Category

System

Nyheter inom affärssystem & lönesystem

OneStop Reporting eller Oxceed?

kpi

OneStop Reporting och Oxceed är två rapporteringsverktyg vilka båda är molnbaserade med möjlighet till koncernkonsolidering.

Oxceed

Oxceed är det verktyg som är mest lämpat för mindre bolag. Det går smidigt att få en överblick på ekonomin i företaget tack vare de rapporter, budgetar och nyckeltal som systemet erbjuder. Verktyget kommer med många möjligheter men är trots detta inget komplext system, snarare lättanvänt och smidigt. Mycket tack vare den okomplicerade och snabba uppstarten. Här erbjuds färdiga mallar, vilka går att skräddarsy utefter önskemål. Rapporter och nyckeltal blir med hjälp av detta överskådliga och enkla att läsa av, och det i sin tur bidrar till ett bra underlag att dela med sina kunder.

Med Oxceed som hjälp blir rapporteringen inom en koncern förenklad. Detta då alla företag kan bli hanterade i samma verktyg oavsett om ekonomisystemen som används skiljer sig åt. Oxceed är också ett servicevänligt verktyg, fel kan bli upptäckta tidigt och således förhindra bristfälliga rapporter och andra misstag. Det här bidrar till mer tillförlitliga och trovärdiga beslutsunderlag, rapporter och prognoser. Oxceed är alltså ett verktyg där färdiga rapporter kan komma till användning, och som går att integrera med Fortnox, Visma, Hogia m.fl

oxceed

OneStop Reporting

OneStop Reporting i sin tur är ett kraftfullt verktyg där du i större utsträckning kan bygga egna rapporter. Till skillnad från Oxceed lämpar sig OneStop Reporting mer för större bolag. Själva verktyget är excel-baserat och funktionaliteten en ”drag-and-drop”. Det medföljer ett antal standardmallar i rapporteringsverktyget vilka går att använda som de är. Men du har också möjlighet att bygga upp din rapportering själv helt från grunden. Rapporterna konstrueras utifrån önskat utseende och med möjlighet att applicera logotyp, ändra färger samt justera teckensnitt för en varumärkesanpassad design. Ännu en egenskap som skiljer de båda verktygen åt är att detta i stället är 100 % integrerat med Vismas ekonomisystem.

Integrationen mot det affärssystem som används på ert företag tillåter OneStop Reporting att hämta upp den senaste informationen, vilket gör att ni får tillgång till realtiddata. Systemet kan genom schemaläggning automatiskt sköta vem som ska ta emot en viss rapport och när detta ska ske. Med OneStop Reporting får användaren rapporter och analyser som bidrar till kännedom, och optimerar förståelsen i verksamheten. Verktyget innehåller möjligheter att utforma avancerade rapporter på kort tid och kombinerar information från andra system i analyser. Det går att bygga upp som användaren själv vill, med egna kompletterade data, för att få fram egna KPI:er.

onestopreporting

Boka systemdemo här! Eller ta kontakt med någon av våra duktiga konsulter.

Systemgruppen tipsar om Visma.net Project management 

människor

Visma.net Project Management (PM) är del av Vismas linje av webbaserade tjänster, och är en av Vismas mest prioriterade flaggskeppsprodukter. Med PM får du som konsult eller projektföretag ett system med stöd för hela affärsflödet från Försäljning till Fakturering. PM kommer du åt överallt där du har internetuppkoppling, både via webbläsare på datorn, eller som app i mobilen. 

Utöver det kraftfulla projektverktyget, som är själva kärnan i PM, finns även ett inbyggt CRM-system varifrån du sömlöst konverterar dina försäljningar till projekt. Det finns även stöd för resursplanering på såväl projekt som individnivå, samt tid och utläggsregistrering. Du kan även fakturera direkt från PM baserat på registrerade tid och utlägg, med snygga och enkelt redigerbara fakturamallar. Det finns även ett mycket bra stöd för uppföljning med det inbyggda rapporteringsverktyget. Avslutningsvis så finns också ett gäng färdiga integrationer mot affärssystem och lönesystem, samt ett öppet API för den kräsna som vill skapa sina egna kopplingar. 

Om du tror att du eller ditt företag skulle kunna dra nytta av någon eller flera av dessa smarta funktioner, tveka inte att höra av er så kan vi hjälpas åt att undersöka era behov. 

Behöver du hjälp med system eller bara är intresserad av att läsa mer är du välkommen att kika in vår sida för system, och/eller kontakta någon av våra systemexperter som gärna hjälper dig med valet. Du finner kontaktuppgifter på sidan, samt inspiration och guider.
Vidare hittar du mer information om visma.net och varför just det skulle kunna vara ett bra val för dig, här.

