I slutet på april är det dags för semesterårsskifte för de företag som använder sig av generellt semesterår: 1 april – 31 mars. Det är efter skiftet som de anställda får tillgång till sina nya semesterdagar för uttag under kommande semesterår.
Vad är viktigt att tänka på? Nedan listar vi några viktiga frågor att ställa sig innan semesteråret genomförs:
1. Är alla avvikelser registrerade?
De flesta företag tillämpar semesterlagens bestämmelser om att semesterns intjänandeår är året innan semesteråret, vilket innebär att semesterdagarna behöver tjänas in för att kunna tas ut i betald ledighet året efter. För att rätt beräkningar ska kunna göras vid semesterårsskiftet är det av vikt att samtliga avvikelser, det vill säga frånvaro, för hela intjänandeåret finns registrerat i löneprogrammet innan semesterårsskiftet genomförs. Ställ er frågan och granska: har all semesterlönegrundande samt ej semesterlönegrundande frånvaro registrerats korrekt under intjänandeåret?
2. Har alla anställda rätt semesterinställningar?
Innan genomförandet av semesterårsskiftet kan det vara bra att dubbelkolla att alla anställda har rätt semesterinställningar. Finns det någon medarbetare som bytt anställningsform under året eller har kanske fått en ökad semesterrätt? Då kan det vara bra att ta en extra kik på dessa anställda både innan, under och efter semesterårsskiftet.
3. Finns det anställda med fler än 5 kvarvarande semesterdagar?
Enligt semesterlagen får en medarbetare som under ett semesterår har rätt till fler än 20 betalda semesterdagar, spara en eller flera överskjutande dagar till nästkommande år. Exempelvis, vid en semesterrätt på 25 får 5 semesterdagar sparas och vid en semesterrätt på 30 får 10 semesterdagar sparas. Kontrollera om ni har medarbetare som inte har tagit ut sina semesterdagar och därför har kvar fler kvarvarande dagar än tillåtet. Har ni det så behöver ni utreda om det föreligger anledningar till att den anställde inte har tagit ut sin lagstadgade semester under året. Det är nämligen arbetsgivarens skyldighet att se till att de anställda tar ut de semesterdagar som inte får sparas till nästkommande år. Observera att obetalda semesterdagar inte går att spara.
4. Har någon anställd sparad semester som är äldre än 5 år?
Semesterlagen tydliggör också att sparad semester ska läggas ut inom fem år från utgången av det semesterår som dagen sparades. Har ni inför semesterårsskiftet medarbetare som har sparade dagar från semesteråret 2015–2016 ska dessa dagar betalas ut. I semesterlagen finns dock en undantagsregel för att spara semesterdagarna till ett sjätte år. För att paragrafen ska kunna tas i bruk ska det ha uppstått en extraordinär situation som har gjort det omöjligt för den anställde att ta ut semestern.
5. Har de anställda tjänat in till rörlig semesterlön?
Har ni anställda som har tjänat in rörlig semesterlön under året? Då kan denna ersättning komma att behöva betalas ut innan semesterårsskiftet genomförs. Beroende på lönesystem så kan saldot på den rörliga semesterlönen nollställas vid genomförandet av semesterårsskiftet.
6. Får semesterdagar betalas ut i pengar?
Enligt semesterlagen får semesterdagar inte utbetalas i pengar om inte särskilda skäl föreligger. Särskilda fall kan exempelvis förekomma om företaget byter semesterår, om en medarbetare är långtidssjukskriven eller ska få slutlön utbetald.
7. Vad är förskottssemester?
Om du som arbetsgivare har nyanställda medarbetare som ännu inte tjänat in till betalda semester kan du erbjuda förskottssemester. Förskottssemester innebär att medarbetaren får vara ledig med bibehållen lön, men utan semestertillägg. För de semesterdagarna uppstår en skuld till dig som arbetsgivare. Skulden avskrivs efter fem år, men om din medarbetare avslutar sin anställning tidigare än så måste hela skulden återbetalas.
