Skatteverkets ändrade syn på moms vid transaktioner mellan arbetsgivare och anställda gör att företag bör se över sina personalförmåner. Det gäller särskilt förmåner där den anställde betalar arbetsgivaren genom löneavdrag.
Det betyder inte att alla personalförmåner automatiskt ska beläggas med moms. Frågan är i stället om arbetsgivaren har gjort ett momspliktigt tillhandahållande till den anställde mot ersättning.
Det är alltså inte längre bara förmånsbeskattningen som behöver bedömas. Företaget behöver också fråga sig om transaktionen innebär att företaget ska redovisa moms.
Vad är skillnaden mellan moms och förmånsbeskattning?
Moms och förmånsbeskattning är två separata regelverk.
En förmån kan vara skattepliktig för den anställde utan att arbetsgivaren behöver lägga moms på förmånen. Omvänt kan en transaktion med en anställd vara momspliktig även om förmånen är skattefri vid inkomstbeskattningen.
Ur momssynpunkt behöver företaget bland annat bedöma:
- om arbetsgivaren tillhandahåller en vara eller tjänst
- om tillhandahållandet sker inom ramen för ekonomisk verksamhet
- om den anställde betalar arbetsgivaren
- om det finns ett direkt samband mellan betalningen och det som tillhandahålls.
Skatteverket anger exempelvis att förmånscyklar som finansieras genom bruttolöneavdrag kan utgöra ett tillhandahållande mot ersättning. Att avdraget görs på bruttolönen förändrar inte den momsmässiga bedömningen.
Frågan är därför inte längre bara om den anställde ska förmånsbeskattas, utan även om företaget har gjort en momspliktig transaktion med den anställde.
Hur fungerar moms vid nettolöneavdrag för bilförmån?
Vid nettolöneavdrag behöver företaget skilja på förmånsvärdet och den ersättning som den anställde betalar för bilen.
Anta exempelvis att bilens förmånsvärde är 7 000 kronor och att den anställde gör ett nettolöneavdrag på 7 000 kronor.
Då blir beräkningen:
- Bilförmån: 7 000 kr
- Nettolönebetalning: –7 000 kr
- Skattepliktigt bilförmånsvärde: 0 kr
Nettolönebetalningen minskar alltså förmånsvärdet, som kan reduceras till lägst 0 kronor.
Men företaget kan samtidigt ha en momspliktig transaktion:
- Omsättning: 5 600 kr
- Utgående moms: 1 400 kr
Det är just skillnaden mellan förmånsvärdet och ersättningen från den anställde som är viktig i den här bedömningen.
Exempel med ett förmånsvärde på 10 000 kronor
Om förmånsvärdet i stället är 10 000 kronor och den anställde betalar 7 000 kronor genom nettolöneavdrag blir beräkningen:
- Bilförmån: 10 000 kr
- Nettolöneavdrag: 7 000 kr
- Skattepliktigt bilförmånsvärde: 3 000 kr
- Ersättning från anställd: 7 000 kr
- Omsättning exklusive moms: 5 600 kr
- Utgående moms: 1 400 kr
Vilka personalförmåner bör företaget se över?
En bra första åtgärd är att ta fram en komplett lista över företagets personalförmåner.
Det kan exempelvis handla om:
- cykelförmån
- bilförmån
- drivmedel
- parkering
- friskvård
- massage
- gym
- måltider
- telefon
- dator och annan utrustning
- personalrabatter
- privat sjukvård
- försäkringar
- andra förmåner som finansieras genom löneavdrag.
Hur betalar den anställde för personalförmånen?
Nästa steg är att kontrollera och dokumentera hur den anställde betalar för respektive förmån.
Det kan handla om:
- ingen betalning
- nettolöneavdrag
- bruttolöneavdrag
- separat betalning
Betalningsmodellen är viktig för den fortsatta analysen.
Hur skiljer man på moms och förmånsbeskattning?
När företaget går igenom sina personalförmåner bör två separata bedömningar göras.