 

Fortnox Fakturaservice – så fungerar det

Fortnox Fakturaservice

Jobbar du i affärssystemet Fortnox och vill automatisera er kundfakturering? Känner du att påminnelsehantering bara tar energi?

Då kan Fortnox Fakturaservice vara intressant för dig. Det är framtaget för dig som önskar ett smidigare arbetsflöde.

 

Vad är Fakturaservice?

Fakturaservice är en tjänst som Fortnox erbjuder, som tar hand om din fakturering och ser till att fakturorna blir betalda och bokförda.

Hur fungerar Fakturaservice?

Med Fakturaservice behöver du bara skapa fakturan. Du skapar din faktura i Fortnox Fakturering, och skickar den sedan via Fakturaservice (med e-post, e-faktura eller fysisk post). Därefter sköter Fakturaservice resten: från utskick till att fakturan markeras som betald. När och om fakturan inte betalas kan Fakturaservice hantera påminnelser och inkassokrav, om du önskar. Fakturan bokförs automatiskt när den är betald. 

Vad kostar Fakturaservice?

Fakturaservice är enkelt att sätta igång. Kostnaden är per faktura. Det vill säga inga fasta kostnader: 

  • Postal faktura fr. 12 kr 
  • E-faktura fr. 4,90 kr 
  • E-postfaktura fr. 4,90 kr 
  • Påminnelse 1,90 kr 
Välkommen att kontakta oss om du är intresserad av Fortnox Fakturaservice, så hjälper vi dig!

Vi är ceritifierad Fortnox Partner och har lång erfarenhet av att arbeta i flertalet av marknadens ledande affärssystem. Läs mer om våra affärssystemtjänster.

Kontakt
Emmeli Orselius, Affärsområdesansvarig System
Telefon:  070-140 80 31 
E-post:  emmeli.orselius@ucsone.se

Våra affärssystemtjänster

Välja affärssystem – 3 saker att tänka på

Välja affärssystem

Att välja affärssystem är oftast nervöst. Hur ska man göra korrekt val av nytt affärssystem? Och kommer systemet fungera som man tänkt sig?

Nedan går vi igenom 3 punkter du bör tänka på när du ska välja affärssystem.

1. Kravinsamling

Större företag har ofta många olika arbetssätt och system de arbetar i. För att identifiera om ett system passar er, och vilka lösningar man kan finna i systemet som uppfyller de krav ni har, krävs en utförlig kravspecifikation. Några exempel på detta kan vara följande: 

  • Det ska gå att få ut utförlig data från systemet för att skapa en automatiskt ifylld koncernrapport.  
  • Affärssystemet ska kunna hantera fastighetsmoms med automatisk kostnadsföring av ej avdragsgill moms.
  • Matchning och avbokning av kundfakturor ska ha en hög grad av automatisering.
  • Saldobesked ska skickas ut till kunder automatiskt.
  • En lista ska komma till mailboxen varje vecka med förfallna kundfordringar att hantera.
  • Att kunna koppla existerande försystem man inte vill byta ut, och att dessa fungerar bra med affärssystemet.

Den sista punkten är för de flesta företag väldigt relevant. Ofta har företag ett försystem för inkommande leverantörsfakturor. Kanske har man även ett försystem som hanterar kundfakturor. Ovanpå detta kan det finnas projekthanteringssystem och så vidare. Det är viktigt att hitta information huruvida de existerande försystemen kan fungera mot affärssystemet och vilken information och data som kan föras över mellan dessa system. Om systemen inte kan kopplas med varandra kan det antingen vara relevant att byta försystem, skapa en integration eller titta efter ett annat affärssystem.

2. Arbetsgrupp

Vid en större flytt till nytt affärssystem rekommenderas det att en arbetsgrupp bildas. Denna arbetsgrupp ska se till att alla områden gås igenom och kravbilden blir tydlig.  Exempel på roller som bör ingå:

  • En projektledare bör leda projektet att hitta ett nytt affärssystem, oftast en ekonom.
  • Representanter inom berörda områden. Arbetar man med olika produktionslinjer är det t.ex. bra om produktionschefen är inblandad. Det kan också gälla en anställd som själv arbetar i ett unikt försystem. 
  • IT-kunnig som vet hur försystemen och dess kopplingar fungerar. Antingen en kontakt hos leverantören som driver försystemet eller en anställd i ert företag. 

Med arbetsgruppen säkrar du att det finns en ordentlig styrning åt vilket håll projektet ska leda. Dessutom säkerställer du att ni får den kunskap som krävs för att effektivt hitta ett passande affärssystem och därefter göra flytten.

