, skapa en integration eller titta efter ett annat affärssystem.

2. Arbetsgrupp

Vid en större flytt till nytt affärssystem rekommenderas det att en arbetsgrupp bildas. Denna arbetsgrupp ska se till att alla områden gås igenom och kravbilden blir tydlig.  Exempel på roller som bör ingå:

  • En projektledare bör leda projektet att hitta ett nytt affärssystem, oftast en ekonom.
  • Representanter inom berörda områden. Arbetar man med olika produktionslinjer är det t.ex. bra om produktionschefen är inblandad. Det kan också gälla en anställd som själv arbetar i ett unikt försystem. 
  • IT-kunnig som vet hur försystemen och dess kopplingar fungerar. Antingen en kontakt hos leverantören som driver försystemet eller en anställd i ert företag. 

Med arbetsgruppen säkrar du att det finns en ordentlig styrning åt vilket håll projektet ska leda. Dessutom säkerställer du att ni får den kunskap som krävs för att effektivt hitta ett passande affärssystem och därefter göra flytten.

Ofta är det de personer som själva arbetar i systemen som kan se till att bäst val görs vid övergången till det nya systemet. De har troligen själva en bra bild av hur de vill förbättra sina rutiner. Det är bra att blanda in alla som berörs av flytten. Exempelvis ekonomer eller projektledare. Ett stort argument för att byta affärssystem är att bättra på rutinerna, och det är därför viktigt att säkerställa att alla anställda känner att något i deras arbetssätt förbättras när man byter affärssystem. 

Det är även arbetsgruppen som kommer att ha kontakten med den partner som ska hjälpa er praktiskt med systembytet.

3. Krav på de anställda

Det är viktigt att vara medveten om kraven på de anställda. Om ni ska börja arbeta i ett molnbaserat affärssystem kommer det behöva ske en mental omställning för att börja arbeta i ett nytt affärssystem. Speciellt om man suttit i flera år med samma gamla rutiner.

Om du ska börja arbeta i ett molnbaserat affärssystem är det viktigt att du åsidosätter tid för att hitta rutiner för att förbättra arbetssättet, samt att du använder de verktyg som finns i systemet för att förenkla ditt arbete. Du ska inte fortsätta arbeta med gamla rutiner i det nya affärssystemet på grund av gammal vana.

Fundera redan i detta steg på vilket utbildningsbehov ni kommer att ha. För att hitta bra arbetssätt och tips på hur ni arbetar i det nya affärssystemet rekommenderar vi att ni går en mindre utbildning anpassad för just ert företag. Vi på UCS One Economy brukar själva erbjuda utbildningar före flytten till det nya systemet, samt därefter vecko- eller månadsvis utbildning efter flytten för att besvara de frågor som uppkommit. 

Här ovan har vi beskrivit de första stegen att fundera på när ni ska ta steget till att byta till ett modernt affärssystem. Vi kommer att fortsätta beskriva resan i ett nästa inlägg. Då går vi mer in på hur systembytesprojektet bör läggas upp samt vilka för- och nackdelar vi ser med affärssystemet Visma.Net.  Är du redan nu nyfiken på att läsa mer om Visma.Net? Här kan du läsa mer om affärssystemet.

Vill du få hjälp med att byta eller välja affärssystem?

Vi hjälper dig. Med vår erfarenhet av affärssystem/integrationer och kunskap om redovisning och branschspecifika krav kan vi vägleda, implementera och ge tips om de mest kritiska vägskälen. Allt för att ni ska få en lyckad övergång till det nya affärssystemet. För de flesta företag förordar vi ett affärssystem i molnet – och vi är stolta återförsäljare av Vismas produkt Visma.Net, då vi tror att detta är framtiden för många företag och en långsiktig lösning för er ekonomihantering.

Våra affärssystem

Undvik värdeöverföringar om du fått omställningsstöd eller korttidsstöd

Värdeöverföringar omsättningsstöd korttidsstöd

Har ditt bolag fått omställningsstöd eller korttidsstöd med anledning av Covid-19 pandemin?

