Hösten innebär ofta mer sjukfrånvaro och vab. För arbetsgivare blir tydliga rutiner därför extra viktiga. Med enkla rutiner för hur medarbetare anmäler frånvaro blir det lättare att hantera sjukfrånvaro, vab och lönehantering på rätt sätt.
Men vad gäller egentligen vid sjukfrånvaro? När krävs läkarintyg? Hur fungerar vab och vad behöver arbetsgivaren göra när en sjukperiod passerar dag 14?
Här går vi igenom de viktigaste rutinerna för arbetsgivare.
Vilka rutiner bör arbetsgivaren ha vid sjukfrånvaro och vab?
Arbetsgivaren bör tydligt informera medarbetarna om hur frånvaro ska anmälas och vilken information som behöver lämnas.
Det är bra att tydliggöra:
- när medarbetaren ska anmäla frånvaro
- hur anmälan ska göras, exempelvis via telefon, sms, mejl eller ett särskilt system
- vilken typ av frånvaro medarbetaren ska ange, till exempel sjukdom eller vab
- vad som gäller vid längre frånvaro
- när läkarintyg krävs
- om medarbetaren behöver fylla i särskilda blanketter
Tydliga rutiner gör det enklare för både arbetsgivare och medarbetare att veta vad som gäller. De minskar också risken för fel i lönehanteringen.
När krävs läkarintyg vid sjukfrånvaro?
Som huvudregel behöver en anställd inte lämna läkarintyg till arbetsgivaren under sjukdag 1–7.
Från och med sjukdag 8 krävs normalt läkarintyg för att den anställde ska ha rätt till sjuklön. Arbetsgivaren kan i vissa fall kräva läkarintyg från en tidigare dag om det finns särskilda skäl.
Efter dag 14 upphör arbetsgivarens ansvar för sjuklön. Från dag 15 tar Försäkringskassan över och betalar sjukpenning. Det kan finnas undantag och kompletterande ersättningar, exempelvis genom kollektivavtal.
Behöver arbetsgivaren känna till diagnosen?
Nej. Läkarintyget behöver inte innehålla information om medarbetarens diagnos.
Intyget beskriver i stället bland annat hur länge frånvaron förväntas pågå och i vilken omfattning arbetsförmågan är nedsatt.
En öppen dialog kan samtidigt hjälpa arbetsgivaren att förstå vilka anpassningar eller vilket stöd medarbetaren behöver för att kunna återgå till arbetet. Medarbetaren avgör själv vilken information hen vill dela om orsaken till frånvaron.
Vad gäller vid vab?
Om ett barn blir sjukt och medarbetaren därför inte kan arbeta kan medarbetaren stanna hemma och ansöka om ersättning från Försäkringskassan.
Vab kan normalt användas när barnet är mellan 8 månader och inte har fyllt 12 år. I vissa undantagsfall kan ersättning även lämnas när barnet är äldre.
Ersättning för vab kan betalas ut i 120 dagar per år för ett barn. För barn under 12 år krävs läkarintyg från dag 8.
Vad händer vid sjukfrånvaro från dag 15?
När en medarbetares sjukperiod passerar dag 14 tar Försäkringskassan över ansvaret för sjukpenningen. Arbetsgivaren behöver då också hantera sjukanmälan till Försäkringskassan.
Från och med 1 november ändrar Försäkringskassan rutinen för hur arbetsgivare sjukanmäler anställda från dag 15.
Tidigare har arbetsgivaren kunnat göra anmälan utan att logga in genom att ange företagets organisationsnummer. Den möjligheten försvinner. I stället behöver arbetsgivaren logga in på Försäkringskassans tjänst för att göra anmälan.
Vad behöver företaget göra inför den nya rutinen?
För att kunna logga in behöver företaget vara anslutet till Försäkringskassans e-tjänster för arbetsgivare.
Vid anslutningen ska företaget utse en behörighetsadministratör. Den personen kan sedan lägga upp fler användare och tilldela behörigheter.
Anmälan ska göras av en behörig företrädare för företaget.
Anslutningen görs här https://www.forsakringskassan.se/arbetsgivare/logga-in-pa-arbetsgivartjansten/anslut-ditt-foretag-till-e-tjanster-for-arbetsgivare
Se därför till att anslutningen är klar i god tid före 1 november. Enligt informationen i underlaget ska detta vara klart senast den 31 oktober.
Så kan tydliga rutiner förenkla lönehanteringen
Sjukfrånvaro och vab påverkar både medarbetare, arbetsgivare och lönehantering. När företaget har tydliga rutiner blir det enklare att registrera frånvaro korrekt och hantera rätt ersättning.
Det är framför allt viktigt att alla vet:
- vem som ska ta emot frånvaroanmälan
- hur medarbetaren ska anmäla frånvaro
- vilken information som ska lämnas
- när läkarintyg krävs
- hur längre sjukfrånvaro ska hanteras
- vem som ansvarar för kontakten med Försäkringskassan
Tydliga processer minskar administrationen och gör det enklare att hantera frånvaro på ett enhetligt sätt.
Behöver ni hjälp med lönehantering och frånvarorutiner?
Sjukfrånvaro och vab är en naturlig del av arbetslivet, men administrationen kring frånvaro behöver fungera även när någon blir sjuk eller behöver vara hemma med sitt barn.
Med tydliga processer och rätt stöd blir det enklare att hålla ordning på frånvaro, löner och rapportering.
Vill du veta mer om hur ni kan förenkla lönehanteringen och era rutiner för sjukfrånvaro och vab? Kontakta oss så berättar vi mer.
Vanliga frågor om sjukfrånvaro och vab
När krävs läkarintyg vid sjukfrånvaro?
Som huvudregel krävs läkarintyg från och med sjukdag 8. Arbetsgivaren kan i vissa fall kräva läkarintyg från en tidigare dag om det finns särskilda skäl.
Vad händer efter dag 14 vid sjukfrånvaro?
Efter dag 14 upphör arbetsgivarens ansvar för sjuklön. Från dag 15 tar Försäkringskassan över och betalar sjukpenning.
Behöver arbetsgivaren känna till medarbetarens diagnos?
Nej. Diagnosen behöver inte framgå av läkarintyget. Däremot kan en frivillig dialog hjälpa arbetsgivaren att anpassa arbetssituationen och ge rätt stöd.
När kan en anställd få ersättning för vab?
En anställd kan ansöka om ersättning från Försäkringskassan när ett barn är sjukt och den anställde därför behöver vara hemma från arbetet. Vab gäller normalt för barn från 8 månaders ålder till och med innan barnet fyller 12 år, med vissa undantag.
När krävs läkarintyg vid vab?
För barn under 12 år krävs läkarintyg från dag 8.
Vad ändras vid sjukanmälan från dag 15?
Från och med 1 november behöver arbetsgivaren logga in hos Försäkringskassan för att sjukanmäla en anställd från dag 15. Det går inte längre att göra anmälan utan inloggning genom att ange företagets organisationsnummer.
Vad behöver företaget göra för att kunna logga in hos Försäkringskassan?
Företaget behöver ansluta sig till Försäkringskassans e-tjänster för arbetsgivare och utse en behörighetsadministratör. Anslutningen ska göras av en behörig företrädare för företaget
