Marika, författare på UCS One Business

Marika In Nyheter & kunskap, Nyheter inom lön

Vad gör egentligen en lönekonsult?

“Hur svårt kan det va’ – det är väl bara att trycka på knappen den 25:e? Sköter inte systemen allt nu för tiden?”

Det här är vanligt förekommande påståenden när det handlar om löneadministration, men riktigt så enkelt är det inte. Löneprocesser är komplexa och lönekonsulten är en oumbärlig resurs för alla arbetsgivare i frågor som rör personalens löner.

Vad gör en lönekonsult?

Områden som en lönekonsult arbetar med dagligen är löpande lönehantering, förmåner, redovisning av skatter och avgifter samt analys och rådgivning av lagar, regler och kollektivavtal. Oavsett om ett företag har tre eller trehundra anställda, så behöver den löneansvariga dessutom kunna göra allt från att skicka statistikrapporter till olika myndigheter, ta fram underlag till diverse intyg samt svara på frågor om pensionsavsättningar och friskvårdsbidrag.

Här är några områden du kan känna dig trygg med att en lönekonsult kan:

Kollektivavtal
Nya lagar, regler och rättsfall.
Systemkunskap
Digitalisering
Rapportering – Skatteverket, FORA, Collectum, Försäkringskassan och Svenskt Näringsliv kräver flertalet återkommande rapporteringar i olika digitala filformat.

Några vanliga frågor en lönekonsult kan besvara/hjälpa dig med:

Vi vill bjuda alla anställda på frukost varje fredag. Blir det kostförmån?
Varför står det engångsskatt på mitt lönebesked?
Jag funderar på att skaffa en förmånsbil. Hur kommer det påverka min lön?
En av våra anställda ska sluta. Kan ni ta fram ett arbetsgivarintyg?
På mitt lönebesked står angivet både obetalda och betalda semesterdagar. Vad betyder obetalda – jag har väl rätt till 25 semesterdagar?
Jag har en anställd som varit långtidssjukskriven. Hon kan väl inte ha full semester?

Löneadministrationen på ett företag innebär med andra ord mycket mer än att bara trycka på en knapp den 25:e varje månad.

Processen kräver specialistkunskap och att man ständigt håller sig uppdaterad på lag- och regeländringar. Att lägga detta ansvar- och binda kunskapen till en och samma person inom företaget gör processen väldigt sårbar. Vad händer om löneansvarig på företaget blir sjuk, har semester eller helt enkelt slutar?

En lönekonsult kan ansvara för hela löneprocessen i ert företag samtidigt som ni får tillgång till ett team där alla arbetar enligt samma arbetssätt och enhetliga processer. Med en tydligt dokumenterad arbetsprocess, ett digitalt arbetssätt och SRF:s branschstandard blir arbetet mindre personberoende. Skulle lönekonsulten bli sjuk eller vara frånvarande en längre tid så finns teamet alltid redo att täcka upp.

Funderar ni på att anlita en lönekonsult?

Vi på UCS One Economy hjälper gärna till. Kontakta oss, så beskriver vi hur vi tillsammans kan gå vidare för att kartlägga era behov och komma ram till en lösning. Våra lönekonsulter är redo att hjälpa dig!

Offertförfrågan Kontakta oss

Marika In Nyheter & kunskap, Nyheter inom ekonomi, Nyheter inom System

One Stop Shop och bokföringsprogram

Från och med 1/7 2021 finns nya regler vad gäller moms och försäljning inom EU till privatpersoner. Här kan du läsa vårt tidigare inlägg om One Stop Shop och de nya momsreglerna.

Kortfattat innebär de nya momsreglerna att om ett företag når omsättningströskeln på cirka 100 000 svenska kronor tvingas företaget nu antingen rapportera via One Stop Shop (OSS) eller redovisa momsen i andra EU-länder.

Det förstnämnda, OSS, är ett bra nytt rapporteringssätt som Skatteverket tillhandahåller. Men det finns vissa saker du som sköter redovisningen bör tänka på.

1. För att kunna använda OSS behöver du även i ditt bokföringsprogram hantera detta korrekt. I exempelvis bokföringsprogrammet Fortnox behöver du sätta upp nya momskoder och konton för varje specifikt land du säljer till.

2. Om du använder dig av och säljer via marknadsplatser eller plattformar inom EU är det vanligt att koppla dessa till bokföringsprogrammet via integrationer. Vi på UCS One Economy använder oss av olika integrationsplattformar där de redan har tillhandahållit OSS-lösningar. Med det nya rapporteringssättet OSS och integrationer till bokföringsprogrammet blir det enklare än någonsin tidigare att sälja via marknadsplatser inom EU.

