Viktiga kontroller och åtgärder inför semesterårsskifte

I samband med att semesteråret närmar sig sitt slut vill vi uppmärksamma er på några viktiga kontroller och åtgärder kopplade till semesterhantering. Ett korrekt semesterårsskifte är avgörande för att följa semesterlagen, kollektivavtal och för att undvika fel i lönehanteringen.

Nedan sammanfattar vi det viktigaste att tänka på.

Kontroll av sparade semesterdagar

Enligt semesterlagen har en medarbetare rätt att spara semesterdagar som överstiger 20 dagar per år. Dessa sparade dagar får som huvudregel sparas i högst fem år.

Inför semesterårsskiftet bör ni därför:

• Kontrollera om det finns sparade semesterdagar som är äldre än fem år

• Säkerställa att sådana dagar tas ut i tid, alternativt hanteras enligt gällande kollektivavtal eller interna riktlinjer

Observera att vissa kollektivavtal kan innehålla avvikelser, till exempel längre spartid eller särskilda regler för uttag.

Semester ska i normalfallet tas ut – inte betalas ut

Semester ska som grundprincip tas ut i ledighet. Utbetalning av semester i pengar är inte tillåten annat än i särskilda situationer, till exempel:

• Vid avslut av anställning

• Om kollektivavtal uttryckligen medger utbetalning av överskjutande semesterdagar

En generell rekommendation är därför att i första hand planera för uttag av semester, inte kontant ersättning.

Utbetalning av rörlig semesterlön eller semesterersättning

Om ni tillämpar rörlig lön, till exempel provision, bonus eller OB-tillägg, ska den rörliga semesterlönen beräknas och betalas ut enligt de regler som gäller för ert semesteravtal.

I många fall innebär detta att:

• Rörlig semesterlön ska betalas ut i samband med semesterårsskiftet

• Underlaget, det vill säga intjänad rörlig lön, behöver vara korrekt och komplett innan brytdatum

Här är det särskilt viktigt att kontrollera hur ert lönesystem och eventuellt kollektivavtal hanterar beräkning och utbetalning.

Överskjutande semesterdagar

Om en medarbetare har fler sparade semesterdagar än vad som är tillåtet enligt lag eller avtal behöver dessa hanteras. Det kan innebära att:

• Dagar planeras för uttag under kommande semesterår

• Dagar betalas ut, endast om lag eller kollektivavtal medger detta

Vi rekommenderar att detta identifieras i god tid före semesterårsskiftet för att undvika korrigeringar i efterhand.

Vår rekommendation

Inför semesterårsskiftet bör ni:

• Stämma av semestersaldon i lönesystemet

• Säkerställa att sparade dagar följer lag och avtal

• Kontrollera hantering av rörlig semesterlön

• Dokumentera eventuella avvikelser eller överenskommelser

Vid osäkerhet, kontrollera alltid mot gällande kollektivavtal eller kontakta din lönekonsult för stöd.