jenny.lindell@ucsone.se, författare på UCS One Business

jenny.lindell@ucsone.se In Nyheter & kunskap, Nyheter inom lön

Vad innebär sammanfallande semesterår egentligen?

Vi förknippar ofta semester med sommaren, men nu när julen närmar sig går vi snart in i årets andra semesterperiod.

I år är dessutom ett riktigt bra år för långledighet, eftersom några få semesterdagar ger lång ledighet över helgerna. Som arbetsgivare är det alltid ditt ansvar att se till att dina anställda tar ut sin semester, och det är extra viktigt om ni har ett sammanfallande semesterår. Men vad betyder det egentligen?

Det blir allt vanligare att sammanfallande semesterår används i stället för semesterlagens intjänandeår och semesterår. Sammanfallande semesterår innebär att semesterdagar tjänas in under samma period som de kan tas ut. Vanligtvis är semesterperioden detsamma som kalenderåret, alltså 1 januari till och med 31 december.

Till skillnad från att tjäna in betald semester ett år och ta ut den det andra året tilldelas årets betalda semesterdagar den 1 januari. Semesterdagarna kan sedan tas ut under året, fram till och med den 31 december, under tiden som de tjänas in.

Med utgångspunkt i semesterlagen har den som arbetar under hela året rätt till 25 betalda semesterdagar. Viktigt att ha i åtanke är att antalet betalda semesterdagar kan minska under året beroende på när man börjar eller slutar sin anställning, om man är tjänstledig eller är frånvarande under en längre tid av annan anledning. Om för många betalda semesterdagar tas ut får den anställda en skuld till arbetsgivaren för de dagar som betalats ut utöver de som faktiskt tjänats in.

Här kommer några exempel på hur antalet semesterdagarna beräknas i olika situationer.

Exempel 1: En anställd som börjar sin anställning den 1 juni och arbetar utan frånvaro fram till 31 december får 15 betalda semesterdagar, och 10 obetalda semesterdagar.

Exempel 2: En anställd har arbetat sedan 1 januari, tar ut 25 semesterdagar under sommaren och slutar sin anställning den 30 september. Eftersom personen inte arbetar hela året har bara 19 betalda semesterdagar tjänats in. Beloppet för de sex semesterdagar som tagits ut men inte tjänats in dras av från slutlönen.

Exempel 3: En anställd har arbetat 1 januari till och med 31 mars, är föräldraledig 1 april till och med 31 oktober och arbetar igen 1 november till och med 31 december. Under föräldraledigheten är 120 dagar semesterlönegrundande, alltså perioden 1 april till och med 28 augusti. Eftersom semester inte tjänats in under perioden 28 augusti till och med 31 oktober tjänar personen in 21 semesterdagar.

Enligt semesterlagen måste arbetsgivaren se till att anställda som har rätt till minst 20 dagar betald semester tar ut minst 20 dagar semester per semesterår. Det innebär att den anställde i Exempel 3 behöver ta 20 av sina 21 intjänade semesterdagar utöver sin föräldraledighet.

Har din verksamhet sammanfallande semesterår? Har du koll på dina anställdas semesterdagar?

Tveka inte att höra av dig till oss på Affärsområde lön på UCS One Business – vi hjälper dig gärna med beräkning och koll av semesteruttaget!

Lina Hoff
Affärsområdesansvarig Lön
Lönekonsult
Telefon: 070-995 46 95
E-post: lina.hoff@ucsone.se

jenny.lindell@ucsone.se In Nyheter & kunskap, Nyheter inom HR

Vad är arbetsmiljö? HR förklarar

Arbetsmiljö är allt det som påverkar hur vi har det på jobbet. Det handlar till exempel om hur det ser ut i lokalerna där vi vistas under arbetsdagen, hur vi pratar med varandra, och om de digitala system vi arbetar i. Det handlar också om hur arbetet är organiserat.

Individ, grupp och organisation

Man brukar prata om arbetsmiljö som något som påverkas av individ, grupp och organisation.

Om det till exempel är stressigt och hög arbetsbelastning på en arbetsplats kan det gå att påverka på flera nivåer.

Som individ: Som individ kan man i viss mån lära sig hantera sin egen stress. Om det behövs ska chefen hjälpa till att prioritera vad som är viktigast att hinna med. Det kan också vara viktigt att tänka på hur man bemöter sina arbetskamrater även i stressiga situationer.
Som grupp: Man kan ta upp frågan om hög arbetsbelastning i sin arbetsgrupp, till exempel på en arbetsplatsträff, och prata med varandra om hur man kan stötta varandra på bästa sätt.
Som organisation: Närmaste chef eller skyddsombud kan lyfta frågan om hög arbetsbelastning till de som leder verksamheten. Då kan arbetsgruppen få hjälp att göra något åt de organisatoriska orsaker som ligger bakom stressen.