Då vill vi påminna om att undvika värdeöverföringar. Ett bolag som mottagit omställningsstöd eller korttidsstöd omfattas av begränsningar när det gäller värdeöverföringar från bolaget och i vissa fall dess moderbolag. Nedan har vi listat de begränsningar som gäller.

Korttidsstöd och värdeöverföringar – detta gäller

Värdeöverföringar får inte ske inom de tidsramar som Tillväxtverket ställt upp: Under perioden från två månader före den första stödmånaden, under stödmånaderna eller till sex månader efter den sista stödmånaden. Under dessa tidsramar får företaget varken besluta om eller verkställa följande:

  • vinstutdelning
  • gottgörelse
  • förvärv av egna aktier
  • minskning av aktiekapitalet eller reservfonden för återbetalning till aktieägarna eller medlemmarna. Det gäller också om ett sådant beslut fattas av stämman, styrelsen eller motsvarande organ under samma period.

Samma regler för värdeöverföringar gäller samtliga moderföretag om företaget ingår i en koncern. Moderbolagets moderbolag omfattas i förekommande fall också av begränsningar. Däremot omfattas inte systerbolag. Utländska koncerner kan omfattas, om företagen upprätthåller förbindelse med varandra motsvarande vad som anges i årsredovisningen. Koncernbidrag betraktas däremot inte som en värdeöverföring och är inget hinder för att ha rätt till korttidsstöd.

Omställningsstöd och värdeöverföringar – detta gäller

Definitionen av värdeöverföring är densamma som för korttidsstöd ovan.

  • Om ett företag har beslutat om värdeöverföring under perioden mars 2020-juni 2021 har företaget inte rätt till omställningsstöd.
  • Har företaget beslutat om utdelning tidigare och betalar ut pengarna under perioden mars 2020-juni 2021 har företaget inte rätt till omställningsstöd.
  • Ett bolag som verkställt en utdelning under perioden mars 2020 – juni 2021 har inte rätt till omställningsstöd även om delägarna betalar tillbaka utdelningen.
  • Företag som beslutar om eller verkställer en utdelning för att återbetala ett villkorat aktieägartillskott har inte rätt till omställningsstöd.
Omställningsstöd kan nu även sökas för perioderna juli – september

Perioden juli 2021 är öppen och stänger den 30 september. Augusti 2021 är även den öppen och stänger den 8 oktober. Perioden september 2021 kan sökas från och med 1 oktober och stänger 29 oktober. Reglerna om förbud mot värdeöverföringar gäller naturligtvis även för dessa perioder med motsvarande förlängning av tidsperioder.

Låter det krångligt?

Vi hjälper dig. Välkommen att kontakta oss!

Läs mer om RådgivningKontakta oss

Vad gör egentligen en lönekonsult?

Lönekonsult

“Hur svårt kan det va’ – det är väl bara att trycka på knappen den 25:e? Sköter inte systemen allt nu för tiden?”

Det här är vanligt förekommande påståenden när det handlar om löneadministration, men riktigt så enkelt är det inte. Löneprocesser är komplexa och lönekonsulten är en oumbärlig resurs för alla arbetsgivare i frågor som rör personalens löner. 

Vad gör en lönekonsult?

Områden som en lönekonsult arbetar med dagligen är löpande lönehantering, förmåner, redovisning av skatter och avgifter samt analys och rådgivning av lagar, regler och kollektivavtal. Oavsett om ett företag har tre eller trehundra anställda, så  behöver den löneansvariga dessutom kunna göra allt från att skicka statistikrapporter till olika myndigheter, ta fram underlag till diverse intyg samt svara på frågor om pensionsavsättningar och friskvårdsbidrag. 

Här är några områden du kan känna dig trygg med att en lönekonsult kan: 

  • Kollektivavtal 
  • Nya lagar, regler och rättsfall. 
  • Systemkunskap 
  • Digitalisering  
  • Rapportering – Skatteverket, FORA, Collectum, Försäkringskassan och Svenskt Näringsliv kräver flertalet återkommande rapporteringar i olika digitala filformat. 

