Att välja affärssystem är oftast nervöst. Hur ska man göra korrekt val av nytt affärssystem? Och kommer systemet fungera som man tänkt sig?
Nedan går vi igenom 3 punkter du bör tänka på när du ska välja affärssystem.
1. Kravinsamling
Större företag har ofta många olika arbetssätt och system de arbetar i. För att identifiera om ett system passar er, och vilka lösningar man kan finna i systemet som uppfyller de krav ni har, krävs en utförlig kravspecifikation. Några exempel på detta kan vara följande:
- Det ska gå att få ut utförlig data från systemet för att skapa en automatiskt ifylld koncernrapport.
- Affärssystemet ska kunna hantera fastighetsmoms med automatisk kostnadsföring av ej avdragsgill moms.
- Matchning och avbokning av kundfakturor ska ha en hög grad av automatisering.
- Saldobesked ska skickas ut till kunder automatiskt.
- En lista ska komma till mailboxen varje vecka med förfallna kundfordringar att hantera.
- Att kunna koppla existerande försystem man inte vill byta ut, och att dessa fungerar bra med affärssystemet.
Den sista punkten är för de flesta företag väldigt relevant. Ofta har företag ett försystem för inkommande leverantörsfakturor. Kanske har man även ett försystem som hanterar kundfakturor. Ovanpå detta kan det finnas projekthanteringssystem och så vidare. Det är viktigt att hitta information huruvida de existerande försystemen kan fungera mot affärssystemet och vilken information och data som kan föras över mellan dessa system. Om systemen inte kan kopplas med varandra kan det antingen vara relevant att byta försystem, skapa en integration eller titta efter ett annat affärssystem.
2. Arbetsgrupp
Vid en större flytt till nytt affärssystem rekommenderas det att en arbetsgrupp bildas. Denna arbetsgrupp ska se till att alla områden gås igenom och kravbilden blir tydlig. Exempel på roller som bör ingå:
- En projektledare bör leda projektet att hitta ett nytt affärssystem, oftast en ekonom.
- Representanter inom berörda områden. Arbetar man med olika produktionslinjer är det t.ex. bra om produktionschefen är inblandad. Det kan också gälla en anställd som själv arbetar i ett unikt försystem.
- IT-kunnig som vet hur försystemen och dess kopplingar fungerar. Antingen en kontakt hos leverantören som driver försystemet eller en anställd i ert företag.
Med arbetsgruppen säkrar du att det finns en ordentlig styrning åt vilket håll projektet ska leda. Dessutom säkerställer du att ni får den kunskap som krävs för att effektivt hitta ett passande affärssystem och därefter göra flytten.
Ofta är det de personer som själva arbetar i systemen som kan se till att bäst val görs vid övergången till det nya systemet. De har troligen själva en bra bild av hur de vill förbättra sina rutiner. Det är bra att blanda in alla som berörs av flytten. Exempelvis ekonomer eller projektledare. Ett stort argument för att byta affärssystem är att bättra på rutinerna, och det är därför viktigt att säkerställa att alla anställda känner att något i deras arbetssätt förbättras när man byter affärssystem.
Det är även arbetsgruppen som kommer att ha kontakten med den partner som ska hjälpa er praktiskt med systembytet.
3. Krav på de anställda
Det är viktigt att vara medveten om kraven på de anställda. Om ni ska börja arbeta i ett molnbaserat affärssystem kommer det behöva ske en mental omställning för att börja arbeta i ett nytt affärssystem. Speciellt om man suttit i flera år med samma gamla rutiner.
Om du ska börja arbeta i ett molnbaserat affärssystem är det viktigt att du åsidosätter tid för att hitta rutiner för att förbättra arbetssättet, samt att du använder de verktyg som finns i systemet för att förenkla ditt arbete. Du ska inte fortsätta arbeta med gamla rutiner i det nya affärssystemet på grund av gammal vana.
Fundera redan i detta steg på vilket utbildningsbehov ni kommer att ha. För att hitta bra arbetssätt och tips på hur ni arbetar i det nya affärssystemet rekommenderar vi att ni går en mindre utbildning anpassad för just ert företag.
Vill du få hjälp med att byta eller välja affärssystem?
Vi hjälper dig. Med vår erfarenhet av affärssystem/integrationer och kunskap om redovisning och branschspecifika krav kan vi vägleda, implementera och ge tips om de mest kritiska vägskälen. Allt för att ni ska få en lyckad övergång till det nya affärssystemet.
