System

Om man är intresserad av att byta ekonomisystem: Var börjar man?

I samband med årsbokslutsarbetet görs större avstämningar och det är vanligt att man upplever en större arbetsbörda. Därför rekommenderar vi att man efter bokslutstider börjar undersöka vad som kan förbättras och vad man önskar i ett nytt ekonomisystem. Utifrån detta kan man sedan sammanställa en kravspecifikation. Ju tydligare och detaljerad denna är, desto bättre och mer säkra kommer ni vara när ni letar efter ett nytt ekonomisystem.  

Med ett nytt ekonomisystem kan ni få en jämnare arbetsbelastning. När ekonomisystemet automatiskt sköter vissa delar åt er blir också bokslutsperioderna mindre intensiva. Ett ekonomisystem som i synnerhet kan underlätta på detta sätt är Visma.net. 

Genom att använda Visma.net kan du få avlastning av funktioner som exempelvis automatiserade periodiseringar, automatiska utskick och skapande av fakturor samt automatisk F-skattebetalning. Att ta bort vissa manuella steg som du idag lägger ned mycket tid på innebär att du istället kan fokusera på mer produktiva arbetsuppgifter, som till exempel försäljningsplanering eller utveckling av affärsverksamheten. 

Går du och ditt företag i tankarna på ett systembyte? Eller är du intresserad av att veta mer om ekonomisystem som kan förenkla ditt arbete ytterligare?
Välkommen att boka in ett kostnadsfritt möte med oss. Tillsammans med dig ser våra systemexperter över hur era rutiner skulle kunna förbättras.

Se även Så väljer du rätt affärssystem för dig eller läs mer om Våra systemtjänster här.

Emmeli Orselius
Affärsområdesansvarig System
070-140 80 31   emmeli.orselius@ucsone.se

Jobbar du i affärssystemet Fortnox och vill automatisera er kundfakturering? Känner du att påminnelsehantering bara tar energi?

Då kan Fortnox Fakturaservice vara intressant för dig. Det är framtaget för dig som önskar ett smidigare arbetsflöde.

Vad är Fakturaservice?

Fakturaservice är en tjänst som Fortnox erbjuder, som tar hand om din fakturering och ser till att fakturorna blir betalda och bokförda.

Hur fungerar Fakturaservice?

Med Fakturaservice behöver du bara skapa fakturan. Du skapar din faktura i Fortnox Fakturering, och skickar den sedan via Fakturaservice (med e-post, e-faktura eller fysisk post). Därefter sköter Fakturaservice resten: från utskick till att fakturan markeras som betald. När och om fakturan inte betalas kan Fakturaservice hantera påminnelser och inkassokrav, om du önskar. Fakturan bokförs automatiskt när den är betald. 

Vad kostar Fakturaservice?

Fakturaservice är enkelt att sätta igång. Kostnaden är per faktura. Det vill säga inga fasta kostnader: 

• Postal faktura fr. 12 kr 
• E-faktura fr. 4,90 kr 
• E-postfaktura fr. 4,90 kr 
• Påminnelse 1,90 kr 

Välkommen att kontakta oss om du är intresserad av Fortnox Fakturaservice, så hjälper vi dig!

Vi är ceritifierad Fortnox Partner och har lång erfarenhet av att arbeta i flertalet av marknadens ledande affärssystem. Läs mer om våra affärssystemtjänster.

Kontakt
Emmeli Orselius, Affärsområdesansvarig System
Telefon:  070-140 80 31 
E-post:  emmeli.orselius@ucsone.se

Att välja affärssystem är oftast nervöst. Hur ska man göra korrekt val av nytt affärssystem? Och kommer systemet fungera som man tänkt sig?

Nedan går vi igenom 3 punkter du bör tänka på när du ska välja affärssystem.

1. Kravinsamling

Större företag har ofta många olika arbetssätt och system de arbetar i. För att identifiera om ett system passar er, och vilka lösningar man kan finna i systemet som uppfyller de krav ni har, krävs en utförlig kravspecifikation. Några exempel på detta kan vara följande: 

• Det ska gå att få ut utförlig data från systemet för att skapa en automatiskt ifylld koncernrapport.  
• Affärssystemet ska kunna hantera fastighetsmoms med automatisk kostnadsföring av ej avdragsgill moms.
• Matchning och avbokning av kundfakturor ska ha en hög grad av automatisering.
• Saldobesked ska skickas ut till kunder automatiskt.
• En lista ska komma till mailboxen varje vecka med förfallna kundfordringar att hantera.
• Att kunna koppla existerande försystem man inte vill byta ut, och att dessa fungerar bra med affärssystemet.

