Vad innebär outsourcing av ekonomi och varför väljer företag att lägga ut delar av ekonomifunktionen?
Kort sagt handlar det om att låta en extern ekonomipartner ta ansvar för hela eller delar av ekonomiarbetet, till exempel redovisning, bokslut, lön, rapportering, controllerstöd eller CFO-stöd.
För många företag handlar det inte bara om att minska administrationen. En extern ekonomifunktion kan också minska personberoendet, ge tillgång till bredare kompetens och göra det enklare att anpassa ekonomiarbetet efter företagets behov.
När är det dags att outsourca ekonomin?
Ekonomifunktionen är ofta det sista man ser över när ett företag växer. Så länge fakturorna blir betalda, momsen redovisad och bokslutet klart i tid känns det som att det fungerar.
Men kraven förändras när företaget växer. Ledningen vill kanske ha månadsrapportering, banken frågar efter prognoser och verksamheten behöver bättre uppföljning per projekt, kund eller avdelning.
Samtidigt ligger mycket av kunskapen kanske hos en eller två personer. Det fungerar tills någon blir sjuk, går på föräldraledighet eller slutar.
Det är ofta då frågan kommer: Behöver vi verkligen sköta hela ekonomifunktionen själva?
Mindre sårbar ekonomi
I många mindre och medelstora företag finns en person som kan ekonomin utan och innan. Problemet är inte att personen gör ett dåligt jobb, tvärtom. Problemet är att för mycket kunskap och ansvar kan samlas hos en enda person.
När personen plötsligt inte är tillgänglig kan det visa sig att betalrutiner inte är dokumenterade, att behörigheter bara finns hos en person eller att delar av månadsbokslutet bygger på kunskap som aldrig skrivits ned.
En extern ekonomifunktion kan minska den typen av sårbarhet.
Med en konsult och ett team bakom konsulten finns fler personer som känner till företagets rutiner och kan ta över vid behov. Teamet dokumenterar rutiner och planerar överlämningar som en naturlig del av arbetssättet, i stället för att lösa frågorna först när en kris uppstår.
Vad kostar det att outsourca ekonomi?
Det finns inget generellt pris för outsourcing av ekonomi. Kostnaden beror bland annat på företagets storlek, antalet transaktioner, vilka delar av ekonomifunktionen som ska ingå och hur mycket rådgivning som behövs.
En viktig skillnad mot en egen ekonomiavdelning är att omfattningen kan anpassas efter behov.
Ett företag kan exempelvis behöva hjälp med löpande redovisning och bokslut, medan ett annat behöver lön, rapportering, budget, prognos och CFO-stöd.
Behovet kan också förändras över tid. Under en tillväxtperiod eller ett större bokslut kan mer stöd behövas, medan omfattningen kan minska under lugnare perioder.
Vilka delar av ekonomin kan outsourcas?
Det går att lägga ut hela ekonomifunktionen eller bara de delar där företaget saknar tid eller kompetens.
Vanliga områden är:
- löpande redovisning
- kund- och leverantörsreskontra
- löneadministration
- månads- och årsbokslut
- deklarationer
- ekonomisk rapportering
- budget och prognos
- likviditetsplanering
- controllerstöd
- CFO-stöd
- koncernredovisning
Det behöver alltså inte vara allt eller inget.
Har ni redan en administratör eller ekonomiavdelning kan den fortsätta med delar av det dagliga arbetet, medan en extern ekonomipartner tar ansvar för exempelvis avstämningar, bokslut och rapportering.
Har ni en CFO eller ekonomichef kan en extern partner i stället ta hand om delar av det löpande ekonomiarbetet, så att den interna funktionen kan fokusera mer på analys, styrning och finansiering.
Tillgång till bredare kompetens
Redovisning handlar inte längre bara om debet och kredit. Skatteregler, redovisningsregler och rapporteringskrav förändras löpande, samtidigt som digitalisering och nya system förändrar ekonomiarbetet.
För en liten ekonomiavdelning kan det vara svårt att både sköta det dagliga arbetet och hålla sig uppdaterad inom alla områden.
Hos en ekonomipartner finns kompetensen samlad i ett team. Konsulten som arbetar med er behöver inte kunna allt själv. Vid behov kan andra specialister bidra med exempelvis skattefrågor, koncernredovisning eller mer avancerad ekonomisk rådgivning.
UCS One Business arbetar enligt Srf:s standard Rex. Flera av våra konsulter är auktoriserade redovisningskonsulter eller auktoriserade lönekonsulter och verksamheten är certifierad enligt FR2000.
AI och automation förändrar ekonomiarbetet
AI och automation gör det möjligt att minska många manuella moment i ekonomifunktionen.
