Hanterar din kund eller ditt företag tidrapportering manuellt? Då är det dags att implementera ett försystem.
Enligt EU-regler (2019) har samtliga medlemsländer ansvar att bevaka sina anställdas arbetstider. Regler som samtliga medlemsländer nu är skyldiga att reglera i sin egen nationella lagstiftning. För vissa verksamheter är försystem med tidrapportering något som är en självklar del av företagets och den anställdes vardag. Många verksamheter använder sig idag av projektredovisning och/eller uppföljningar och statistik, vilket gör att digital tidredovisning är ett måste, men för andra inte. Nu innefattas dock samtliga EU-länder, vilket ställer krav på att ett välfungerande system finns på plats.
Vad är bakgrunden till lagen om tidrapportering?
Bakgrunden till den nya lagstiftningen är en dom från 2019 och EU-domstolen. I fallet fastslog domstolen att alla anställda inom samtliga medlemsländer ska ha möjlighet att hävda sin rätt till maximal arbetstid och viloperioder enligt arbetstidsdirektivet. En följd och förutsättning av detta är att det behöver finnas ett system för registrering och uppföljning av arbetstider. Syftet med lagstiftningen är att säkerhetsställa transparens på arbetsmarknaden och ge varje anställd rättvisa förutsättningar. Tanken är också att lagstiftningen ska bidra till att skydda de anställdas välmående och hälsa genom att motverka osund arbetsbelastning och ohälsosamma arbetstider.
Vad behöver du som arbetsgivare göra gällande lagen om tidrapportering?
För dig som arbetsgivare innebär detta att dina anställda ska kunna hävda sin rätt till den maximala arbetstiden om 48 timmar per vecka, en sammanhängande dygnsvila (11 timmar) samt minst en ledig dag per vecka. Regleringarna i arbetstidsdirektivet är inget nytt utan tillkom redan 2003 och den nya lagen ska nu bidra till att göra det lättare att kontrollera efterlevnaden av direktiven i medlemsländerna.
Du som arbetsgivare behöver även se till så att du har ett system för tidrapportering. Har du inget tidrapporteringssystem idag är det viktigt att du tar kontakt med en systemleverantör som kan hjälpa till att sätta upp ett skräddarsytt system er verksamhet. Systemet du slutligen väljer behöver ha möjlighet att ge de anställda tillgång till sin registrerade tidredovisning och du som arbetsgivare behöver sedan lagra/arkivera uppgifterna i minst fem år. Systemet behöver också finnas tillgängligt för eventuella inspektioner av myndigheter.
Vårt grannland Danmark är först ut med sin nya lagstiftning som beräknas att träda i kraft redan 1 juli 2024. Kommande lagstiftning i Danmark bidrar till att uppmuntra EU:s andra medlemsländer till att själva påbörja arbetet av den nya lagstiftningen. Ett tidrapporteringssystem i sig hjälper inte bara företaget att upprätthålla efterlevnaden av EU:s arbetstidsdirektiv utan leder även till effektiviseringar, kostnadsbesparingar och minimerar risken för fel i den annars mycket manuell hanteringen för löneavdelningen.
Så hittar du ett försystem som är skräddarsytt för din verksamhet
Läs gärna vår publicerade artikel “7 tips för att optimera ditt systembyte” kring jobbet bakom ett lyckat arbete av att implementera ett system. Känn dig även varmt välkommen att kontakta oss, så hjälper vi dig!
Lina Hoff
Affärsområdesansvarig Lön
Telefon: 070-995 46 95
E-post: lina.hoff@ucsone.se
