Skip to main content
All Posts By

Marika

7 tips till dig som chef inför organisationsförändring vid konjunktur

Organisationsförändring
Arbetar du som företagsledare, kanske sitter i en ledningsgrupp eller annan sammansatt grupp för trendspaning eller omvärldsanalysering, behöver du arbeta efter en tydlig strategi genom förändringar för att veta hur det påverkar företaget och medarbetarna. Detta gäller både vid nedskärningar och vid expansionsbehov, beroende på vilken riktning konjunkturen tar oss.

Vi har samlat några tips som kan vara bra att tänka på då vi lever i denna föränderliga värld och hela tiden måste anpassa oss efter med- och motgångar som världsläget ger oss.

 

Så förbereder du dig – 7 tips:

 

1.  Planera för att hantera förändringarna i förväg

Gör en kartläggning av företaget. En handlingsplan. Kort beskrivet kan du se den som en affärsplan, med genomtänkta spår som affären och företagets ekonomiska hälsa, marknadstrender, kundbehov och hur det påverkar konjunkturens- och omvärldens förändringar, vilka risker möts kan mötas av, hur framtidsutsikterna ser ut samt hur ni bäst anpassar er och bemöter de utmaningar som uppstår och hur det kommuniceras ut i verksamheten.

Med det står man som företagsledning tryggare och stadigare genom svängningarna och kan lugnare bemöta medarbetarnas frågor.

Ta tid till att utveckla genomtänkta strategier för att verksamheten både ska kunna anpassas efter förändringar på marknaden och att fortsätta investera i utvecklingen för medarbetarna. Analysera din verksamhet – hur den ser ut och vilka verktyg och metoder eller andra externa hjälpmedel som eventuellt behövs.

2.  Medarbetarnas välbefinnande

Alla individer är olika och uppfattar och tar till sig information på olika vis. Viktigt som företags- eller förändringsledare är att vara extra tydlig med sin kommunikation. Luta dig mot steg i modeller och ta hjälp av verktyg genom förändringen för att omfamna medarbetarna och alla steg man går igenom under processen. Detta blir en hjälp för medarbetare och får dem alla att förstå ”varför” och på vilka sätt man behöver ta sig an en del åtgärder. Det i sin tur gör att man skapar en medvetenhet, en förståelse och att medarbetarna fortsatt kan behålla engagemang då de blir insatta i vad som händer i företaget.

En tumregel att tänka på är att – det som är självklart för mig är inte alltid självklart för andra. När man själv driver förändringen r allt självklart för att man är inne i processen på ett annat sätt, men tänk på att medarbetarna inte har samma helikopterseende. Du bör därför vara extra tydlig i din kommunikation.

Du behöver som ledare se och vara lyhörd för signaler hos dina medarbetare. Erbjud stöttning och stöd, om oro i gruppen finns, och fånga upp medarbetarna så att alla ”hinner med”. Anpassa efter bästa förmåga. I både expanderingsstadie och nedskärning kan oron finnas åt olika håll. Använd processer och tillvägagångsätt för att säkerhetsställa att förväntningarna överensstämmer. Det skapar en tydligare bild och mindre negativt ”korridorsnack”, spekulationer eller eventuella konflikter mellan medarbetare.

3.  Kommunikation och transparens

Viktigt är att du öppet och regelbundet kommunicerar med medarbetarna gällande framtidsutsikter, strategiska beslut samt det ekonomiska läget, både i med- och motgång. Gör en kommunikationsplan och håll dig strikt till den.

Håll er till planen med informationsmöten, mail eller kanske intranät men även dialog kring hur man från ledningens sida förväntar sig att medarbetarna själva tar ansvar för att ta reda på information om förändringarna.

4.  Anpassningsförmåga

Anpassa HR-strategin efter företagets specifika behov. Varje företag är unikt och kräver olika strategier för att hantera HR-frågor under konjunktursvängningar. Strategin behöver analyseras och anpassas efter företagets storlek, bransch, marknadsposition och andra faktorer som påverkar verksamheten.