Systemen kan tolka och kontera leverantörsfakturor automatiskt, hantera attester digitalt och matcha avstämningar maskinellt. Avvikelser kan också identifieras automatiskt i stället för att upptäckas genom manuella kontroller.
Utmaningen är ofta inte att tekniken finns, utan att avgöra vilka lösningar som faktiskt skapar nytta för det egna företaget.
Inom UCS One Business finns även affärssystemkompetens. Det innebär att utvecklingen av ekonomifunktionen kan kopplas ihop med företagets befintliga system och processer.
Målet är inte digitalisering för digitaliseringens skull. Målet är en ekonomifunktion som kräver mindre manuellt arbete och samtidigt ger bättre information.
Från redovisning till bättre beslutsunderlag
En modern ekonomifunktion ska inte bara visa vad som redan har hänt. Den ska också hjälpa ledningen att förstå vad som händer och vad som kan behöva göras framåt.
Månadsrapportering, nyckeltal, budget, prognos, likviditetsplanering och lönsamhetsanalys kan ge ledningen bättre underlag för beslut.
För vissa företag räcker det att få ordning på den löpande redovisningen och kunna lita på siffrorna. Andra behöver ett mer kvalificerat bollplank i form av controllerstöd eller CFO på deltid.
Måste man outsourca hela ekonomifunktionen?
Nej. Det går att outsourca enstaka delar av ekonomin eller bygga upp en extern ekonomifunktion stegvis.
Ett företag kan exempelvis börja med bokslut och deklaration och senare lägga till löpande redovisning, lön eller ekonomisk rapportering.
Det viktiga är att ansvarsfördelningen är tydlig: vem gör vad, när ska det göras och vem ansvarar för att underlagen finns på plats?
En bra outsourcinglösning ska därför komplettera det som redan fungerar – inte skapa onödig förändring.
Vad ska man tänka på innan man outsourcar ekonomi?
Innan ni väljer en extern ekonomipartner är det bra att fundera på tre frågor:
- Vilken hjälp behöver företaget idag?
- Vilka delar fungerar bra internt och bör behållas?
- Behöver ni främst redovisning eller även analys, rådgivning och styrning?
Det är också viktigt att någon internt har ansvar för samarbetet och kan fatta beslut när det behövs.
Outsourcing löser inte automatiskt otydliga interna processer. Men med tydlig ansvarsfördelning, dokumenterade rutiner och rätt kompetens kan en extern ekonomifunktion bli ett stöd för både den dagliga verksamheten och företagets fortsatta utveckling.
Hur kan en extern ekonomifunktion se ut?
Det finns ingen standardlösning som passar alla företag.
Hos UCS One Business börjar vi med att förstå hur er ekonomifunktion fungerar idag. Vi kartlägger vad som tar onödig tid, var det finns sårbarhet och vilka delar vi kan effektivisera eller utveckla.
Upplägget kan vara en enskild del av ekonomin eller en komplett ekonomifunktion med redovisning, lön, controller- och CFO-stöd.
Vanliga frågor om outsourcing av ekonomi
Vad innebär outsourcing av ekonomi?
Outsourcing av ekonomi innebär att ett företag anlitar en extern ekonomipartner för att hantera hela eller delar av ekonomifunktionen. Det kan exempelvis innebära att en extern partner hanterar redovisning, bokslut, lön, rapportering, controllerstöd eller CFO-stöd.
Är outsourcing av ekonomi bara för små företag?
Nej. Både mindre och större företag kan använda externa ekonomitjänster. För mindre företag kan det handla om att få tillgång till bredare kompetens, medan större företag exempelvis kan outsourca en specifik process eller komplettera den egna ekonomiavdelningen.
Kan man outsourca bara delar av ekonomin?
Ja. Det går att lägga ut exempelvis löner, bokslut, redovisning, koncernredovisning eller controllerstöd och behålla andra delar internt.
Är outsourcing av ekonomi billigare än att ha en egen ekonomiavdelning?
Det går inte att säga generellt. Kostnaden beror på företagets behov och omfattningen av tjänsten. En fördel med en extern lösning är att omfattningen kan anpassas efter behov i stället för att företaget behöver bygga en fast organisation för alla tänkbara behov.
Vad är skillnaden mellan outsourcing och en redovisningsbyrå?
En redovisningsbyrå kan framför allt hjälpa till med redovisning och deklarationer. En bredare extern ekonomifunktion kan även omfatta exempelvis rapportering, budget, prognoser, controllerstöd, ekonomistyrning och CFO-stöd. Vad som ingår beror på leverantören och upplägget.
