Kostnader i företag – avdragsgilla eller ej

Att bedöma om advokad- och rättegångskostnader är avdragsgilla eller inte kan ofta bli svårt att avgöra. Generellt kan man säga att advokat-, rättegångskostnader och liknande är avdragsgilla om de är kostnader för att öka de skattepliktiga inkomsterna eller minska de avdragsgilla kostnaderna. 

Kostnader för tvister om en verksamhet, t.ex. en tvist om ett företagsköp, är däremot inte avdragsgilla. 

Avdrag medges inte för kostnader för skatteprocesser. Kostnader för ombudsarvoden och andra kostnader i skattemål är normalt inte kostnader för att förvärva eller bibehålla intäkter. 

Notera också att böter för fortkörning inte är avdragsgilla och att egentligen inte hör hemma alls i bokföringen då de är en personlig utgift för den som böterna utdöms till. 

Om du har tjänstebil som det betalas bilförmån för kan alla bilkostnader dras i företaget. Man ska även få ersättning från företaget för de mil man kör i tjänsten om man betalar drivmedlet själv (f.n. 9,50 kr per mil). Betalar företaget drivmedlet ska man istället förutom bilförmånen även ta upp en drivmedelsförmån. Observera att resor till och från arbetet inte räknas som tjänsteresa. 

Ifall du använder företagets bil i ringa omfattning kan du slippa att bli beskattad för bilförmån. Med ringa omfattning menas att man inte får använda bilen för privat bruk mer än max 10 ggr per år och inte köra den mer än 100 mil/år. 

Använder man privat bil i tjänsten kan man ta ut 18,50 kr per mil skattefritt som ersättning för detta. Man kan få ersättning med ett högre belopp men det som överstiger 18,50 blir skattepliktigt. Utöver milersättningen kan man även få ersättning för parkerings avgifter samt vägavgifter och dylikt. Dessa 18,50 kr per mil gäller även om du har en enskild firma eller är delägare i ett handelsbolag. 

Avseende bilförmån kan denna sättas ned om bilen används i tjänsten mer än 3 000 mil om året (sätts ner till 75% av hel bilförmån) eller om den har karaktär av arbetsredskap som begränsar det privata utnyttjandet. 

Kostnader för friskvård och motion är normalt sett avdragsgilla. Om friskvården är av enklare slag så är den skattefri för den anställde. En förutsättning är att den erbjuds samtliga anställda. Personer som är enskilda näringsidkare eller handelsbolagsägare omfattas inte av denna möjlighet eftersom dom inte räknas som anställda. 

Skatteverket har satt en gräns på 5 000 kr per år och anställd för att det ska vara skattefritt. Observera att om bidraget överstiger denna summa så blir hela bidraget skattepliktigt, inte bara den del som överstiger 5 000 kr. Så tillhandahåller man flera aktiviteter som tillsammans  överstiger 5 000 kr så blir alla skattepliktiga. Tänk också på att beloppet är inklusive moms. 

Enstaka friskvårdsaktiviteter som överstiger 1 000 inklusive moms anses inte vara av enklare slag och blir därför skattepliktiga. 

Du kan få avdrag för kontor i egen bostad. Följande krav måste då vara uppfyllda: 

• Arbetsrummet får inte ingå i bostadsutrymmet dvs det ska vara avskilt från övriga bostaden eller vara inrett så att det inte kan användas som en del av bostaden. 
• Arbetsrummet ska bara användas för arbetet. 
• Arbetsgivaren får inte tillhandahålla någon arbetsplats. 
• Det ska finnas ett behov av arbetsrum i bostaden.
• Bostaden måste vara större än vad som krävts om man inte behövt ha en arbetsplats i bostaden. 

För arbetsrum i särskild lokal medges avdrag för den faktiska kostnaden för denna lokal. 

För arbetsrum i den egna bostaden medges avdrag för den faktiska merkostnaden för detta arbetsrum (det kan vara utgifter för el, uppvärmning och städning. För en hyreslägenhet är även en viss del av hyran avdragsgill). 

Du kan också välja att göra ett schablonavdrag för arbetsrum i bostaden under förutsättningen att du under beskattningsåret arbetat minst 800 timmar där, för verksamhetens räkning. Observera att gränsen på 800 timmar är en absolut gräns. Arbetar du bara 799 timmar får du inte dra av något alls med den här metoden.