Förmånsbeskattning påverkar bland annat:
- lön
- arbetsgivardeklaration (AGI)
- arbetsgivaravgifter
Moms påverkar bland annat:
- försäljning
- utgående moms
- momsdeklaration.
Det är därför viktigt att hålla isär de två regelverken. En bedömning av förmånsbeskattningen ger inte automatiskt svar på hur momsen ska hanteras.
Bör företaget kontrollera äldre personalförmåner?
Ja. Äldre upplägg kan också behöva ses över för att säkerställa att de har hanterats korrekt.
För varje förmån kan företaget kontrollera:
- när förmånen infördes
- vilka avdrag som gjorts
- hur leverantörsmomsen har hanterats
- om någon utgående moms har redovisats
- om förmånen varit skattepliktig
- om det finns perioder som behöver korrigeras.
Så kan företaget gå igenom sina personalförmåner
En strukturerad genomgång kan delas upp i fyra steg.
1. Ta fram alla personalförmåner
Skapa en komplett lista över de förmåner som företaget erbjuder.
2. Kontrollera hur den anställde betalar
Notera om betalningen sker genom nettolöneavdrag, bruttolöneavdrag, separat betalning eller om den anställde inte betalar något.
3. Separera moms från förmånsbeskattning
Gör en separat bedömning av förmånsbeskattningen och momsen. Förmånsbeskattningen hanteras inom lön och arbetsgivaravgifter, medan momsen påverkar försäljning, utgående moms och momsdeklaration.
4. Kontrollera tidigare hantering
Gå igenom äldre upplägg och identifiera eventuella perioder som kan behöva korrigeras. Kontrollera bland annat tidigare avdrag, leverantörsmoms och eventuell redovisad utgående moms.
Vad innebär förändringen för företaget?
För företag med personalförmåner som finansieras genom löneavdrag kan den förändrade synen på moms innebära att befintliga upplägg behöver ses över.
Det gäller särskilt förmåner där den anställde betalar arbetsgivaren och där det finns ett direkt samband mellan betalningen och den vara eller tjänst som företaget tillhandahåller.
En genomgång av företagets personalförmåner kan därför ge bättre kontroll över både moms, lönehantering och förmånsbeskattning.
Vad gäller för moms på personalförmåner?
Moms och förmånsbeskattning är två separata regelverk. En förmån kan vara skattepliktig utan att arbetsgivaren behöver redovisa moms, medan en transaktion med en anställd kan vara momspliktig även om förmånen är skattefri vid inkomstbeskattningen.
Ska arbetsgivaren lägga moms på alla personalförmåner?
Nej. Bedömningen beror bland annat på om arbetsgivaren tillhandahåller en vara eller tjänst mot ersättning och om det finns ett direkt samband mellan betalningen och det som tillhandahålls.
Kan bruttolöneavdrag innebära moms?
Ja. Ett tillhandahållande mot ersättning kan vara momspliktigt även när den anställde betalar genom bruttolöneavdrag. Att avdraget görs på bruttolönen förändrar inte den momsmässiga bedömningen.
Hur påverkar nettolöneavdrag en bilförmån?
Nettolönebetalningen minskar förmånsvärdet, som kan reduceras till lägst 0 kronor. Företaget kan samtidigt ha en momspliktig transaktion och behöva redovisa utgående moms på ersättningen från den anställde.
Vilka personalförmåner bör företaget gå igenom?
Exempel är bilförmån, cykelförmån, drivmedel, parkering, friskvård, massage, gym, måltider, telefon, dator och annan utrustning, personalrabatter, privat sjukvård och försäkringar. Även andra förmåner som finansieras genom löneavdrag bör tas med i genomgången.
Vad behöver företaget kontrollera för äldre förmåner?
Företaget bör bland annat kontrollera när förmånen infördes, vilka avdrag som gjorts, hur leverantörsmomsen hanterats, om utgående moms redovisats och om det finns perioder som behöver korrigeras.