Implementera metoder för att mäta och utvärdera HR-prestanda och effektivitet. Det kan inkludera att utvärdera personalomsättning, medarbetarnas engagemang och produktivitet samt effektiviteten av rekryterings- och utvecklingsprogram.

Använd insikter från mätningar och utvärderingar för att kontinuerligt förbättra HR-processer eller strategier och säkerställa att de är anpassade till företagets behov och mål.

 5.  Utveckla och behålla kompetens

Fokusera på att behålla värdefulla medarbetare genom att erbjuda konkurrenskraftiga löner och förmåner, möjligheter till utveckling och karriärvägar, samt en positiv och stödjande arbetsmiljö. Identifiera nyckelkompetenser för företagets framgång och se till att ha planer för att behålla och utveckla dem.

Investera i kompetensutveckling och omställningsprogram för att rusta medarbetare för nya arbetsuppgifter och riktlinjer från branschen, som kan uppstå under konjunktursvängningar.

Se till att ledare är väl förberedda för att hantera personalfrågor under konjunktursvängningar genom utbildning och stöd. Det kan inkludera att utveckla deras förmåga att kommunicera effektivt, hantera förändringarnas olika steg samt att skapa trygghet och motivation i teamet. Stöd ledare i att skapa en positiv och inkluderande arbetsmiljö som främjar engagemang och produktivitet även under tider av osäkerhet. Erbjud mentorskap och individuell coachning då det inte alltid är lätt att göra rätt, även om man är chef och ledare.

6.  Strategisk rekrytering

Dra nytta av möjligheter som uppstår genom nedgångsperioder. Rekrytera högpresterande talanger som kanske är tillgängliga till följd av nedskärningar i andra organisationer. Fokusera på att rekrytera personer som inte bara har rätt kompetens, utan också är anpassningsbara och kan hantera förändringar och som trivs i en föränderlig värld.

Matcha erfarna medarbetare med mindre erfarna kollegor för att främja kunskapsöverföring som skapar personlig tillväxt.

 7.  Bygg en stark företagskultur

Viktigt är att bygga en stark företagskultur som främjar öppenhet, tillit och samarbete!

Satsa på att skapa starka relationer mellan medarbetarna och ledningen för att bygga en känsla av gemenskap och samhörighet. Skapa en kultur där medarbetare känner sig trygga i att dela med sig, av både det som känns jobbigt och oroligt men även idéer och förbättringsmöjligheter, där ledningen är lyhörd för behov och synpunkter. Detta är extra viktigt vid distansarbete och mer flexibla förhållanden där man inte möts varje dag. Men minst lika viktigt är att kunna anpassa efter medarbetarnas önskemål om en mer balans i vardagen mellan arbete och privatliv.

 

Genom att integrera dessa tips och strategier i HR-hanteringen kan organisationer bättre förbereda sig för och hantera svängningarna på ett sätt som främjar medarbetarnas välbefinnande, engagemang och företagets långsiktiga framgång.

Vi kan inte påverka omvärlden, men vi kan påverka vårt företag och våra medarbetares välmående!

Vill du ha stöttning i förändringsarbetet och stöd av en HR-expert? Välkommen att kontakta oss!


Vad gör en lönekonsult? 

Löneadministration Lönekonsulter

Om man jobbar med lönehantering får man ofta frågan “Vad gör man egentligen som lönekonsult”?

Eftersom de allra flesta företag idag har någon typ av försystem där de anställda själva rapporterar sin tid tror många att lönekonsultens roll är utspelad. Tvärt om!

Däremot har lönekonsultens arbete förändrats otroligt mycket under de senaste åren. Från att som tidigare nästan enbart knappa in löner och avvikelser i lönesystemet läggs idag dessutom mycket tid på rådgivning, rapportering, analyser och kontroller. Lönekonsultens arbete ligger ofta till grund för processer och beslut på HR-avdelningar och i företagsledningar.