Några vanliga frågor en lönekonsult kan besvara/hjälpa dig med: 

  • Vi vill bjuda alla anställda på frukost varje fredag. Blir det kostförmån? 
  • Varför står det engångsskatt på mitt lönebesked? 
  • Jag funderar på att skaffa en förmånsbil. Hur kommer det påverka min lön? 
  • En av våra anställda ska sluta. Kan ni ta fram ett arbetsgivarintyg?
  • På mitt lönebesked står angivet både obetalda och betalda semesterdagar. Vad betyder obetalda – jag har väl rätt till 25 semesterdagar? 
  • Jag har en anställd som varit långtidssjukskriven. Hon kan väl inte ha full semester? 

Löneadministrationen på ett företag innebär med andra ord mycket mer än att bara trycka på en knapp den 25:e varje månad.

Processen kräver specialistkunskap och att man ständigt håller sig uppdaterad på lag- och regeländringar. Att lägga detta ansvar- och binda kunskapen till en och samma person inom företaget gör processen väldigt sårbar. Vad händer om löneansvarig på företaget blir sjuk, har semester eller helt enkelt slutar? 

En lönekonsult kan ansvara för hela löneprocessen i ert företag samtidigt som ni får tillgång till ett team där alla arbetar enligt samma arbetssätt och enhetliga processer. Med en tydligt dokumenterad arbetsprocess, ett digitalt arbetssätt och SRF:s branschstandard blir arbetet mindre personberoende. Skulle lönekonsulten bli sjuk eller vara frånvarande en längre tid så finns teamet alltid redo att täcka upp. 

Funderar ni på att anlita en lönekonsult?

Vi på UCS One Economy hjälper gärna till. Kontakta oss, så beskriver vi hur vi tillsammans kan gå vidare för att kartlägga era behov och komma ram till en lösning. Våra lönekonsulter är redo att hjälpa dig! 

OffertförfråganKontakta oss

One Stop Shop och bokföringsprogram

Från och med 1/7 2021 finns nya regler vad gäller moms och försäljning inom EU till privatpersoner. Här kan du läsa vårt tidigare inlägg om One Stop Shop och de nya momsreglerna.

Kortfattat innebär de nya momsreglerna att om ett företag når omsättningströskeln på cirka 100 000 svenska kronor tvingas företaget nu antingen rapportera via One Stop Shop (OSS) eller redovisa momsen i andra EU-länder.

Det förstnämnda, OSS, är ett bra nytt rapporteringssätt som Skatteverket tillhandahåller. Men det finns vissa saker du som sköter redovisningen bör tänka på.

1. För att kunna använda OSS behöver du även i ditt bokföringsprogram hantera detta korrekt. I exempelvis bokföringsprogrammet Fortnox behöver du sätta upp nya momskoder och konton för varje specifikt land du säljer till.

2. Om du använder dig av och säljer via marknadsplatser eller plattformar inom EU är det vanligt att koppla dessa till bokföringsprogrammet via integrationer. Vi på UCS One Economy använder oss av olika integrationsplattformar där de redan har tillhandahållit OSS-lösningar. Med det nya rapporteringssättet OSS och integrationer till bokföringsprogrammet blir det enklare än någonsin tidigare att sälja via marknadsplatser inom EU.

Om du vill få hjälp av en heltäckande byrå som kan det juridiska, ekonomiska och tekniska arbetet kring One Stop Shop, tveka inte att kontakta oss!

Lina Blomqvist
Lina Blomqvist
Affärsutvecklare
Telefon:  070-219 16 10
E-post:  lina.blomqvist@ucsone.se

One Stop Shop: Nya momsregler för försäljning inom EU 2021

Nya regler kring moms för försäljning till privatpersoner inom EU fr.o.m 1 juli 2021

Fram till siste juni 2021 gällde momsregler som innebar att den som sålde varor till konsumenter, d.v.s. icke beskattningsbara personer, i andra EU-länder skulle fakturera sin försäljning med svensk moms. Det skulle ske till dess det aktuella landets omsättningströskel överskridits (omsättningströskeln är unik för varje enskilt land i EU). Överskreds denna så måste säljande företag registrera sig i det enskilda landet.

