Marika

Hanterar din kund eller ditt företag tidrapportering manuellt? Då är det dags att implementera ett försystem.

Enligt EU-regler (2019) har samtliga medlemsländer ansvar att bevaka sina anställdas arbetstider. Regler som samtliga medlemsländer nu är skyldiga att reglera i sin egen nationella lagstiftning. För vissa verksamheter är försystem med tidrapportering något som är en självklar del av företagets och den anställdes vardag. Många verksamheter använder sig idag av projektredovisning och/eller uppföljningar och statistik, vilket gör att digital tidredovisning är ett måste, men för andra inte. Nu innefattas dock samtliga EU-länder, vilket ställer krav på att ett välfungerande system finns på plats.

Vad är bakgrunden till lagen om tidrapportering?

Bakgrunden till den nya lagstiftningen är en dom från 2019 och EU-domstolen. I fallet fastslog domstolen att alla anställda inom samtliga medlemsländer ska ha möjlighet att hävda sin rätt till maximal arbetstid och viloperioder enligt arbetstidsdirektivet. En följd och förutsättning av detta är att det behöver finnas ett system för registrering och uppföljning av arbetstider. Syftet med lagstiftningen är att säkerhetsställa transparens på arbetsmarknaden och ge varje anställd rättvisa förutsättningar. Tanken är också att lagstiftningen ska bidra till att skydda de anställdas välmående och hälsa genom att motverka osund arbetsbelastning och ohälsosamma arbetstider.

Vad behöver du som arbetsgivare göra gällande lagen om tidrapportering?

För dig som arbetsgivare innebär detta att dina anställda ska kunna hävda sin rätt till den maximala arbetstiden om 48 timmar per vecka, en sammanhängande dygnsvila (11 timmar) samt minst en ledig dag per vecka. Regleringarna i arbetstidsdirektivet är inget nytt utan tillkom redan 2003 och den nya lagen ska nu bidra till att göra det lättare att kontrollera efterlevnaden av direktiven i medlemsländerna.  

Du som arbetsgivare behöver även se till så att du har ett system för tidrapportering. Har du inget tidrapporteringssystem idag är det viktigt att du tar kontakt med en systemleverantör som kan hjälpa till att sätta upp ett skräddarsytt system er verksamhet.  Systemet du slutligen väljer behöver ha möjlighet att ge de anställda tillgång till sin registrerade tidredovisning och du som arbetsgivare behöver sedan lagra/arkivera uppgifterna i minst fem år. Systemet behöver också finnas tillgängligt för eventuella inspektioner av myndigheter.  

Vårt grannland Danmark är först ut med sin nya lagstiftning som beräknas att träda i kraft redan 1 juli 2024. Kommande lagstiftning i Danmark bidrar till att uppmuntra EU:s andra medlemsländer till att själva påbörja arbetet av den nya lagstiftningen. Ett tidrapporteringssystem i sig hjälper inte bara företaget att upprätthålla efterlevnaden av EU:s arbetstidsdirektiv utan leder även till effektiviseringar, kostnadsbesparingar och minimerar risken för fel i den annars mycket manuell hanteringen för löneavdelningen.  

Så hittar du ett försystem som är skräddarsytt för din verksamhet

Läs gärna vår publicerade artikel “7 tips för att optimera ditt systembyte” kring jobbet bakom ett lyckat arbete av att implementera ett system. Känn dig även varmt välkommen att kontakta oss, så hjälper vi dig!

Lina Hoff
Affärsområdesansvarig Lön
Telefon: 070-995 46 95
E-post:  lina.hoff@ucsone.se

Nytt år och nya utmaningar! Det händer mycket inom löneområdet år 2024. Nedan har vi samlat information om några nyheter och belopp.

Nya belopp inom lön inför 2024

• För 2024 har SCB beräknat prisbasbeloppet till 57 300 kr, en höjning med 4 800 kr jämfört med 2023. Prisbasbeloppet påverkar bland annat värdet av bilförmån, storleken på jobbskatteavdraget och grundavdraget, föräldralön samt sjuklön fr o m dag 15.
• Även schablonvärdet för fria måltider påverkas. Förmånsvärdet för frukost är satt till 60 kr och förmånen för en fri lunch eller middag kommer att uppgå till 120 kr under 2024.
• Det skattefria dagtraktamentet kommer att höjas till 290 kr för heldag.
• Det förhöjda prisbasbeloppet för 2024 har beräknats till 58 500 kr. Även här är det en höjning jämfört med motsvarande belopp för 2023, men då med 5 000 kr.
• Det förhöjda prisbasbeloppet används vid beräkningen av pensionsgrundande inkomst och vid tillgodoräknande av pensionspoäng.
• Inkomstbasbeloppet har för 2024 fastställts till 76 200kr. Inkomstbasbeloppet styr hur stor inkomst som försäkras i det allmänna ålderspensionssystemet. För 2024 uppgår den inkomsten till 51 208 kronor per månad.

Uppgift om födelseort för anställda som saknar personnummer eller samordningsnummer

Har du anställda som saknar personnummer eller samordningsnummer? Från och med januari 2024 är det krav på att du då ska redovisa ytterligare uppgifter i arbetsgivardeklarationen.