Här följer en lista med exempel på vad våra lönekonsulter hjälper företag med: 

  • Lönehantering 
  • Implementeringar av system och försystem 
  • Support och rådgivning 
  • Pensioner 
  • Förmåner: 
    • Bilar
    • Drivmedel 
    • Cyklar
    • Friskvård
    • Sjukvårdsförsäkringar
  • Utlägg, traktamenten och representationer 
  • Kollektivavtal 
  • Sjukfrånvarostatistik 
  • Semesterkontroller 
  • Rapporter till: 
    • Försäkringskassan 
    • SCB 
    • Svenskt Näringsliv 
  • Fora och Collectum 
  • Anställningsavtal 
  • Arbetsgivarintyg 
  • Lagar och regler kring personal och lön 
  • Utbildning 

Vi berättar gärna mer om våra lönetjänster och hur vi kan underlätta för ditt företag.

Har du funderat på att överlåta företagets lönehantering till en löneexpert? Outsourcar du redan idag? Kanske finns det saker som du inte vet att vi kan göra för dig?  Välkommen att kontakta oss!


Lina Hoff
Affärsområdesansvarig Lön
0709-95 46 95,
lina.hoff@ucsone.se 

Se upp för bluffakturor och bedrägerier i sommar – 5 tips

Bluffakturor och bedrägerier

Nu inför sommaren är det bra att tänka lite extra på säkerheten. Det är en tid då bluffakturor och bedrägerier ökar. Bedragare vet om och utnyttjar att rutiner blir mer sårbara när ordinarie personal går på semester och sommarvikarier tar vid.  

Innan du sitter vid stranden och glassar i solen vill vi därför lyfta Skatteverkets lista om 5 saker du bör tänka på inför sommaren: 

1. Uppdatera leverantörslistan över företagets samtliga godkända leverantörer, acceptera inte fakturor, eller påstådda avtal, från företag som inte finns på leverantörslistan.

2. Förbered ett standardbrev där okända fakturor bestrids och avtalsunderlag efterfrågas. Det kan personalen använda för att undvika att bluffakturor går till inkasso och Kronofogden.

3. Bestridandet ska innehålla sakliga skäl till varför du inte accepterar betalning, till exempel: “Motsätter oss betalningsansvar då vi inte har beställt dessa varor eller tjänster.”

4. Bestrid på ett sätt som ger en kvittens på att bestridandet skickats, till exempel via e-post.

5. Instruera personalen att aldrig acceptera någon form av inspelning via telefon samt att inte ingå några avtal under semesterperioder. Samtliga sådana ärenden kan vänta till när ordinarie personal är på plats. 


Använd Varningslistan för att se företag med oseriösa försäljningsmetoder

På Svensk Handels hemsida kan du gå in och hitta en varningslista över företag med oseriösa försäljningsmetoder. Det kan vara bra att dubbelkolla om företaget finns registrerat där om du misstänker att du fått en bluffaktura. Men tänk dock på att det kan finnas fler opålitliga företag än de som är listade i varningslistan. Var därför alltid uppmärksam!

Svensk Handel varningslistan

Sommarlyssning – “Bluffaktura”

Till sist vill vi önska en härlig sommar och tipsa om bra poddlyssning om det berörda ämnet:  avsnittet “Bluffaktura” av Bokföringspodden.

Behöver du rådgivning eller avlastning? Vi hjälper dig!

Vi på UCS One Economy är din partner för en hållbar ekonomi. Med våra tjänster inom ekonomihantering, lönehantering, HR och system stöttar vi ditt företag så att du kan fokusera på din kärnverksamhet. Välkommen att kontakta oss!

Att ha semester och samtidigt få jobbet gjort

Semester avlastning

Lösningen du behöver inför semestern 

Sommaren närmar sig med stormsteg och vi vet hur viktigt det är att ha allt under kontroll innan du tar en välförtjänt semester. Har du ännu inte löst bemanningen för din ekonomifunktion under semestertider? Ingen fara. 