Forskning visar att det finns en stark koppling mellan en bra arbetsmiljö och en hög kvalitet på den verksamhet som bedrivs på arbetsplatsen.

Genom tydliga strategier och riktlinjer för hur vi alla ska förhålla oss till varandra, våra kunder och leverantörer samt till det som händer runt oss, underlättar det vår vardag. Det gäller såväl fysiska faktorer som de organisatoriska och sociala faktorer, vilket innebär att vi ska ta hänsyn till hårda och mjuka värden.

En god arbetsmiljö främjar verksamhetsutveckling. Det är därför viktigt att arbetsmiljön integreras i verksamhetens olika delar och blir en naturlig del i all verksamhetsplanering. Ett väl genomtänkt arbetsmiljöarbete är ekonomisk lönsamt, minskar ohälsan och ökar arbetsglädjen.

Att ha en god arbetsmiljö är viktigt ur flera perspektiv:

Humanistiskt – för att motverka ohälsa och sjukdom.
Ekonomiskt – för att undvika kostsamma sjukskrivningar och minskad produktivitet.
Juridiskt – för att du som arbetsgivare enligt lag är skyldig att förebygga sjukdom, olycksfall och ohälsa.

En av delarna i att kunna arbeta både operativt och strategiskt med arbetsmiljön handlar om att säkerställa att alla har rätt kunskaper och utbildning. Men det viktiga är inte vad du gör under utbildningstillfället utan att du vet hur du ska agera i morgon och fortsättningsvis. Då arbetsmiljö är något vi måste jobba med varje dag, tillsammans.

Därför rekommenderar vi vår mest uppskattade arbetsmiljöutbildning 6-3-6, där vi bygger kunskap över tid. Vi träffas 6 tillfällen à 3 h under 6 månader. Utbildningen är baserad på BAM (Bättre Arbetsmiljö) och skräddarsydd för att passa din verksamhet samt ge er de kunskaper och verktyg ni behöver för att göra ert arbetsmiljöarbete effektivt och framgångsrikt.

Vill du veta mer om arbetsmiljö? Kontakta Sofia!

Sofia Regnander

Affärsområdesansvarig HR & HR Partner
Telefon: 073-524 73 42
E-post: sofia.regnander@ucsone.se

jenny.lindell@ucsone.se In Nyheter & kunskap, Nyheter inom ekonomi

5 tips för smidig bokslutshantering

5 tips för smidig bokslutshantering – Förberedelser inför årsskiftet

Nu när vi närmar oss årets slut är det dags att börja tänka på bokslutet! För att undvika stress och komplikationer vill vi ge dig 5 användbara tips för att hantera bokslutet smidigt och effektivt. Att vara förberedd inför årsskiftet kan göra stor skillnad för ditt företags ekonomi och administration.

Här är några steg att ta med i planeringen:

Säkerställ korrekt dokumentation

Det är viktigt att alla transaktioner och verifikationer är korrekta och fullständiga. Gå igenom och säkerställ att alla intäkter, kostnader och bokförda transaktioner är dokumenterade och att underlagen finns på plats. Att upptäcka saknade kvitton eller felaktiga poster i ett tidigt skede kan spara mycket tid och frustration senare.

Genomför regelbundna avstämningar

Ta dig tid att genomföra löpande avstämningar under hela perioden fram till bokslutet. Avstämningar av bankkonton, kundfordringar och leverantörsskulder är avgörande för att upptäcka eventuella avvikelser i tid. Kontrollera också att tillgångar och skulder är korrekt redovisade så att allt stämmer innan du går in i den sista fasen av bokslutet.

Kontrollera periodiseringar och reservationer

Säkerställ att inkomster och utgifter har periodiserats korrekt. Detta gäller särskilt kostnader och intäkter som sträcker sig över flera månader eller år. Se också till att alla nödvändiga reservationer (exempelvis för osäkra fordringar eller garantiförpliktelser) är redovisade i rätt period.

Planera och fördela tid för bokslutet

Tidsplanering är A och O för ett smidigt bokslut. Om det är möjligt börja redan nu med att fördela arbetsuppgifterna och se till att ha tydliga deadlines för varje moment. Det är också en bra idé att ha reserverad tid för oförutsedda händelser.

