Marika

Är du förberedd inför inspektion?

Arbetsmiljöverket har från oktober 2023 till och med mars 2024 fokus på att inspektera hur små företag med 1–49 anställda jobbar med sitt systematiska arbetsmiljöarbete (SAM).  

Sverige har lagar och regler för att ingen ska bli sjuk, skadas eller avlida av jobbet. För att uppnå detta behöver alla arbetsgivare följa dessa regler och arbeta med sin arbetsmiljö på ett systematiskt sätt. 

Inspektion av systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) i små företag 

Anledningen till att arbetsmiljöverket väljer att lägga fokus på att kontrollera hur mindre företag arbetar med sitt systematiska arbetsmiljöarbete är att företagen generellt inte arbetar med arbetsmiljön på ett systematiskt sätt. Det är vanligt att arbetsmiljöarbetet blir reaktivt när en olycka väl sker eller när företaget får krav på sig att åtgärda problem.  

Syftet med inspektionerna är att kontrollera att arbetsgivaren lever upp till arbetsmiljöreglerna, men också att öka kunskapen kring SAM och uppmärksamma vilka ansvar som vilar på arbetsgivaren. Om Arbetsmiljöverket upptäcker brister vid inspektionen ställer de krav på att företaget ska åtgärda dem samt följer upp att det blivit gjort. 

Mer information finner du på Arbetsmiljöverkets hemsida.

Vad är systematiskt arbetsmiljöarbete? 

Systematiskt arbetsmiljöarbete är föreskrifter från Arbetsmiljöverket. Genom att följa SAM ska arbetsgivaren organisera, genomföra och följa upp sitt arbetsmiljöarbete och att göra det till en naturlig del av verksamheten. Målen med arbetsmiljöarbetet är att förebygga ohälsa och olyckshändelser samt att skapa en utvecklande och god arbetsmiljö för alla arbetstagare.  

Tag hjälp innan Arbetsmiljöverket knackar på 

Upplever ni att det finns brister i ert systematiska arbetsmiljöarbete eller rent av behöver komma i gång innan Arbetsmiljöverket står på tröskeln? Även om Arbetsmiljöverket inte gör ett nedslag hos just er denna gång gäller fortfarande lagarna och föreskrifterna.

Ibland behövs extra stöd i dessa frågor och finns kompetensen inte hos er kan vi bidra med vår. På UCS One Business kan vi erbjuda såväl sporadisk support inom specifika områden som längre lösningar för att tillgodose just ert behov. Vi kan underlätta i planeringen, implementeringen och uppföljningen av ert arbetsmiljöarbete för att ge er bättre förutsättningar och en inspektion utan anmärkningar.
 

Önskar du mer information om hur vi kan hjälpa dig och ditt företag?

Välkommen att kontakta Philip Malm! 

Dagarna blir kortare och mörkare och tiden springer mot jul vilket innebär ledighet för många. Medarbetare jobbar med säkerhet i högt tempo för att slutföra sina arbetsuppgifter inför ledigheten, kombinerat med eventuell julhandel, matlagning och förberedelser inför jul. Är det en omöjlig ekvation att leverera på arbetet, leverera i hemmet inför jul och samtidigt hinna med att återhämta sig under ledigheten? Finns det sätt för dig som arbetsgivare att underlätta för medarbetarna och skapa förutsättningar för återhämtning?  

Så skapar du förutsättningar för återhämtning under julen

Åtta av tio personer upplever stress på jobbet och när tiden drar ihop sig inför frånvaro kan det sätta ännu högre press att slutföra arbetsuppgifter och projekt. Men faktum är att ju mer stressad man varit, desto svårare är det att varva ner. Tiden det då tar att just varva ner skapar försämrade förutsättningar för återhämtning. Det innebär att de personer som struntar i regelbunden återhämtning i vardagen och väntar på semester eller ledighet, till slut tappar förmågan att koppla av. I längden kan detta leda till flera arbetsrelaterade hälsobesvär som i värsta fall blir långa sjukskrivningar.  