Med en interimslösning kan du snabbt få kompetens och resurser på plats. Det är en smidig lösning när du behöver fylla upp en viss roll i ditt företag eller om du under vissa perioder behöver förstärkning. Hos oss på UCS One Business finns erfarna konsulter redo att rycka in och säkerställa att allt rullar på smidigt medan du och ditt team njuter av ledigheten. Våra konsulter är experter på att hantera allt från leverantörs- och kundreskontra till löpande bokföring, så att du kan känna dig trygg i att ekonomiflödet fortsätter som vanligt.  

Våra tjänster inkluderar: 

  • Stöttning av leverantörs- och kundreskontra: Håll koll på alla betalningar och inkommande medel utan avbrott. 
  • Löpande bokföring: Se till att dina böcker är uppdaterade och korrekta, även när ordinarie personal är borta. 
  • Flexibel bemanning: Våra konsulter anpassar sig efter ditt företags specifika behov och arbetssätt. 

En lösning för att du ska kunna slappna av

Vi säkerställer kontinuitet och du behöver inte oroa dig över avbrott i ekonomiarbetet. Vi är flexibla och kan snabbt anpassa oss efter dina behov och tidplaner. 

Intresserad av en interimslösning? Så går du tillväga 

Kontakta oss idag för att diskutera dina specifika behov och hur vi bäst kan stötta ditt företag under semesterperioden. Vårt mål är att göra din vardag enklare och att se till att du kan njuta av din semester utan bekymmer. Låt oss tillsammans säkerställa att ditt företag är i trygga händer medan du tar en välbehövlig paus!

Kontakta oss

Anna Zeilon

Anna Zeilon
Tjänsteområdesansvarig Interimtjänster / Ekonomikonsult
Telefon: 073-508 74 28
E-post: anna.zeilon@ucsone.se

Att tänka på vid svåra samtal

HR-stöd inför svåra samtal

Vi på UCS One Business höll nyligen ett mycket uppskattat frukostseminarium på temat “Svåra Samtal? Lätt!“ Här nedan har vi sammanfattat det viktigaste att tänka på kring svåra samtal.  

Som ledare och HR är tuffa samtal och känsliga ämnen ofta oundvikliga och en del i arbetsvardagen. Däremot är detta en uppgift som många finner utmanande och kanske till och med avsiktligt väljer att fly undan. Det kan finnas oro kring mottagarens reaktion eller osäkerhet kring hur budskapet tydligt ska nå fram, vilket kan resultera i att problemen inte lyfts och fortsätter att skava. 

Vad är svåra samtal? 

Det finns ingen enhetlig tydlig definition exakt vad ett svårt samtal är för något. Det kan t.ex handla om en uppsägning, ett oönskat beteende som behöver ändras, en missbruksproblematik eller en omorganisation som kommer innebära förändringar i verksamheten. Oavsett vilken roll man har i samtalet, mottagare eller givare så är det svåra samtalet inget man gärna vill ha eller för den delen uppleva, men som är högst nödvändigt för att få till en förändring. Som ledare med personalansvar är svåra samtal en naturlig del i rollen vilket ställer höga krav på att man som medmänniska och ledare kan hantera dessa på rätt sätt.  

Varför är svåra samtal viktiga?  

  • Enligt arbetsmiljölagen ska arbetsgivaren vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall. Som ledare har man alltså en lagstadgad skyldighet att ta tag i potentiella arbetsmiljöproblem som påverkar verksamhetens medarbetare. 
  • Förbättrad prestation och produktivitet. Genom att hantera problem och utmaningar direkt kan ledare hjälpa medarbetare med hinder som påverkar deras prestation. 
  • Stärkt relation och förtroende. Genom att visa att man som chef är villig att ta tag i problem och stödja medarbetare byggs en starkare relation och förtroende upp som skapar en positiv arbetsmiljö. 

Hur håller man svåra samtal bästa sätt? 