Se över lagar och regler inför årsskiftet

Glöm inte att hålla dig uppdaterad på eventuella förändringar i lagar och regler som kan påverka ditt bokslut. Det kan exempelvis handla om nya skatteregler eller ändrade redovisningsprinciper som trätt i kraft under året.

Att börja förbereda sig tidigt för bokslutet gör inte bara processen smidigare – det hjälper också ditt företag att stå starkt inför det nya året.

Behöver du hjälp med att upprätta ditt bokslut?
Vi finns här för att stötta dig genom hela bokslutsprocessen. Tveka inte att kontakta oss om du har frågor eller behöver experthjälp!

Lina Åhman

Affärsområdesansvarig Större bolag/ Ekonomikonsult

073-525 73 97
lina.ahman@ucsone.se

jenny.lindell@ucsone.se In Nyheter & kunskap, Nyheter inom HR

Så planerar ditt företag upp sin julledighet på bästa sätt.

Nu när årsskiftet närmar sig och julen är på intågande vill HR påminna er om att det är dags att börja planera ditt företags julledighet. Det är viktigt att både verksamheten och medarbetarna får ut det mesta av julhelgen.

Genom att se över hur de röda dagarna ligger och analysera era verksamhetsbehov under dessa långhelger kan ni skapa en tydlig plan som både är rättvis och ger er en klar riktning inför hur ni ska agera.

Var tydlig och transparent.

Det är särskilt viktigt att vara transparent med de verksamhetskrav som finns under julen. Behöver vissa delar av verksamheten hållas igång, var tydliga med detta. Då förstår medarbetarna varför det inte är möjligt för alla att vara lediga samtidigt. Går verksamheten ner i tempo under denna period kan ni uppmuntra medarbetarna att ta ledigt då. Detta skapar flexibilitet och gör det lättare för fler att få tid för återhämtning när det passar dem bäst.

Exempelvis: Vi är väl medvetna om att många vill vara lediga under julen och vi kommer att sträva efter att göra fördelningen så rättvis som möjligt. Uppstår det begränsningar kommer vi att prioritera de som kanske inte fick ledigt under förra året.

Ledigheten är en viktig tid för medarbetarna att ladda om och tillbringa tid med nära och kära. Vi uppmuntrar er därför att erbjuda flexibla lösningar som distansarbete där det är möjligt och flexibla arbetstider under mellandagarna. Genom att erbjuda delvis ledighet eller flexibla arbetstider kan ni ge medarbetarna chansen att få lite ledigt utan att behöva ta hela veckor.

Uppmana dina medarbetare att ta ut sparad semester

Tänk också på att uppmana medarbetare med outnyttjade semesterdagar att planera sin ledighet innan året är slut eller att spara eventuella överblivna dagar till nästa år om det är möjligt enligt företagets regler. Det är även bra att säkerställa att alla känner till företagets regler kring semester. Inklusive hur man kan ta ut sparad semester eller utnyttja andra ledighetsalternativ som föräldraledighet.

När medarbetarna har lämnat in sina semesterönskemål se till att följa upp snabbt och ge tydliga svar så att de kan planera sina ledigheter i tid. Genom att vara proaktiva och skapa en positiv ton i kommunikationen kan ni visa att ni värdesätter balansen mellan arbete och privatliv. Att sträva efter att tillgodose så många önskemål som möjligt skapar en känsla av uppskattning och engagemang bland medarbetarna.

Till sist glöm inte att påminna om vikten av att hitta balansen mellan arbete och vila. Genom att planera ledigheten i god tid kan vi tillsammans undvika stress och se fram emot ett nytt år fyllt med energi och ny kraft.

Behöver ditt företag fler HR-tips läs mer om vad vi kan hjälpa till med här.

Sofia Regnander

Affärsområdesansvarig HR

073-524 73 42
sofia.regnander@ucsone.se

jenny.lindell@ucsone.se In Nyheter & kunskap, Nyheter inom System

Har du koll på ditt löneuttag för 2024?

Vi närmar oss årsskiftet och det är därför hög tid att tänka på vilket löneuttag du har gjort under 2024.

Löneuttaget är viktigt om du är ägare med kvalificerade aktier i ett fåmansföretag. Detta behövs när du vill beräkna hur mycket lågbeskattad utdelning, det s.k. gränsbeloppet, du kan ta för dina aktier i bolaget enligt 3:12-reglerna. Skattesatsen på utdelning inom gränsbeloppet på kvalificerade andelar i fåmansaktiebolag är 20%.