Samtidigt som medarbetarna kanske stressar in i det sista inför ledigheten står arbetsgivare inför ännu en utmaning som också handlar om möjligheterna till återhämtning. Dagens 24/7-samhälle, där vi ständigt är uppkopplade och nåbara, har ökat möjligheterna för flexibilitet men också höjt kraven på tillgänglighet. Mail besvaras utanför arbetstider och notiser från teamschatten plingar från mobilen. För vissa organisationer funkar detta bra och medarbetare har möjlighet till frihet i sina arbetstider. För andra är ramarna otydliga och gränssnittet mellan jobb och privatliv diffust. Oavsett om medarbetarna uppfattar situationen som god eller inte behöver alla återhämtning och känna sig fria från arbetsansvar under sin ledighet. 

Behovet av att tydliggöra kraven på tillgänglighet har nog aldrig varit så angeläget som idag, speciellt för att skapa förutsättningar för medarbetare att koppla av efter jobbet, på helgen eller under semestern. Som chef krävs det en tydlighet mot medarbetarna när man förväntas vara tillgänglig, men också direktiv i när man ska låta bli att svara på mail, i telefon eller i chatten. Även chefer behöver återhämtning och förväntas medarbetarna förhålla sig till riktlinjer kring tillgänglighet är det helt avgörande att chefen lever som hen lär.  

Finns det behov kan företaget upprätta en tillgänglighetspolicy. I denna tydliggör ni förväntan på respons på kommunikation eller reder ut andra oklarheter avseende tillgänglighet utanför arbetstid. Policyn kan exempelvis beröra utskick av mail utanför arbetstid. När och om man får ringa en kollega som är ledig. Den kan också innefatta hur ni hjälps åt för att upprätthålla policyn.   

Som chef finns också ett stort ansvar att kontinuerligt undersöka om medarbetarna har en rimlig arbetsbelastning och att de har chans att återhämta sig i vardagen. Ett tips är att ha incheckningar individuellt eller i grupp där samtliga får dela med sig av vad som fyllt er med energi under veckan och vad som förbrukat den. Transparens i gruppen leder oftast till ett större ansvarstagande för det gemensamma måendet.  

Påminn medarbetarna att släppa arbetet om de ska vara lediga under jul och ge dem rätt förutsättningar för att lyckas med det!  

Önskar du stöd av en HR-expert?

Vi hjälper dig! Välkommen att kontakta oss.

Hösten är på ingång och våra HR-experter trendspanar 👀

Detta bör du som arbetsgivare känna till inför hösten 2023:

1. Hybrid arbetsplats

Pandemin är nästan ett minne blott. Har ni bestämt hur ni ska strukturera er arbetsplats och möjlighet till distansarbete? Om inte är det dags att ta tag i frågan och skapa en struktur som passar er verksamhet och samtidigt tar hänsyn till medarbetares önskemål. Många kandidater på arbetsmarknaden förespråkar möjligheten att arbeta hybrid. Fungerar det att applicera i din verksamhet? Är det värt att utforska?

2. Employee wellness

Dagarna blir kortare och kortare och höstmörkret är på intågande. Håller du ögon och öron öppna för dina anställdas mående? Fundera över hur ni som arbetsgivare kan skapa de bästa förutsättningarna för er personal att må bra och prestera som bäst.

3. HR-tech

Under 2023 är HR Tech-scenen hetare än någonsin. Tekniska system och tjänster hjälper HR i arbetet med företagskultur och att ta tillvara på medarbetares välmående och potential.  Idag finns en mängd olika leverantörer, och alltifrån digitala lösningar för HRM-system, rekrytering, onboarding, e-learning och pulsmätningar. Frågan du bör ställa dig är om du som arbetsgivare har rätt verktyg för att behandla alla HR-frågor i din verksamhet samt vilket av alla alternativ du ska välja.

4. Pulsmätningar

Har ni börjat med pulsmätningar? Om inte är det dags för det. “Det går fort i hockey” och det gäller att hänga med i svängarna i hur medarbetare upplever er organisation och arbetsvardag. Med mer frekventa och korta medarbetarundersökningar kommer möjligheten att som arbetsgivare se att de åtgärder man gör också ger resultat i relativ realtid.

Våra HR-experter stöttar företag i HR-ärenden av varierad karaktär, bland annat likt frågorna ovan. Välkommen att kontakta oss, så berättar vi mer!

Kontakt

Philip Malm