Från och med 1 juli 2021 ändras dessa regler. De vanligaste frågorna besvarar vi nedan:

Nya momsregler inom EU 1/7 2021 – vad gäller?

De nya reglerna innebär att: om ett företags sammanlagda försäljning till konsumenter i samtliga EU-länder överstiger ett gränsvärde om 10 000 euro (ca 100 000 i svenska kronor) ska säljande företag debitera köparlandets moms på försäljningen.

Hur redovisar man momsen med de nya reglerna?

Det finns två vägar att hantera redovisningen:

  1. Det ena är att man registrerar företaget i de länder där man har köpare.
  2. Det andra, och för de flesta företag enklare systemet, är att man istället hanterar momsredovisningen i den nya e-tjänsten OSS (One Stop Shop) hos Skatteverket.

Vad är OSS (One Stop Shop)?

OSS (One Stop Shop) är en ny tjänst hos Skatteverket, där du kan redovisa momsen i enlighet med de nya momsreglerna. Denna tjänst är menad att förenkla administrationen för de företag som omfattas av momsreglerna. Läs mer på Skatteverkets hemsida.

Hur kopplar jag OSS till min bokföring?

OSS är ett bra nytt rapporteringssätt som Skatteverket tillhandahåller, men för att kunna använda det behöver man även i sitt bokföringsprogram hantera det korrekt. Läs mer här.

 

Här är hon, Marsel Malki vår nya Ekonomikonsult!

Maliki

Välkommen Marsel Malki, Ekonomikonsult hos UCS One Economy.

Möt tjejen som föddes in familjeföretaget och därigenom har intresset för att hjälpa företagare att bli sitt bästa som en del av sitt DNA. Då detta varit hela hennes liv var steget att studera ekonomi så naturligt att tanken inte ens funnits på något annat. 2019 tog Marsel sin civilekonomexamen vid Linköpings universitet. Praktik på redovisningsbyrå följdes av konsultuppdrag på Riksbyggen där hon fick ta ekonomiskt ansvar för flera bostadsrättsföreningar.

Jag har alltid varit intresserad av företag och jag drivs av god företagsanda, därför ska det bli jättespännande att erbjuda kunden skräddarsydda lösningar för att uppnå god ekonomisk tillväxt. 

Marsel kommer ni hitta på vårt kontor i Norrköping, denna fantastiska stad där UCS One Economy är ett guldläge med nära till allt.

Så till den slutgiltiga frågan, hur trivs du här hos oss nu när du provat på det en stund?

Jag är både tacksam och taggad att få vara en del av UCS One Economy och ser framemot att utvecklas inom min roll som redovisningskonsult för att bidra till företagets vision. 😊

Vi hälsar Marsel Malki varmt välkommen till UCS One Economy!

Marsel Malki
Ekonomikonsult
E-post:  marsel.malki@ucsone.se

Välkommen Anna Dimitriadis, ny ekonomikonsult på UCS One Economy

Anna Dimitriadis

Säg hej till Anna Dimitriadis, ny ekonomikonsult hos UCS One Economy!

Anna har sin bakgrund inom hotellbranschen. Där arbetade hon som Room Division Manager och hade ansvaret för att både ekonomi och siffror hängde ihop samt att gästerna var nöjda och belåtna 😊

Att jobba på hotell är väldigt givande och man lär känna mycket folk vilket är något Anna verkligen uppskattar. Men det finns även nackdelar, som att man jobbar när alla andra har semester.

– Så när jag själv skaffade familj ville jag fortsätta jobba med ekonomi och kunder och valde därför att sätta mig bakom bänken igen och plugga till redovisningsekonom på yrkeshögskolan i Linköping 2019.