Du får avdrag med 2000 kr per år om arbetsrummet finns i en fastighet som ägs av dig, din maka, din make eller din registrerade partner. Har du arbetsrummet i en bostadsrätt eller en hyresrätt får du göra ett avdrag med 4000 kr per år. I detta schablonavdrag ingår samtliga merkostnader för arbetsrum i bostaden som kostnader för värme, vatten, el, internet/bredband, m.m. 

Du får under vissa förutsättningar dra av kostnader som man haft innan man kommit igång med sin verksamhet. Kostnaden ska då ha uppkommit under det året man startat verksamheten samt även året innan starten. Kostnader man haft innan detta är normalt inte avdragsgilla. 

Du får inte ha använt kostnaden och dragit av den i någon annan verksamhet. 

Kostnaden ska vara avdragsgill och det ska vara kostnader som medfört ett direkt avdrag om verksamheten redan varit startad. Det ska vara en kostnad av mindre värde och inte t.ex. inköp av inventarier och inventarier man tagit med sig till sin nya verksamhet om dessa har ett värde över ett halvt prisbasbelopp (exkl. moms). Inventarier med högre värde ska tas upp som en tillgång och skrivas av under en längre tidsperiod. 

Kostnader för att bilda företaget är generellt inte avdragsgilla då de räknas som kostnader för att förvärva verksamheten. Det kan röra sig om registreringskostnader samt arvode till den som hjälpt till att starta företaget (t.ex. redovisningskonsult eller revisor). Kostnader som kan räknas till företagets verksamhet är dock avdragsgilla, t.ex. kostnad för byte av namn. 

För att en kurs eller konferens ska vara avdragsgill för företaget måste den först och främst vara motiverad för företagets verksamhet. Det ska även finnas ett kursprogram som måste följas. Kursprogrammet skall omfatta minst 6 tim per dag eller ca 30 tim för en vecka. Dessa kriterier måste vara uppfyllda för att den anställde inte ska förmånsbeskattas för resan. 

Avseende kurs så ska det vara en vidareutbildning och inte en grundläggande utbildning. T.ex. kan inte betala en körkortsutbildning. En sådan kurs betraktas som lön till den anställde (kursen blir då avdragsgill som lönekostnad för företaget). 

Om man uppfyller kraven för att det ska bli avdragsgillt  får man förutom avdrag för själva kurskostnaden även dra av resa, hotell och ökade levnadsomkostnader (erläggs som traktamente). 

Kostnader för mobiltelefon och samtalskostnader är normalt avdragsgilla kostnader i rörelsen. Under vissa omständigheter kan det dock bli förmånsbeskattning. För att det inte ska bli fråga om förmånsbeskattning har Skatteverket satt upp tre kriterier. 

• varan eller tjänsten är av väsentlig betydelse för att den skattskyldige ska kunna utföra sina arbetsuppgifter, 

• förmånen är av begränsat värde för den anställde, och 
• förmånen för den anställde inte utan svårighet kan särskiljas från nyttan i anställningen (11 kap. 8 § IL) .

Kostnader för underhåll och reparation av fastighet i näringsverksamhet är avdragsgilla. Kostnader för ny-, till-, och ombyggnad ska däremot inte dras av direkt utan skrivas av över flera år. Regler för detta område är dock komplicerade och omfattande, så vi kan inte ta upp allt här. Det rekommenderas att kontrollera varje projekt med redovisningskonsult, revisor alternativt med Skatteverket. 

Skadestånd som företaget måste betala på grund av något som har med näringsverksamheten att göra är avdragsgillt. Företaget får dra av skadestånd på grund av olyckshändelse som företaget varit ansvarigt för, om olyckshändelsen varit en normal risk i verksamheten. Skadestånd till köpare på grund av brister eller fel i levererade varor eller försenad leverans är också en avdragsgill kostnad. Samma sak gäller kostnader som uppstår i samband med att företaget blir stämt för avtalsbrott. 

Skadestånd får inte dras av om det grundas på lagen om medbestämmande i arbetslivet eller någon annan lag som gäller förhållandet mellan arbetsgivare och arbetstagare och avser annat än ekonomisk skada, se 16 kap 15 § inkomstskattelagen. 