Den sista punkten är för de flesta företag väldigt relevant. Ofta har företag ett försystem för inkommande leverantörsfakturor. Kanske har man även ett försystem som hanterar kundfakturor. Ovanpå detta kan det finnas projekthanteringssystem och så vidare. Det är viktigt att hitta information huruvida de existerande försystemen kan fungera mot affärssystemet och vilken information och data som kan föras över mellan dessa system. Om systemen inte kan kopplas med varandra kan det antingen vara relevant att byta försystem, skapa en integration eller titta efter ett annat affärssystem.

2. Arbetsgrupp

Vid en större flytt till nytt affärssystem rekommenderas det att en arbetsgrupp bildas. Denna arbetsgrupp ska se till att alla områden gås igenom och kravbilden blir tydlig.  Exempel på roller som bör ingå:

• En projektledare bör leda projektet att hitta ett nytt affärssystem, oftast en ekonom.
• Representanter inom berörda områden. Arbetar man med olika produktionslinjer är det t.ex. bra om produktionschefen är inblandad. Det kan också gälla en anställd som själv arbetar i ett unikt försystem. 
• IT-kunnig som vet hur försystemen och dess kopplingar fungerar. Antingen en kontakt hos leverantören som driver försystemet eller en anställd i ert företag. 

Med arbetsgruppen säkrar du att det finns en ordentlig styrning åt vilket håll projektet ska leda. Dessutom säkerställer du att ni får den kunskap som krävs för att effektivt hitta ett passande affärssystem och därefter göra flytten.

Ofta är det de personer som själva arbetar i systemen som kan se till att bäst val görs vid övergången till det nya systemet. De har troligen själva en bra bild av hur de vill förbättra sina rutiner. Det är bra att blanda in alla som berörs av flytten. Exempelvis ekonomer eller projektledare. Ett stort argument för att byta affärssystem är att bättra på rutinerna, och det är därför viktigt att säkerställa att alla anställda känner att något i deras arbetssätt förbättras när man byter affärssystem. 

Det är även arbetsgruppen som kommer att ha kontakten med den partner som ska hjälpa er praktiskt med systembytet.

3. Krav på de anställda

Det är viktigt att vara medveten om kraven på de anställda. Om ni ska börja arbeta i ett molnbaserat affärssystem kommer det behöva ske en mental omställning för att börja arbeta i ett nytt affärssystem. Speciellt om man suttit i flera år med samma gamla rutiner.

Om du ska börja arbeta i ett molnbaserat affärssystem är det viktigt att du åsidosätter tid för att hitta rutiner för att förbättra arbetssättet, samt att du använder de verktyg som finns i systemet för att förenkla ditt arbete. Du ska inte fortsätta arbeta med gamla rutiner i det nya affärssystemet på grund av gammal vana.

Fundera redan i detta steg på vilket utbildningsbehov ni kommer att ha. För att hitta bra arbetssätt och tips på hur ni arbetar i det nya affärssystemet rekommenderar vi att ni går en mindre utbildning anpassad för just ert företag. Vi på UCS One Economy brukar själva erbjuda utbildningar före flytten till det nya systemet, samt därefter vecko- eller månadsvis utbildning efter flytten för att besvara de frågor som uppkommit. 

Här ovan har vi beskrivit de första stegen att fundera på när ni ska ta steget till att byta till ett modernt affärssystem. Vi kommer att fortsätta beskriva resan i ett nästa inlägg. Då går vi mer in på hur systembytesprojektet bör läggas upp samt vilka för- och nackdelar vi ser med affärssystemet Visma.Net.  Är du redan nu nyfiken på att läsa mer om Visma.Net? Här kan du läsa mer om affärssystemet.

Vill du få hjälp med att byta eller välja affärssystem?

Vi hjälper dig. Med vår erfarenhet av affärssystem/integrationer och kunskap om redovisning och branschspecifika krav kan vi vägleda, implementera och ge tips om de mest kritiska vägskälen. Allt för att ni ska få en lyckad övergång till det nya affärssystemet. För de flesta företag förordar vi ett affärssystem i molnet – och vi är stolta återförsäljare av Vismas produkt Visma.Net, då vi tror att detta är framtiden för många företag och en långsiktig lösning för er ekonomihantering.

