Vi har samlat våra 7 viktigaste tips för att optimera din chans att välja rätt lönesystem.
Hösten är nu i antågande och för många kan det betyda en nystart efter att ha laddat med ny energi under semestern. För många verksamheter betyder även detta starten på ett nytt räkenskapsår – och kanske ett nytt affärssystem. Något annat som hösten kan vara början på? Jo, starten på bytet av ditt lönesystem!
Det kan dock kännas som en övermäktig uppgift att byta system. Att navigera och söka efter det mest optimala systemet för verksamheten kan upplevas krångligt och tidsödande. Var börjar man och vilka är de viktigaste funktionerna som det nya lönesystemet behöver ha?
Nedan ger våra löne- och systemexperter sina 7 främsta tips kring hur du optimerar systembytet:
1. Vad har ni idag och vad behöver ni i framtiden?
Gå igenom och granska nuläget. Ställ upp de skallkrav ni har på det nya lönesystemet. Genom att först specificera vilka systemtekniska krav som behövs i det nya systemet är det lättare att sålla bland den mängd av system som finns på marknaden. Kravspecifikationen får gärna vara detaljerad och vara en utgångspunkt vid kontakt av systemleverantörer. Efter att skallkraven är uppställda kan demos bokas in med de systemleverantörer som uppfyller era krav.
2. Vilka stödfunktioner erbjuds?
Andra viktiga faktorer som bör vara en del av skallkraven är bland annat underhåll, drift, support och utbildning i systemet. Vill ni själva ansvara för uppdateringar och systemförändringar eller vill ni leja ut driften? Ni behöver se nämligen se till så att er verksamhet den tekniska kapacitet som krävs när det kommer till installation och säkerhet.
3. Komplexa processer – made simple?
De moderna löne- och personalsystem som erbjuds idag har flertalet förenklade och automatiserade funktioner. Detta betyder att många tidsödande manuella processer blir allt färre och tid är ju pengar, visst? Vilka funktioner är viktiga för er? Har ni i dagsläget flera system där exempelvis person- och anställningsuppgifter lagras? Erbjuder systemleverantören en helhetslösning så personuppgifter endast behöver lagras på ett ställe? Har löneprogrammet enkla och fullständiga rapportfunktioner? Har systemet möjlighet till smidig hantering av semesterberäkning, lönerevision och retroaktiva löner? Har lönesystemet en inbyggd kontrollfunktion som loggar och flaggar för avvikelser i lönebredningen? Ställ systemleverantören hellre två frågor för mycket än för lite så att viktiga delar i löneprocessen inte går förlorade.
4. Lokalt installerat eller i molnet?
Flexibilitet är A och O i arbetslivet idag. Ska din lönehantering vara lika flexibel som din arbetstid? Då ska du satsa på ett molnbaserat lönesystem på webben. Ett molnbaserat lönesystem ger dessutom också mindre bekymmer med uppdateringar och dylikt eftersom många stödfunktioner likt uppdateringar sker på automatik av systemleverantören. Kan bytet av lönesystem också bidra till att ni skippar manuella löneunderlag och blir fullt ut digitala?
5. Hur ser det ut med integrationer?
I dagsläget erbjuder många systemleverantörer helhetsintegrationer av för-, personal- och lönesystem för att automatisera processen. Har ni skilda för- och lönesystem som ska ”prata med varandra”? Se då till att det går att integrera de med varandra. En viktig aspekt att också ta ställning till att se till så ert nya lönesystem kan integreras med ert eftersystem för bokföring och fakturering.
6. Support och utbildning
Hur ser det ut med support, utbildning och flexibilitet hos systemleverantören? Erbjuder de en supportfunktion i licensen eller debiteras det extra? Erbjuder de webbinar och/eller utbildningar? Gör det tydligt för er själva vilken support och säkerhet ni får tillgång till innan ni ingår partnerskapet.
7. En trygg hand under systembytet?
Har systemleverantören en väl beprövad implementationsprocess? Vad har leverantören och dess konsulter för erfarenheter? Hur väl samspelar systemleverantören med dig som kund under systembytet? Systemleverantören du väljer ska kännas trygg och ska hjälpa samt guida dig genom systembytet både med lägesuppdateringar, expertråd och tips i systemet för att effektivisera just era processer.
Känns det krångligt och invecklat?
Behöver du hjälp med att sålla bland uppsjön av lönesystem eller behöver du bara någon att bolla med? Vi på UCS One Economy har en bred erfarenhet av systemimplementationer i flertalet system och finns behjälpliga för uppsättningar i bland annat Fortnox Lön, Visma Lön 600, Flex HRM och Visma.Net Payroll SE. Dessutom har vi expertis inom lön, ekonomi och HR. Vi förstår dina behov och strävar alltid efter att hitta en systemlösning som passar din verksamhet på bästa möjliga sätt.