Kostnader som uppkommer i samband med skatterådgivning är generellt inte avdragsgilla för företaget. Detta gäller även upprättande av Inkomstdeklarationer. 

Skatteverket har dock medgivit att viss form av skatterådgivning är avdragsgillt. Vad som man anser vara avdragsgillt eller ej har man beskrivit enligt följande: 

• Om ett företag t.ex. i samband med en omstrukturering av verksamheten, t.ex. ett byte av företagsform, har utgifter för skattekonsultationer i samband med omstruktureringen, bör utgifterna bli avdragsgilla. 

• Om utgifterna istället hör till en bolagsbildning blir de inte avdragsgilla, annat än vid en eventuell försäljning av andelarna i det nybildade företaget. 
• Skatteverket anser att utgifter som uppkommer i samband med en ansökan om ett förhandsbesked i en viss fråga, torde vara avdragsgilla. 
• När det gäller deklarationsbiträde och biträde vid skatteprocesser (förutom momsrelaterade ärenden) konstaterar Skatteverket att rättspraxis säger att avdrag inte medges för dessa utgifter. 
• Avdrag medges inte heller för utgifter i samband med svar på Skatteverkets frågor eller i samband med taxeringsrevision, omprövning, överklagande eller en efterföljande process. 
• Skatteverket anser avslutningsvis även att avdrag inte kan medges för kostnader som kan sägas utgöra mycket avancerad skatteplanering. 

Man får numera inte göra något avdrag på måltider i samband med representation. Däremot får man avdrag för momsen på ett underlag upp till 300 kr exkl. moms/person och tillfälle. Detta gäller både extern och intern representation. 

Enklare förtäring och förfriskningar är dock fortfarande avdragsgilla om de uppgår till högst 60 kr/person och tillfälle. Exempel på enklare förtäring är kaffe, bullar, kakor, frukt och enklare smörgås. 

Man kan även få avdrag för moms på ett underlag upp till 300 kr vid visningar och demonstrationer. För representation vid t,ex. teaterbesök och greenfee kan man få avdrag för momsen på ett underlag upp till 180 kr/person och tillfälle. Samma belopp (180 kr) gäller för kringkostnader vid personalfest t.ex. musikunderhållning. 

På Skatteverkets hemsida kan du räkna ut hur mycket moms du kan dra av för representation i form av lunch, middag och enklare förtäring. Du kan också se vilken kostnad du får dra av i inkomstdeklarationen. 

Ett underskott som uppkommit i en verksamhet får sparas till kommande verksamhetsår och då kvittas när det uppkommer överskott (s.k. rullning av underskott). Detta får göras så länge som man har verksamheten.

Man får inte flytta underskottet till någon annan verksamhet. Normalt få man inte heller flytta underskottet och kvitta det mot inkomst av tjänst eller kapital. Ett undantag här är dock om du startat en enskild firma eller om man är delägare i ett handelsbolag så får du göra avdrag för underskottet mot inkomst av tjänst som ett allmänt avdrag de första fem åren. Avdraget får dock göras med högst 100 000 kr per år. Underskott som inte utnyttjas får flyttas med till nästkommande år. Det finns även undantag när verksamheten upphör. 

Observera att det finns spärregler för att utnyttja underskott när ett AB köper ett annat AB som har ett underskott.

Vid uthyrning till eget företag gäller olika avdragsregler beroende på om delägaren arbetar aktivt i företaget eller om han anses som passiv delägare.

För passiva delägare i fåmansföretag gäller följande regler vid uthyrning av lokal i egen bostad. Uthyraren får dra av 40 000 kr per år plus 20 procent av årets hyresinkomst. Aktiva delägare får dock inte dra av mer än de skäliga kostnader (merkostnader) som uppkommer till följd av uthyrningen. I normalfallet handlar det om ca 1000-3000 kr per år för ett kontorsrum eller ett garage. 

Är du delägare i ett fåmansägt handelsbolag får bolaget göra avdrag för marknadsmässig hyra. Överhyra är däremot aldrig avdragsgill. Du skattar för hyran i inkomstslaget kapital och får göra avdrag för de skäliga kostnaderna (merkostnader) du haft för uthyrningen.