  • Låt inte tiden gå utan ta tag i frågan direkt. Ofta tror ledare att saker och ting kommer lösa sig självt, men man skjuter sig ofta själv i foten. Lita på dina instinkter och din upplevelse.  
  • Var väl förberedd, föreställ dig innan hur samtalet kan tänkas gå med olika reaktioner och scenarion.  
  • Lägg dina personliga känslor åt sidan och stå stadigt i utförandet av samtalet.  
  • Prata i Jag-form. ”Jag känner”, eller ”Jag upplever” tenderar att uppfattas mindre anklagande.  
  • Säkerställ att budskapet gått fram. 
  • Dokumentera samtalet.  

Vad bör jag göra efter att jag hållit svåra samtal? 

  • Ta tid att reflektera och skriv ner dina tankar.  
  • Gör upp planen som utlovats i uppföljningen.  
  • Visa motparten att du bryr dig om och finns tillgänglig. Var extra uppmärksam på hur personen mår.   

Vad blir konsekvenserna om jag som arbetsgivare inte tar ansvar och håller svåra samtal när det krävs?  

  • Riskerar att skapa en osund arbetskultur. Personalproblem som inte hanteras i ett tidigt skede kan lätt växa till sig och kräva många andra besvärliga samtal för att redas ut.  
  • Mobbning och kränkande särbehandling. Medarbetare börjar undvika kollegor som har ett oönskat beteende.  
  • Minskad prestation och produktivitet. 
  • Tappat förtroende av medarbetare. 
  • Ökad personalomsättning. 

Mer information kring svåra samtal och fler HR-relaterade frågor? 

Vi skapar framtidens bästa arbetsgivare. Välkommen att kontakta oss! 

Philip Malm

Philip Malm
Affärsområdesansvarig HR
Telefon:  070-812 37 63
E-post:  philip.malm@ucsone.se

 

Känner du till N9-blanketten och varför du bör fylla i den?

N9 blankett

Därför är N9-blanketten ett krav för vissa företag

Under det senaste året har räntorna varit höga om man ser till det senaste decenniets räntor. Detta har gjort att många företag belastats med högre räntekostnader än vanligt. Sedan år 2019 ska vissa företag lämna in en så kallad N9-blankett tillsammans med deklarationen för att beräkna och eventuellt återföra en del av räntenettot i skatteberäkningen. Detta är en del av skattepaketet från 2019 som sänkte bolagsskatten i två etapper, från 22% till 20,6%.  

Vad innebär N9-blanketten?

N9-blanketten visar en uträkning av företagets räntenetto. Det vill säga skillnaden mellan intäktsräntor och kostnadsräntor.

När behöver jag fylla i N9-blanketten?

Vissa företag kan göra avdrag för ett negativt räntenetto enligt EBITDA-regeln. De behöver då bifoga N9-bilagan till sin inkomstdeklaration. I skattepaketet som trädde i kraft 2019 begränsades avdrag för negativt räntenetto till 30% av justerat EBITDA eller 5 miljoner kronor (där det är valfritt vilken beräkning företaget vill använda sig av). Ett negativt räntenetto som överstiger detta underlag blir en avdragsgill aktuellt år och får sparas till kommande år om det finns utrymme för mer kostnadsräntor senare.

Vad händer om jag inte fyller i N9-blanketten?

Att inte upprätta en N9-blankett till sin deklaration eller att upprätta den fel innebär att bolaget eventuellt gör sig skyldigt till att lämna in felaktig uppgift (som är Skatteverkets beskrivning av en felaktig deklaration). Detta kan i förlängningen innebära skattebrott. Det är därför av stor vikt att deklarationen upprättas korrekt. Mer information om N9-blanketten hittar du hos Skatteverket.

Så tar du hjälp med N9-blanketten

Det kan vara krångligt att förstå sig på hur de olika blanketterna ska användas. Är du osäker kan det därför vara bra att ta hjälp av en expert. Vi på UCS One Business kan hjälpa dig att upprätta din och företagets deklarationer, så att beskattningen sker enligt konstens alla regler.

Varmt välkommen att kontakta oss!