Uppgifterna som ska redovisas hittar du enklast i den anställdes pass:

Fält 222: Födelsetid
Fält 077: Födelseort
Fält 078: Landskod födelseort

Fora – månadsrapportering

Svenskt Näringsliv och LO har kommit överens om att gå från årlig till månatlig hantering av arbetarnas tjänstepension Avtalspension SAF-LO. För att underlätta för kunderna har Fora därför beslutat att gå över till månatlig hanteringen även av övriga försäkringar arbetare omfattas av. I stället för att, som tidigare, ske årsvis så kommer från och med 2024 lönerapportering, faktura samt beräkning och överföring av anställdas pensionspremier till valt pensionsbolag ske varje månad. Denna förändring ger medarbetarna ökade möjligheter till avkastning på tjänstepensionen, samtidigt som företagen får fakturor baserade på verkliga kostnader varje månad i stället för schablonbelopp som tidigare.

Slutliga löneuppgifter för löner som betalats ut under 2023 ska precis som tidigare rapporteras senast 31 januari 2024. Detta gäller både tjänstemän och arbetare.

Det ska sedan göras en uppmärkning av samtliga medarbetare och senast 31 mars 2024 ska rapportering avseende löner för januari och februari göras. E-tjänsterna för uppmärkning och rapportering beräknas öppna i februari.

Från och med januari 2024 ska alltså lönerapportering av kontant utbetalad bruttolön per individ ske varje månad för anställda med Avtalspension SAF-LO (i regel personalkategori arbetare). Alla arbetare oavsett anställningsform som fått lön utbetald under månaden ska tas med i rapporteringen.

Varför inte hämta uppgifterna direkt från Skatteverket? Jo på grund av att Skatteverket bara har rätt att dela uppgifter med andra myndigheter. Fora är ingen myndighet.

Månadsrapportering – Vad behöver jag göra nu?

• Kontrollera att företaget har anmält en huvudadministratör.
  Extra viktigt då det är till den personens e-post Fora kommer skicka all viktig information.

• Säkerställ kategoriseringen av företagets anställda.
  Det är endast lönerna för anställda med Avtals­pension SAF-LO som ska rapporteras månatligen. Det är i regel anställda som ingår i personalkategorin arbetare.
• Se till att företagets arbetare har korrekt uppmärkning
  I samband med övergången till månatlig löne­rapportering ska arbetare tilldelas ny upp­märkning. Rätt uppmärkning är grunden för att anställda ska omfattas av rätt försäkringar och få rätt premier inbetalda till sin tjänste­pension.

Vad är oförändrat?

• Löne­­rapportering för anställda utan Avtals­pension SAF-LO (i regel personalkategori tjänste­män). Dessa rapporteras på samma sätt som tidigare det vill säga att slutlig kontant utbetald bruttolön för samtliga tjänste­män rapporteras i januari efterföljande år.
• Premier för Livsarbetstids­pension, Arbetstids­pension och extra pensions­premier. Beräknad premie rapporteras årligen alternativt vid behov (extra pensions­premie).
• Företagares egen försäkring. Slutlig inkomst rapporteras årligen från och med januari och senast i april efterföljande år.

Vi hjälper dig med lönehanteringen!

Tycker du att det låter svårt? Våra löneexperter hjälper dig. Välkommen att kontakta Lina Hoff eller läs mer om våra lönetjänster här!

Snart jul och dags för ledighet! Eller…?  

I år infaller julen på så sätt att det inte blir så många extra lediga dagar. Arbetsgivarna jublar förmodligen mer än arbetstagarna. Detta är ett perfekt tillfälle för både arbetsgivare och anställda att se över semesterdagarna för att om möjligt maxa sin ledighet. I den här texten utgår vi ifrån semesterlagen. Om man följer kollektivavtal på arbetsplatsen kan reglerna se annorlunda ut.   

Vad bör arbetsgivare känna till gällande semesterdagar?

För arbetsgivare är det bra att själv se över eller få en sammanställning av hur många semesterdagar de anställda har kvar av årets dagar. Varför då? Jo, det är faktiskt arbetsgivarens ansvar att se till att de anställda tar ut minst 20 semesterdagar per år. Därför är just jul- och nyårshelgen ett perfekt tillfälle att uppmuntra till semesteruttag om verksamheten tillåter det. 

När man ändå tittar på detta kan det vara bra att gå igenom hur många och hur gamla de sparade semesterdagarna är. En anställd får spara de semester dagar som överstiger de 20 obligatoriska dagarna att ta ut. Sparade semesterdagar får sparas i fem år. Om en anställd inte plockat ut dessa inom fem år utbetalas de. Som arbetsgivare kan det vara bra att informera sina anställda om detta.  

 Vad ska jag som anställd tänka på gällande mina semesterdagar?

Som arbetstagare är det bra att se över sitt semestersaldo, både med kvarvarande dagar för året men också de sparade semesterdagarna.

• Fundera först över om du tagit ut minst 20 semesterdagar?
  Om svaret är Nej – gör det!
• Undersök sedan om du har sparade dagar som håller på att löpa ut.
  Har du det, se till att använda dem! Viktigt att känna till och vara medveten om är att de sparade dagarna inte kan användas förrän årets dagar är slut (läs: “använda”).   

Har du frågor om semester?

På vår hemsida finns en FAQ med massor av frågor och svar om semester och annat.
Du är också varmt välkommen att kontakta oss lönekonsulter på Business! 

Lina Hoff
Affärsområdesansvarig Lön
070-995 46 95, lina.hoff@ucsone.se