Ofta är det de personer som själva arbetar i systemen som kan se till att bäst val görs vid övergången till det nya systemet. De har troligen själva en bra bild av hur de vill förbättra sina rutiner. Det är bra att blanda in alla som berörs av flytten. Exempelvis ekonomer eller projektledare. Ett stort argument för att byta affärssystem är att bättra på rutinerna, och det är därför viktigt att säkerställa att alla anställda känner att något i deras arbetssätt förbättras när man byter affärssystem. 

Det är även arbetsgruppen som kommer att ha kontakten med den partner som ska hjälpa er praktiskt med systembytet.

3. Krav på de anställda

Det är viktigt att vara medveten om kraven på de anställda. Om ni ska börja arbeta i ett molnbaserat affärssystem kommer det behöva ske en mental omställning för att börja arbeta i ett nytt affärssystem. Speciellt om man suttit i flera år med samma gamla rutiner.

Om du ska börja arbeta i ett molnbaserat affärssystem är det viktigt att du åsidosätter tid för att hitta rutiner för att förbättra arbetssättet, samt att du använder de verktyg som finns i systemet för att förenkla ditt arbete. Du ska inte fortsätta arbeta med gamla rutiner i det nya affärssystemet på grund av gammal vana.

Fundera redan i detta steg på vilket utbildningsbehov ni kommer att ha. För att hitta bra arbetssätt och tips på hur ni arbetar i det nya affärssystemet rekommenderar vi att ni går en mindre utbildning anpassad för just ert företag. Vi på UCS One Economy brukar själva erbjuda utbildningar före flytten till det nya systemet, samt därefter vecko- eller månadsvis utbildning efter flytten för att besvara de frågor som uppkommit. 

Här ovan har vi beskrivit de första stegen att fundera på när ni ska ta steget till att byta till ett modernt affärssystem. Vi kommer att fortsätta beskriva resan i ett nästa inlägg. Då går vi mer in på hur systembytesprojektet bör läggas upp samt vilka för- och nackdelar vi ser med affärssystemet Visma.Net.  Är du redan nu nyfiken på att läsa mer om Visma.Net? Här kan du läsa mer om affärssystemet.

Vill du få hjälp med att byta eller välja affärssystem?

Vi hjälper dig. Med vår erfarenhet av affärssystem/integrationer och kunskap om redovisning och branschspecifika krav kan vi vägleda, implementera och ge tips om de mest kritiska vägskälen. Allt för att ni ska få en lyckad övergång till det nya affärssystemet. För de flesta företag förordar vi ett affärssystem i molnet – och vi är stolta återförsäljare av Vismas produkt Visma.Net, då vi tror att detta är framtiden för många företag och en långsiktig lösning för er ekonomihantering.

Våra affärssystem

One Stop Shop och bokföringsprogram

Från och med 1/7 2021 finns nya regler vad gäller moms och försäljning inom EU till privatpersoner. Här kan du läsa vårt tidigare inlägg om One Stop Shop och de nya momsreglerna.

Kortfattat innebär de nya momsreglerna att om ett företag når omsättningströskeln på cirka 100 000 svenska kronor tvingas företaget nu antingen rapportera via One Stop Shop (OSS) eller redovisa momsen i andra EU-länder.

Det förstnämnda, OSS, är ett bra nytt rapporteringssätt som Skatteverket tillhandahåller. Men det finns vissa saker du som sköter redovisningen bör tänka på.

1. För att kunna använda OSS behöver du även i ditt bokföringsprogram hantera detta korrekt. I exempelvis bokföringsprogrammet Fortnox behöver du sätta upp nya momskoder och konton för varje specifikt land du säljer till.

2. Om du använder dig av och säljer via marknadsplatser eller plattformar inom EU är det vanligt att koppla dessa till bokföringsprogrammet via integrationer. Vi på UCS One Economy använder oss av olika integrationsplattformar där de redan har tillhandahållit OSS-lösningar. Med det nya rapporteringssättet OSS och integrationer till bokföringsprogrammet blir det enklare än någonsin tidigare att sälja via marknadsplatser inom EU.

Om du vill få hjälp av en heltäckande byrå som kan det juridiska, ekonomiska och tekniska arbetet kring One Stop Shop, tveka inte att kontakta oss!

Lina Blomqvist
Lina Blomqvist
Affärsutvecklare
Telefon:  070-219 16 10
E-post:  lina.blomqvist@ucsone.se

Vad är nytt i Visma Administration 2000 version 2021.1?

