Vi på UCS One Business höll nyligen ett mycket uppskattat frukostseminarium på temat “Svåra Samtal? Lätt!“ Här nedan har vi sammanfattat det viktigaste att tänka på kring svåra samtal.
Som ledare och HR är tuffa samtal och känsliga ämnen ofta oundvikliga och en del i arbetsvardagen. Däremot är detta en uppgift som många finner utmanande och kanske till och med avsiktligt väljer att fly undan. Det kan finnas oro kring mottagarens reaktion eller osäkerhet kring hur budskapet tydligt ska nå fram, vilket kan resultera i att problemen inte lyfts och fortsätter att skava.
Vad är svåra samtal?
Det finns ingen enhetlig tydlig definition exakt vad ett svårt samtal är för något. Det kan t.ex handla om en uppsägning, ett oönskat beteende som behöver ändras, en missbruksproblematik eller en omorganisation som kommer innebära förändringar i verksamheten. Oavsett vilken roll man har i samtalet, mottagare eller givare så är det svåra samtalet inget man gärna vill ha eller för den delen uppleva, men som är högst nödvändigt för att få till en förändring. Som ledare med personalansvar är svåra samtal en naturlig del i rollen vilket ställer höga krav på att man som medmänniska och ledare kan hantera dessa på rätt sätt.
Varför är svåra samtal viktiga?
- Enligt arbetsmiljölagen ska arbetsgivaren vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall. Som ledare har man alltså en lagstadgad skyldighet att ta tag i potentiella arbetsmiljöproblem som påverkar verksamhetens medarbetare.
- Förbättrad prestation och produktivitet. Genom att hantera problem och utmaningar direkt kan ledare hjälpa medarbetare med hinder som påverkar deras prestation.
- Stärkt relation och förtroende. Genom att visa att man som chef är villig att ta tag i problem och stödja medarbetare byggs en starkare relation och förtroende upp som skapar en positiv arbetsmiljö.
Hur håller man svåra samtal bästa sätt?
- Låt inte tiden gå utan ta tag i frågan direkt. Ofta tror ledare att saker och ting kommer lösa sig självt, men man skjuter sig ofta själv i foten. Lita på dina instinkter och din upplevelse.
- Var väl förberedd, föreställ dig innan hur samtalet kan tänkas gå med olika reaktioner och scenarion.
- Lägg dina personliga känslor åt sidan och stå stadigt i utförandet av samtalet.
- Prata i Jag-form. ”Jag känner”, eller ”Jag upplever” tenderar att uppfattas mindre anklagande.
- Säkerställ att budskapet gått fram.
- Dokumentera samtalet.
Vad bör jag göra efter att jag hållit svåra samtal?
- Ta tid att reflektera och skriv ner dina tankar.
- Gör upp planen som utlovats i uppföljningen.
- Visa motparten att du bryr dig om och finns tillgänglig. Var extra uppmärksam på hur personen mår.
Vad blir konsekvenserna om jag som arbetsgivare inte tar ansvar och håller svåra samtal när det krävs?
- Riskerar att skapa en osund arbetskultur. Personalproblem som inte hanteras i ett tidigt skede kan lätt växa till sig och kräva många andra besvärliga samtal för att redas ut.
- Mobbning och kränkande särbehandling. Medarbetare börjar undvika kollegor som har ett oönskat beteende.
- Minskad prestation och produktivitet.
- Tappat förtroende av medarbetare.
- Ökad personalomsättning.
Mer information kring svåra samtal och fler HR-relaterade frågor?
Vi skapar framtidens bästa arbetsgivare. Välkommen att kontakta oss!