Det finns förslag till nya regler men inget är beslutat än. Dessa nya regler föreslås börja gälla från 1 januari 2026. Vi återkommer till beslutade regler för 2026 och framåt vid ett senare tillfälle.

Nu är det fortfarande regler enligt nedan som gäller för utdelningsunderlag 2025. Nedan kommer en beskrivning av hur dessa regler fungerar och vilka belopp som gäller.

Huvudregeln

Huvudregeln innebär att du använder dig av bolagets (och dotterbolags dvs bolag som ägs till mer än 50%) kontanta löner om du som ägare eller närstående tagit ut tillräckligt med lön från bolaget, se nedan.

Löneunderlaget motsvarar 50% av utbetalade löner i företaget och dess dotterföretag om dotterföretaget ägs till 100%. Ägs det till mindre andel så proportioneras löneunderlaget från dotterbolaget i förhållande till detta.

Inga förmåner ska räknas med. Du ska också räkna bort ev. stöd du fått för löner och du måste även ha ägt minst 4% av bolaget.

Du använder dig av lönerna året innan beskattningsåret. Exempelvis: Som utdelningsunderlag för 2025 använder man sig av lönerna 2024.

Dessa regler är relaterade till Inkomstbasbeloppet (IBB) för de olika åren.

Om Du som ägare eller närstående till ägaren som arbetar i bolaget, tagit ut tillräckligt med lön, minst 6 Inkomstbasbelopp (IBB)+ 5 % av de totala lönerna, så får ägaren/ägarna använda 50% av bolagets löneunderlag som gränsbelopp.

Finns det något tak?

Taket för hur mycket lön du behöver ta ut är 9,6 IBB. Mer än detta behöver du aldrig ta ut för att vara berättigad till lönebaserad utdelning. Hur stor del av underlaget du får använda som ägare proportioneras också till hur stor del av bolaget du äger.

Tittar vi på lön till ägare (eller närstående) för att få använda huvudregeln under nästkommande år gäller följande.

Utdelning 2025 (deklareras 2026):
Lön under 2024 på minst 6 inkomstbasbelopp (6 x 76 200 = 457 200 kr) + 5 % av bolagets och dess eventuella dotterbolags kontanta löner. Max 9,6 IBB (9,6 x 76 200 = 731 520 kr).

Det räcker att en person som är närstående till delägaren uppfyller kravet på löneuttag för att delägaren ska få använda det lönebaserade utrymmet. Med närstående menas den som räknas som närstående enligt inkomstskattelagens allmänna definition av begreppet. Den närstående person som uppfyller lönekravet behöver inte vara delägare. Det årliga lönekravet måste alltid uppfyllas av en och samma person. Det är alltså inte möjligt att summera närstående personers lön och på så sätt uppfylla kravet.

Taket för hur mycket gränsbelopp man kan få via huvudregeln är 50 gånger den egna eller närståendes ersättning från bolaget.

Enmansbolag

Är du ensam ägare till bolaget som du tar utdelning ifrån kan du beräkna lönen 2024 för att få tillämpa huvudregeln enligt följande: (457 200 kr + (5% x löner till anställda exklusive ägarens lön) / 0,95.

Om det bara är du som ägare som är anställd måste du ha tagit ut en lön på minst 481 264 kr under 2024 (457 200 kr/0,95).

Omkostnadsbeloppet

Enligt huvudregeln får du även räkna upp underlaget med det omkostnadsbelopp du har för aktierna (vad man anskaffat dem för). Uppräkningen görs med statslåneräntan 30 november (okt 2024 = 2,04%) + 9 procentenheter. För 2024 får du då räkna upp detta belopp med 11,04% (om statslåneräntan ligger kvar på 2,04% den 30 november). Denna regel är även bra att komma ihåg om du inte kan räkna på huvudregeln och inte heller får använda förenklingsregeln.

Förenklingsregeln

Förenklingsregeln innebär att du i stället för huvudregeln får ett fastställt schablonbelopp. Denna regel används om du inte kan använda huvudregeln eller om huvudregeln skulle ge ett lägre gränsbelopp.

Schablonbeloppen de senaste åren och för nästa år är följande.
2022: 187 550 kr
2023: 195 250 kr
2024: 204 325 kr
2025: 209 550 kr

Observera att underlaget proportioneras till hur stor andel av bolaget du äger och att du bara får använda förenklingsregeln för ett bolag per år om du skulle äga flera bolag.

Önskar du få rådgivning kring vad som gäller ditt företag? Läs mer här.

Sami Homsi

Affärsområdesansvarig Mindre bolag

070-910 14 29
sami.homsi@ucsone.se

jenny.lindell@ucsone.se