Visma Administration 2000 version 2021.1

Nyhet Visma Administration 2000, version 2021.1 (juni 2021)

För dig som använder Visma Administration 2000 kan det vara bra att känna till de nya funktioner och förbättringar som uppkommer i och med att systemet uppdateras. Nedan har vi samlat förbättringarna i version 2021.1.

Vad är Visma Administration 2000?

Visma Administration 2000 är ett affärssystem som används främst av småföretag. Systemet har stöd för bokföring, fakturering, orderhantering, lagerhantering (och inventering), offerter, prisinläsning med mera.

Systemet uppdateras löpande och finns således i flera versioner.

Vad skiljer Visma Administration 2000 version 2021.1 från tidigare versioner?

I nya versionen av Visma Administration 2000 (2021.1) har bland annat följande förbättringar gjorts:

Utökad information i sidopanelen

Nu kan du se kontaktuppgifter till kund/leverantör i sidopanelen när du arbetar med ett dokument under Försäljning eller Inköp. Uppgifter som visas är telefon, referens, mobiltelefon och e-post.

Möjlighet att periodisera leverantörsfakturor

Med den nya versionen kan du nu periodisera leverantörsfakturor på kommande år.

Skriva ut kontoanalys direkt med kortkommando

Nå utskriften Kontoanalys enkelt! När du är i programdelen Bokföring – Kontoplan, testa kortkommandot Ctrl + P och få ett smidigare arbetsflöde.

Nu enklare att välja företag

Har du flera företag upplagda i Visma Administration? Med nya versionen kan du enkelt söka efter ett företag. I dialogen Val av företag, skriv in ditt sökord på den översta raden i tabellen. Antingen det företagsnamn eller den företagsmapp du önskar.

För fler nya funktioner i Visma Administration 2000 version 2021.1, läs mer här.

Vi hjälper dig med Visma Administration & Vismas olika system

Som Certifierad Visma Partner är vi på UCS One Economy experter på Vismas system. Välkommen att kontakta oss för att få svar på en fråga,  få hjälp att komma igång eller liknande!

Kontakta våra systemexperter

Hur byter jag till Visma.net?

Byta till Visma.net

Lägger ni för mycket tid på manuell ekonomihantering? Systemet Visma.net kan automatisera er ekonomifunktion.

Vi förstår att det är många frågor som dyker upp när det gäller att välja (och eventuellt byta) affärssystem. För många kan det kännas som en jobbig och alltför omfattande process, vilket leder till att man väljer att behålla sitt gamla och låta det tuffa på så länge det går. Men sanningen är att det inte är svårt att byta. Nedan berättar vi hur ett systembyte kan gå till.

Hur går jag över till Visma.net?

I grunden är det enkelt. Det du behöver för att byta till Visma.net är så kallade SIE-filer och exempelvis kund- och leverantörsregister, så att du får med relevant information från företagets tidigare system.

Kan jag byta till Visma.net direkt?

Om du ska byta till Visma.net och använda systemet på bästa sätt borde du utnyttja fördelarna med programmet och planera för ditt systembyte. Detta är viktigt för att du ska kunna tänka över vilka funktioner och arbetssätt ni har i företaget idag och vad ni önskar framöver.

Få hjälp med att byta till Visma.net?

För att få hjälp med ett systembyte till Visma.net kan du vända dig exempelvis till en redovisningsbyrå som är Certifierad Visma Partner. Certifieringen är ett bevis på att bolaget innehar utbildning och/eller god erfarenhet av systemet. Vi på UCS One Economy är certifierade och hjälper dig gärna med ditt systembyte.

Så kan UCS One Economy hjälpa dig med Visma.net

Är det någon arbetsrutin ni känner fungerar dåligt i företaget och som ni vill ändra på? Ett arbetsområde ni vill automatisera? Vill ni få ut relevant information i en specialrapport eller tydligare kunna bokföra kostnader och intäkter på avdelningar, motparter eller säljare? Dessa är några av de frågor vi ställer inför ett systembyte om du är intresserad av Visma.net.

Vi erbjuder alltid en första kostnadsfri behovsanalys anpassad till ditt företag, så att du vet vad ditt företag behöver och får koll på vilka funktioner du saknar men borde investera i. Allt för att du ska få ut så mycket som möjligt för din verksamhet. I dialog med dig bestämmer vi sedan en tidpunkt för systembytet. Därefter för vi över företagets register och bokföringsdata och justerar inställningar, så att ni kan landa springandes i systemet.

Hos oss erbjuds ni även anpassad utbildning inför er övergång och självklart finns vi tillgängliga även efter att ni hoppat in i Visma.net, där ni själva får välja hur mycket ni vill ha oss involverade.