Anna gillar verkligen att lära sig nya system och man ser tydligt hur det glöder i hennes ögon när hon pratar om vad de olika varianterna kan göra och hur mycket det underlättar för kunden att hitta “sitt” system. Detta är en stor del av att Anna landade just hos oss på UCS One Economy.

När det var dags för LIA period så sökte hon efter en byrå som står i framkant när det gäller digitalisering och detta hittade hon hos oss.  Här kunde hon få en helhet i sina studier och möjligheten att lära sig en mängd olika system. Vi väldigt tacksamma för att det blev som det blev då Anna visat sig vara en klippa på det hon brinner för!

– Jag är stolt och jätte nöjd med mitt val som gav mig chansen att skriva på min anställning samma dag som jag tog examen.

Vi hälsar Anna Dimitriadis varmt välkommen till UCS One Economy!

Anna Dimitriadis
Ekonomikonsult

Här är hon, Sofia Berg vår nya Lönespecialist!

Sofia Berg

Välkommen Sofia Berg Lönespecialist hos UCS One Economy.

Efter 15 år som lärare kände Sofia att det var dags att göra något annat för att få lite mer balans i livet. TUC:s utbildning till Lönespecialist lät lockande då administration och personalfrågor ligger henne varmt om hjärtat.

– Utbildningen genomfördes och efter avslutad praktik hos UCS One Economy är jag nu anställd som lönekonsult!

På fritiden umgås Sofia med familj och vänner.  Naturen lockar och där befinner sig Sofia så mycket hon kan kanske med förhoppning att hitta något gott att stoppa i sina bakverk, då bakning är en stor passion i hennes liv. Träning får även det plats i det redan fullspäckade schemat och tillsammans med det nya jobbet gör allt detta att Sofia har funnit den balansen hon eftersökte när hon bestämde sig för att byta bana i livet.

Så till den slutgiltiga frågan, hur trivs du här hos oss nu när du provat på det en stund?

– One Economy är en härlig arbetsplats då det är ett växande och progressivt företag. Det är också spännande eftersom ingen dag är den andra lik och lönefrågor blandas med personal och budgetfrågor. Det känns så rätt och nu i efterhand undrar jag vad som fick mig att tveka att ta steget. Det är så härligt med mina nya arbetskollegor och vi trivs så bra ihop här på Lön😊

Vi hälsar Sofia Berg varmt välkommen till UCS One Economy!

Sofia Berg
Lönekonsult

Telefon: 076-608 33 81

E-post:  sofia.berg@ucsone.se

Välkommen Rasmus Petersson, ny Ekonomikonsult på One Economy

Rasmus Petersson

Säg hej till vår nya ekonomikonsult Rasmus Petersson!

Efter fyra år som fritidsledare i Norrköping var det dags för Rasmus att fundera på vad han ville göra i livet. Fritidsgården hade lagt ner och kvar stod Rasmus med enbart ett brinnande intresse för siffror och statistik och många funderingar inför framtiden.

Det var lägligt att göra något av detta intresset och Internationell Redovisningsekonomi var det som lockade allra mest. Under studierna på Stockholms Internationella Handelsskola ingick det en praktik på sex månader. Denna var belagd på UCS One Economy. Detta är vi väldigt tacksamma för!

Rasmus är nu anställd som ekonomikonsult hos oss och jobbar mestadels med löpande fakturering och bokföring. Hos vissa kunder är det lite blandade uppdrag som t.ex. ordrar, månadsavstämningar och att skicka betalningar. Variationen i yrket är det som lockar mest. Det är det som gör det spännande att gå till jobbet varje dag, säger Rasmus och ser så där nöjd ut.

– Mycket är nytt för mig men samtidigt är jag en person som aldrig backar för en utmaning så det passar perfekt.

Vi på UCS One Economy är glada att få välkomna Rasmus till oss. Ni hittar honom på vårt Norrköpingskontor.

Välkommen att kontakta Rasmus!
Rasmus Petersson
Tel: 0707-799484
E-mail: rasmus.petersson@ucsone.se