Nyhet Visma Administration 2000, version 2021.1 (juni 2021)

För dig som använder Visma Administration 2000 kan det vara bra att känna till de nya funktioner och förbättringar som uppkommer i och med att systemet uppdateras. Nedan har vi samlat förbättringarna i version 2021.1.

Vad är Visma Administration 2000?

Visma Administration 2000 är ett affärssystem som används främst av småföretag. Systemet har stöd för bokföring, fakturering, orderhantering, lagerhantering (och inventering), offerter, prisinläsning med mera.

Vad skiljer Visma Administration 2000 version 2021.1 från tidigare versioner?

I nya versionen av Visma Administration 2000 (2021.1) har bland annat följande förbättringar gjorts:

Utökad information i sidopanelen

Nu kan du se kontaktuppgifter till kund/leverantör i sidopanelen när du arbetar med ett dokument under Försäljning eller Inköp. Uppgifter som visas är telefon, referens, mobiltelefon och e-post.

Möjlighet att periodisera leverantörsfakturor

Med den nya versionen kan du nu periodisera leverantörsfakturor på kommande år.

Skriva ut kontoanalys direkt med kortkommando

Nå utskriften Kontoanalys enkelt! När du är i programdelen Bokföring – Kontoplan, testa kortkommandot Ctrl + P och få ett smidigare arbetsflöde.

Nu enklare att välja företag

Har du flera företag upplagda i Visma Administration? Med nya versionen kan du enkelt söka efter ett företag. I dialogen Val av företag, skriv in ditt sökord på den översta raden i tabellen. Antingen det företagsnamn eller den företagsmapp du önskar.

För fler nya funktioner i Visma Administration 2000 version 2021.1, läs mer här.

Vi hjälper dig med Visma Administration & Vismas olika system

Som Certifierad Visma Partner är vi på UCS One Economy experter på Vismas system. Välkommen att kontakta oss för att få svar på en fråga,  få hjälp att komma igång eller liknande!

Lägger ni för mycket tid på manuell ekonomihantering? Systemet Visma.net kan automatisera er ekonomifunktion.

Vi förstår att det är många frågor som dyker upp när det gäller att välja (och eventuellt byta) affärssystem. För många kan det kännas som en jobbig och alltför omfattande process, vilket leder till att man väljer att behålla sitt gamla och låta det tuffa på så länge det går. Men sanningen är att det inte är svårt att byta. Nedan berättar vi hur ett systembyte kan gå till.

Hur går jag över till Visma.net?

I grunden är det enkelt. Det du behöver för att byta till Visma.net är så kallade SIE-filer och exempelvis kund- och leverantörsregister, så att du får med relevant information från företagets tidigare system.

Kan jag byta till Visma.net direkt?

Om du ska byta till Visma.net och använda systemet på bästa sätt borde du utnyttja fördelarna med programmet och planera för ditt systembyte. Detta är viktigt för att du ska kunna tänka över vilka funktioner och arbetssätt ni har i företaget idag och vad ni önskar framöver.

Få hjälp med att byta till Visma.net?

För att få hjälp med ett systembyte till Visma.net kan du vända dig exempelvis till en redovisningsbyrå som är Certifierad Visma Partner. Certifieringen är ett bevis på att bolaget innehar utbildning och/eller god erfarenhet av systemet. Vi på UCS One Economy är certifierade och hjälper dig gärna med ditt systembyte.

Så kan UCS One Economy hjälpa dig med Visma.net

Är det någon arbetsrutin ni känner fungerar dåligt i företaget och som ni vill ändra på? Ett arbetsområde ni vill automatisera? Vill ni få ut relevant information i en specialrapport eller tydligare kunna bokföra kostnader och intäkter på avdelningar, motparter eller säljare? Dessa är några av de frågor vi ställer inför ett systembyte om du är intresserad av Visma.net.

Vi erbjuder alltid en första kostnadsfri behovsanalys anpassad till ditt företag, så att du vet vad ditt företag behöver och får koll på vilka funktioner du saknar men borde investera i. Allt för att du ska få ut så mycket som möjligt för din verksamhet. I dialog med dig bestämmer vi sedan en tidpunkt för systembytet. Därefter för vi över företagets register och bokföringsdata och justerar inställningar, så att ni kan landa springandes i systemet.

Hos oss erbjuds ni även anpassad utbildning inför er övergång och självklart finns vi tillgängliga även efter att ni hoppat in i Visma.net, där ni själva får välja hur mycket ni vill ha oss involverade.

Om du är osäker på varför ditt företag borde gå över till Visma.net, välkommen att höra av dig till våra systemexperter och/eller läs mer om systemets fördelar här.