Om du är osäker på varför ditt företag borde gå över till Visma.net, välkommen att höra av dig till våra systemexperter och/eller läs mer om systemets fördelar här.

Kontakta Visma.net-expert

Nyheter i SWINX Scanlev 2021

Swinx scanlev 2021

Vad är SWINX Scanlev?

SWINX Scanlev är ett program för elektronisk fakturahantering och förenklar din fakturahantering. Programmet tar hand om fakturaskanning, fakturatolkning, faktura attest och hela fakturahanteringen. Allt hanteras i SWINX Scanlev och sedan bokförs fakturorna i Vismas bokföringssystem.

Ny version 2021 – vad är nytt?

Nu har den nya versionen SWINX Scanlev 2021 lanserats. I den nya versionen har programmet fått ett nytt och modernare utseende.

Det som också är nytt i programmet är att även huvudmenyn får ett nytt utseende, blir tydligare och därmed enklare att hantera i programmet. SWINX har bytt ut de flesta knapparna och i en del fall flyttat och samlat ihop ikonerna.

I bilden ovan visas ett exempel på det nya utseendet. Om du vill läsa mer om nyheterna i versionen SWINX Scanlev 2021, klicka här.

Behöver du hjälp med SWINX Scanlev?

Välkommen att kontakta oss!

Kontakta våra systemexperter

OneStop Reporting ger möjlighet till avancerade rapporter

OneStop Reporting

Söker du en lösning för avancerade rapporter?

Spana in OneStop Reporting

Ett verktyg vi känner erbjuder denna möjlighet är Onestop Reporting (OSR). Det är ett program som hjälper många få ut den information de vill ha från sitt ekonomisystem. OneStop Reporting har integration mot Visma eEkonomi, Visma.net, Visma Administration och Visma Lön med flera.

Rapporter i OneStop Reporting byggs i grunden i Excel, vilket betyder att rapporterna är konfigurerbara utifrån dina önskemål. Trots att rapporterna konfigureras i Excel har de ändå ett professionellt utseende!

Med ett verktygsfält för Onestop Reporting i Excel kan du koppla all möjlig data från bokföringsprogrammet för att skapa exempelvis en försäljningsrapport med intäkter per artikel på kundnivå, eller en rapport som visar intäkter och kostnader per kvadratmeter för ett fastighetsbolag.

Det finns även ett budgeteringsverktyg i OneStop Reporting, som vi gärna berättar mer om.
Onestop Reporting är ett program som Visma satsar mycket resurser på för att utveckla. Istället för att, som tidigare, ha ett unikt rapportprogram för enskilda bokföringsprogram har Visma nu inom OSR ett unisont verktyg som fungerar för alla.

Känner du att detta verktyg kan vara intressant för ditt företag? Vi erbjuder en timmes gratis genomgång där vi visar möjligheterna med OneStop Reporting, anpassat till just ert arbetssätt.

Välkommen att kontakta oss så berättar vi mer!

Kontakta våra systemexperter

Visma Companyexpense blir Visma Utlägg

Visma Utlägg

Kanske känner du till Vismas program för mobila utlägg och reseräkningar? Systemet, som tidigare hette Visma Companyexpense, bytte den 1 april namn till Visma Utlägg.

Skillnaderna mellan Visma Utlägg och det tidigare Visma Companyexpense ligger främst i att den nya tjänsten medför smidigare integrationer och fler funktioner. Visma Utlägg innehåller bland annat:

  • Ny typ av användarlicens. Förutom de tidigare licenserna Smart och Pro erbjuds nu grundlicensen Start. Visma Utlägg Start är för dig eller medarbetare som bara gör utlägg då och då. Med Start betalar ni bara för de utlägg som registreras i Visma Utlägg.
  • Möjlighet att ha olika typer av licenser i samma företag. Kanske behöver en del anställda ha en Pro- eller Smart-licens medan det för andra kan räcka med en Start-licens. Nu kan ni kombinera som ni vill.
  • Bättre samarbete med ny tjänst. Nu kan du aktivera samarbeten och kontrollera behörighet och fakturor, i Visma Advisor, precis som de över tjänsterna i Visma.
  • Integration till Visma Lön och eEkonomi har blivit smidigare. Den färdiga utläggsrapporten importeras numer automatiskt vid lönekörningar i Visma Lön. Visma Utlägg kan även öppnas direkt från eEkonomi.

Behöver du hjälp med ditt Visma? Vi är Certifierad Visma Partner, vilket innebär att vi utbildar, säljer och implementerar Vismas olika program. Vi hjälper dig som företagare att hitta rätt system för dig. Välkommen att kontakta oss!

Kontakta Vismaexpert