Systemimplementation - Hur går det till och vad bör man tänka på?

Säkra din systemimplementation

I tidigare inlägg har vi pratat om vad som är viktigt att tänka på när man kikar på nytt affärssystem men också jämfört olika typer av lösningar. Vad är egentligen mest värdefullt för er? Affärssystemet, rätt kompetens hos leverantören, eller kombinerat den mest ekonomiska lösningen?

I offentliga upphandlingar brukar man använda begreppet ”ekonomiskt mest fördelaktiga” och vi kan bara hålla med om det! Med ekonomiskt mest fördelaktiga beslut menas den sammanvägda kostnaden av både funktionalitet, användarvänlighet, leveransförmåga hos tjänsteleverantör samt beställarens förmåga att hantera uppdraget med så låg kostnad som möjligt.

Här följer tips på vad ni bör säkra i samband med både val av leverantör och både tänka på samt förvänta sig i samband med ett s.k. implementationsarbete.

Val av leverantör

Välj rätt tjänsteleverantör! Vi tror att viktigast är att välja en leverantör som delar er syn på konsultkompetens. En lämplig fråga att utreda är om leverantören tillhandahåller resurser med bred kompetens inom området ekonomi, IT, logistik och utveckling. Finns det exempelvis konkurrensfördelar i form av att tjänsteleverantören har en bredd av olika resurser eller enkelt kan komplettera sin kompetens genom ett etablerat samarbete med ett externt bolag? Finns det dokumenterad erfarenhet inom just er bransch? Referenskunder kan vara en bra indikator.

Extern kompetens

Välj inte att utreda ett affärssystem själva, ta hjälp! Det brukar oftast vara en dyr historia att välja lösning baserat på vad ledningsgruppen tycker att ni ska välja utifrån vad man hade på tidigare arbetsplatser. Detta är ett relativt vanligt problem och ledningsgruppen saknar oftast förmågan att själva objektivt utreda samt välja ett affärssystem som passar just er verksamhet och ert framtida behov. Välj en leverantör som har erfarenhet att hjälpa er med att objektivt utreda den bästa lösningen.

Vad ingår i offerten?

Stirra er inte blinda på offerten! Tar ni in offerter från olika leverantörer och väljer leverantör baserat på antalet estimerade timmar och timkostnaden? Då är det bäst att ni tittar en gång till. Titta extra noga på innehållet och vad leverantören har planerat leverera för dessa timmar, men också vad leverantören i projektet kan erbjuda just er och ert framtida krav.

Så hanterar du systembytet

Systemimplementation är inledningsvis inte alltid lätt! Att implementera ett nytt affärssystem kan i början vara smärtsamt för organisationen och fördelarna av arbetet kan först vara svåra att se. Tillsätt resurser för att kunna hantera systembytet. Det blir en puckel att ta sig förbi för att sedan bli enklare. Att hyra in en projektledare på egna sidan kan vara en rekommenderad lösning. Många gånger kan faktiskt ett byte av affärssystem belysa brister och styrkor hos er personalstyrka men också väcka flera behov. Nya integrationer till andra försystem eller outsourcing av hela eller delar av ekonomifunktionen är exempel på sådana.