Rickard Nibell

Rickard Nibell
Tjänsteområdesansvarig Kvalificerade tjänster / Ekonomikonsult
Telefon: 073-312 35 58
E-post:  rickard.nibell@ucsone.se

 

Fördelarna med cykelförmån istället för cykel via lån

Cykelförmån

Både hälsofrämjande och klimatsmart – förmånscyklarna bara ökar i popularitet. Nu när våren är i annalkande och solen börjar skina alltmer, låter det inte lockande med en cykelförmån?

Vad är en cykelförmån och vilka regleringar gäller? 

Precis som en bilförmån ägs en cykelförmån av arbetsgivaren, som i sin tur hyr ut cykeln till dig som anställd. Cykeln är fri att använda både privat och i tjänsten. Kostnaden för cykeln dras vanligtvis från din bruttolön (lön innan skatt). Betalar du genom bruttolöneavdrag minskas inte förmånsvärdet för cykeln, vilket det gör om du som anställd betalar via nettolöneavdrag (lön efter skatt). För arbetsgivaren leder dessa bruttolöneavdrag till lägre arbetsgivaravgifter samtidigt som möjligheten till att ha en cykelförmån sporrar personalen till ett mer fysiskt aktivt liv, vilket på sikt kan bidra till lägre sjukfrånvaro.

Leasingperioden för cykeln kan variera men brukar vara omkring tre år. Efter leasingperiodens slutdatum kan du som anställd välja att återlämna cykeln alternativt köpa ut den för ett marknadsmässigt värde.

Hur beskattas cykelförmån?

Sedan 1 januari 2022 ska cykelförmånen bara beskattas för den del av förmånen som överstiger 3000 kr under beskattningsåret, men detta under följande förutsättningar: 

  • Arbetsgivaren tillhandahåller cykeln under en begränsad tidsperiod, via lån eller hyra. Vid försäljning av en cykel till underpris gäller inte skattefriheten 
  • Arbetsgivaren bekostar cykeln genom köp, hyra eller leasing 
  • Erbjudandet av cykelförmån ska rikta sig till alla tillsvidareanställda på arbetsplatsen. Riktar sig inte erbjudandet till samtliga så ska cykelförmånens totala värde gå upp till beskattning 

Vilken typ av cykel & tillbehör räknas som cykelförmån?

Reglerna tillämpas på så kallade trampcyklar och elcyklar. Inte på elsparkcyklar. Vid beräkning av förmånsvärdet för cykeln ska utrustning i form av fasta cykeldelar räknas med (exempelvis dubbdäck, lampor och lås).

Det som inte får räknas med är så kallad kringutrustning (exempelvis hjälmar, cykelskor och dylikt). 

Hjälp med förmåner och lönehantering?

Välkommen att kontakta oss!

Lina Hoff
Lina Hoff
Affärsområdesansvarig Lön & Lönekonsult
Telefon: 070-995 46 95
E-post:  lina.hoff@ucsone.se

Stöttning i vår, så att du och ditt företag kan blomstra

UCS One Business

Just nu är det bokslutstider och agendan är fullspäckad för företag i alla branscher och storlekar. Det finns mycket att ta itu med och tänka på, oavsett om du driver ett mindre företag eller en stor koncern, om du arbetar med K2 eller K3-standarder, om du upprättar ett koncernbokslut eller grubblar över deklarationer.

Mitt i allt arbete finns vi på UCS One Business här för att underlätta för dig och förbättra ditt företag. Vi tar hand om arbetet och ser till att bokslutsarbetet och deklarationerna följer alla regler och riktlinjer på ett professionellt sätt. Vårt mål är att ara en helhetspartner för företag i alla skeden, från enmansföretag till stora företagskoncerner.  Med våra kvalificerade tjänster kan vi hjälpa ditt företag att utvecklas och växa. Utöver hjälp med upprättande av bokslut, deklarationer och koncernredovisningar erbjuder vi en mängd andra tjänster för att stödja och utveckla ditt företag. 

