1. Bakgrund
Enligt Lagen om lag om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden (”Visselblåsarlagen”) har alla bolag med mer än 50 anställda en skyldighet att ha en intern & extern rapporteringskanal som gör det möjligt för arbetstagare att slå larm om missförhållanden av allmänt intresse på ett säkert sätt utan att riskera repressalier. Syftet med denna instruktion är därför att informera om hur UCS One Business säkerställer att anställda, affärspartners och andra intressenter har möjlighet att slå larm om de upptäcker sådana missförhållanden. Instruktionen klargör även hur UCS One Business kommer att hantera sådan ärenden på ett säkert, seriöst och korrekt sätt.
2. Tillämpningsområde
Visselblåsarlagen riktar sig till alla som på något sätt är verksamma på ett företag. Utöver anställda innebär det att även t.ex. praktikanter, volontärer, konsulter, leverantörer och verksamma aktieägare ska ha tillgång till rapporteringskanalen för att kunna larma om missförhållanden.
Syftet med lagen är att skydda den som larmar om allvarliga missförhållanden (”visselblåsaren”) vilket omfattar rapportering av sådana missförhållanden som strider mot lag eller där det finns ett allmänintresse av de kommer fram. Det kan exempelvis gälla frekventa och systematiska missförhållanden som det finns ett samhällsintresse av att de avhjälps eller avbryts såsom:
· Mutor eller korruption
· Aktiviteter som utgör ett allvarligt hot mot miljö, hälsa eller säkerhet
· Ekonomiska oegentligheter
Omständigheter som enbart rör visselblåsarens egna arbets- eller anställningsförhållanden är generellt sett inte är något som betraktas ha ett allmänintresse, såvida det inte rör sig om sådant som är oacceptabelt ur ett bredare samhällsperspektiv. Ärenden som exempelvis rör mindre överträdelser mot interna policyers, missnöje med sin chef, sin arbetsroll eller arbetsmiljö ska inte rapporteras i denna kanal.
3. Rapportering och sekretess
Om du vill rapportera händelser som omfattas av tillämpningsområdet i avsnitt 2 ovan kommer du inledningsvis att få välja om du vill rapportera anonymt eller inte. Vi vill dock uppmärksamma dig på att om du rapporterar anonymt kan det vara svårt att vid ett senare tillfälle åberopa skydd i enlighet med lagstiftningen om skydd för visselblåsare. Vi kommer inte heller kunna bekräfta din anmälan eller återkoppla till dig om utredningen utfall. Om du väljer att rapportera anonymt kommer UCS One Business aldrig att vidta några åtgärder för att försöka ta reda på din identitet.
4. Hantering av rapporterade missförhållanden
På UCS One Business är det GDPR ansvarig och företagets interna HR samt en utomstående styrelsemedlem som handlägger inkomna ärenden.
Efter att en anmälan inkommit kommer handläggaren att senast inom 7 dagar återkoppla och bekräfta att anmälan mottagits. Det första handläggaren därefter gör är att bedöma huruvida de omständigheter som rapporterats utgör ett sådant missförhållande som omfattas av lagen. Om ärendet inte bedöms omfattas av lagen kommer vi underrätta dig om detta och därefter avskriva ärendet. Detta kommer du få besked om inom 3 veckor.
Om ärendet däremot anses omfattas av lagen kommer en utredning att inledas. Under utredningens gångs kommer handläggarna att samla in information som bedöms nödvändig och kan komma att engagera externa granskare, utredare och/eller legala rådgivare för att biträda i utredningen eller för analys av resultatet av den.
Slutsatserna av utredningen kommer att tillställas UCS One Business ledningsgrupp samt arbetsmiljökommitté som tillsammans ska fattar beslut om vilka åtgärder som bör vidtas till följd av ärendet. Inom tre månader kommer du få återkoppling om vilka åtgärder som vidtagits med anledning av anmälan.
5. Skydd mot repressalier
Visselblåsarlagen innehåller ett skydd för den som rapporterar om missförhållanden. Det innebär att visselblåsaren inte får hållas ansvarig för att ha rapporterat information som omfattas av tystnadsplikt om den rapporterande personen hade skälig anledning att anta att rapporteringen av sådan information var nödvändig för att avslöja missförhållandet samt hade skälig anledning att anta att informationen var sann vid tidpunkten för rapporteringen.
Visselblåsaren får heller inte hållas ansvarig för att ha anskaffat viss information som inneburit en överträdelse av bestämmelser, om visselblåsaren vid inhämtandet hade skälig anledning att anta att inhämtandet var nödvändigt för att avslöja ett missförhållande. Notera dock att denna ansvarsfrihet inte gäller om personen genom anskaffandet gör sig skyldig till brott.
Skyddet mot repressalier innefattar, utöver visselblåsaren, även (i) personer på bolaget som bistått visselblåsaren vid rapporteringen, såsom en förtroendevald eller ett skyddsombud, (ii) personer på bolaget som har koppling till visselblåsaren, såsom en anhörig eller kollega, eller (iii) en juridisk person som visselblåsaren äger, arbetar för eller på annat sätt har koppling till.
UCS One Business garanterar därför att den som anmält missförhållanden som omfattas av Visselblåsarlagen, och närstående till denne, kommer åtnjuta det skydd som denne har enligt Visselblåsarlagen.
6. Kontaktperson
Om du har några frågor rörande denna instruktion eller Visselblåsarlagen kan du vända dig till UCS One Business Interna HR eller vår GDPR ansvarig.