Våra kvalificerade tjänster är bland annat:

  • Öka värdet på ditt företag – Optimera inför en försäljning eller nyemission.
  • Kapitalanskaffning – Rapporter till banken för utökat lån eller förbereda en Due Diligence för försäljning av bolaget. Såväl mindre start-ups som börskoncerner vid företagstransaktioner.
  • Förvärv – Vi hjälper dig som köpare eller säljare under DD-processen.
  • Kvalificerade redovisningsfrågor – Hur särskilda händelser ska redovisas eller vilket regelverk du bör följa och hur du följer det.
  • Koncernredovisning – Upprättande av koncernredovisning eller förberedelse inför kommande år.
  • Bolagsstrukturer – Fusion av dina bolag eller vilka fördelar som finns med ett holdingbolag.
  • Hållbarhetsredovisning – Var med tidigt och få ett försprång i dina affärsrelationer.
  • Budget och prognoser – Vi hjälper dig med budget och prognoser eller ta hjälp med benchmarking.
  • Skatteplanering och skatterådgivning – Stöd i att göra rätt och få med rätt avdrag i deklarationerna.

Om det finns något du känner dig minsta osäker på angående ditt företagande, tveka inte att kontakta oss! Vi finns här för att hjälpa till och ge dig den support och vägledning du behöver. 

Kontakta oss

Lina Åhman
Lina Åhman
Affärsområdesansvarig Större bolag/Ekonomikonsult
Telefon:  073-525 73 97
E-post:  lina.ahman@ucsone.se

Behålla och boosta medarbetare med Stanna-samtal

Stamtal mellan två personer

I höstas höll vi på UCS One Business frukostseminarium på temat “Stanna-samtal och hur du…. “? Vi har sammanfattat allt du behöver veta och hur du kan börja använda dem i din organisation! 

Vi är alla bekanta med utvecklingssamtal, lönesamtal och exit-samtal, men okänt för många är stanna-samtal. I ett exit-samtal undersöker arbetsgivaren varför medarbetare väljer att sluta och få feedback gällande vad organisationen hade kunnat göra bättre för att behålla personen. Men varför väntar vi tills efter uppsägningsblanketten är ifylld för att ta reda på vad vi hade kunnat göra annorlunda?  

Vad är stanna-samtal?

Stanna-samtalet är en metod för att lära av de medarbetare som är positiva, leveranssäkra och som motiverar sina kollegor. Dessa personer som presterar över förväntan och är självgående glöms ofta bort när fokus hamnar på de som kanske kräver lite extra stöd eller tillsyn. Att ta reda på just faktorerna till varför den högpresterande medarbetaren väljer att stanna kan hjälpa arbetsgivare att identifiera vad som görs bra och vad som kan göras bättre.  

I strategiska frågor kring personalomsättning går stort fokus åt att kartlägga varför medarbetare väljer att sluta, men mindre tid går åt till att förstå varför medarbetare väljer att stanna. Ett stanna-samtal är ett tillvägagångssätt för att undersöka dessa aspekter i kombination med att kunna visa uppskattning för våra högpresterande medarbetare.  

Varför bör man tillämpa stanna-samtal? 

  • För att ta vara på våra medarbetare och deras åsikter medan de är kvar i organisationen, och inte när de är på väg bort. Vem är egentligen bättre att fråga när det kommer till sin arbetsplats än någon som faktiskt trivs med att arbeta där? 

Hur använder man stanna-samtal?

  • Det finns inget rätt eller fel på hur samtalen genomförs. De kan bokas in systematiskt och kontinuerligt med medarbetarna eller bokas in spontant när det passar! Det viktigaste är att som chef faktiskt lyssna på vad medarbetaren har att säga. 
  • Agera på feedbacken som tas emot i den mån det är möjligt!  

När ska jag använda stanna-samtal? 

  • Närsomhelst!  

Vilka frågor kan ingå i ett stanna-samtal? 

  • Vad skapar förutsättningar för att du tycker det är kul att gå till jobbet varje dag?  
  • Vad skulle du vilja ändra på när det gäller feedbacken du får i dag? 
  • Hur kan vi skapa en arbetsmiljö där du känner dig ännu mer motiverad och produktiv? 
  • Finns det något du skulle vilja ändra eller förbättra i din nuvarande arbetsroll? 
  • Finns det något område där du känner att du vill utvecklas mer inom? 

Mer information kring stanna-samtal och fler HR-relaterade frågor?

Vi är din trygga HR-partner. Välkommen att kontakta oss!

Philip Malm
Philip Malm
Affärsområdesansvarig HR
Telefon:  070-812 37 63
E-post:  philip.malm@ucsone.se

Lagen om tidrapportering – på intågande? 

Tidsregistrering arbetare

Hanterar din kund eller ditt företag tidrapportering manuellt? Då är det dags att implementera ett försystem.

Enligt EU-regler (2019) har samtliga medlemsländer ansvar att bevaka sina anställdas arbetstider. Regler som samtliga medlemsländer nu är skyldiga att reglera i sin egen nationella lagstiftning. För vissa verksamheter är försystem med tidrapportering något som är en självklar del av företagets och den anställdes vardag. Många verksamheter använder sig idag av projektredovisning och/eller uppföljningar och statistik, vilket gör att digital tidredovisning är ett måste, men för andra inte. Nu innefattas dock samtliga EU-länder, vilket ställer krav på att ett välfungerande system finns på plats.

Vad är bakgrunden till lagen om tidrapportering?

Bakgrunden till den nya lagstiftningen är en dom från 2019 och EU-domstolen. I fallet fastslog domstolen att alla anställda inom samtliga medlemsländer ska ha möjlighet att hävda sin rätt till maximal arbetstid och viloperioder enligt arbetstidsdirektivet. En följd och förutsättning av detta är att det behöver finnas ett system för registrering och uppföljning av arbetstider. Syftet med lagstiftningen är att säkerhetsställa transparens på arbetsmarknaden och ge varje anställd rättvisa förutsättningar. Tanken är också att lagstiftningen ska bidra till att skydda de anställdas välmående och hälsa genom att motverka osund arbetsbelastning och ohälsosamma arbetstider.

Vad behöver du som arbetsgivare göra gällande lagen om tidrapportering?

För dig som arbetsgivare innebär detta att dina anställda ska kunna hävda sin rätt till den maximala arbetstiden om 48 timmar per vecka, en sammanhängande dygnsvila (11 timmar) samt minst en ledig dag per vecka. Regleringarna i arbetstidsdirektivet är inget nytt utan tillkom redan 2003 och den nya lagen ska nu bidra till att göra det lättare att kontrollera efterlevnaden av direktiven i medlemsländerna.  

Du som arbetsgivare behöver även se till så att du har ett system för tidrapportering. Har du inget tidrapporteringssystem idag är det viktigt att du tar kontakt med en systemleverantör som kan hjälpa till att sätta upp ett skräddarsytt system er verksamhet.  Systemet du slutligen väljer behöver ha möjlighet att ge de anställda tillgång till sin registrerade tidredovisning och du som arbetsgivare behöver sedan lagra/arkivera uppgifterna i minst fem år. Systemet behöver också finnas tillgängligt för eventuella inspektioner av myndigheter.  

Vårt grannland Danmark är först ut med sin nya lagstiftning som beräknas att träda i kraft redan 1 juli 2024. Kommande lagstiftning i Danmark bidrar till att uppmuntra EU:s andra medlemsländer till att själva påbörja arbetet av den nya lagstiftningen. Ett tidrapporteringssystem i sig hjälper inte bara företaget att upprätthålla efterlevnaden av EU:s arbetstidsdirektiv utan leder även till effektiviseringar, kostnadsbesparingar och minimerar risken för fel i den annars mycket manuell hanteringen för löneavdelningen.  

Så hittar du ett försystem som är skräddarsytt för din verksamhet

Läs gärna vår publicerade artikel “7 tips för att optimera ditt systembytekring jobbet bakom ett lyckat arbete av att implementera ett system. Känn dig även varmt välkommen att kontakta oss, så hjälper vi dig!

Lina Hoff
Lina Hoff
Affärsområdesansvarig Lön
Telefon: 070-995 46 95
E-post:  lina.hoff@ucsone.se