Om du vill få hjälp av en heltäckande byrå som kan det juridiska, ekonomiska och tekniska arbetet kring One Stop Shop, tveka inte att kontakta oss!

Lina Blomqvist
Affärsutvecklare
Telefon: 070-219 16 10
E-post: lina.blomqvist@ucsone.se

Marika In Nyheter & kunskap, Nyheter inom ekonomi, Rådgivning

One Stop Shop: Nya momsregler för försäljning inom EU 2021

Nya regler kring moms för försäljning till privatpersoner inom EU fr.o.m 1 juli 2021

Fram till siste juni 2021 gällde momsregler som innebar att den som sålde varor till konsumenter, d.v.s. icke beskattningsbara personer, i andra EU-länder skulle fakturera sin försäljning med svensk moms. Det skulle ske till dess det aktuella landets omsättningströskel överskridits (omsättningströskeln är unik för varje enskilt land i EU). Överskreds denna så måste säljande företag registrera sig i det enskilda landet.

Från och med 1 juli 2021 ändras dessa regler. De vanligaste frågorna besvarar vi nedan:

Nya momsregler inom EU 1/7 2021 – vad gäller?

De nya reglerna innebär att: om ett företags sammanlagda försäljning till konsumenter i samtliga EU-länder överstiger ett gränsvärde om 10 000 euro (ca 100 000 i svenska kronor) ska säljande företag debitera köparlandets moms på försäljningen.

Hur redovisar man momsen med de nya reglerna?

Det finns två vägar att hantera redovisningen:

Det ena är att man registrerar företaget i de länder där man har köpare.
Det andra, och för de flesta företag enklare systemet, är att man istället hanterar momsredovisningen i den nya e-tjänsten OSS (One Stop Shop) hos Skatteverket.

Vad är OSS (One Stop Shop)?

OSS (One Stop Shop) är en ny tjänst hos Skatteverket, där du kan redovisa momsen i enlighet med de nya momsreglerna. Denna tjänst är menad att förenkla administrationen för de företag som omfattas av momsreglerna. Läs mer på Skatteverkets hemsida.

Hur kopplar jag OSS till min bokföring?

OSS är ett bra nytt rapporteringssätt som Skatteverket tillhandahåller, men för att kunna använda det behöver man även i sitt bokföringsprogram hantera det korrekt. Läs mer här.

Marika In Nyheter & kunskap, Våra nya medarbetare

Välkommen Ellen Svensk, ny ekonomikonsult på UCS One Economy

Säg hej till Ellen Svensk, ny ekonomikonsult hos UCS One Economy!

De senaste två åren har Ellen ägnat till att utbilda sig till redovisningsekonom på Yrkeshögskolan i Linköping. I juni fick hon sin examen och nu är hon redo att axla rollen som ekonomikonsult hos oss.

– Som nyexaminerad känns det riktigt roligt att komma ut i branschen och börja jobba nu direkt efter examen. Hittills är jag inne på min tredje vecka här på UCS One Economy, och det känns superbra. Det är kul att komma in i en så pass digital byrå som UCS One Economy. Som ung och grön i branschen känns det helt rätt att börja med ett digitalt arbetssätt och jag hoppas att jag kommer kunna hjälpa många kunder som inte helt kommit in i det nya digitala arbetsprocesserna.

Ellens huvudområde kommer främst vara mindre bolag och mycket i Bokio, ett system som nu ger oss möjlighet att hjälpa många nya kunder. Där kommer Ellen främst arbeta med löpande bokföring samt avstämningar. Bokio är ett bokföringsprogram som är nytt för många och som Ellen har inställningen att lära sig mer om. Både för sitt intresse i att få fördjupad kunskap om hur olika program fungerar och för att kunna ge värdefull stöttning till våra kunder.

Yrket som redovisningsekonom är spännande och lärorikt, anser Ellen. Man får möjligheten att få en inblick i många olika verksamheter och samtidigt få ”träffa” (när pandemin lugnat sig) och bilda relationer med nya människor hela tiden. Det hon ser mest fram emot är det personliga mötet, men givetvis också att underlätta för våra kunder så att deras fokus kan ligga på de dem brinner för.

– Vi här på UCS One Economy, som tycker det är roligt med rapporter, bokföring och siffror, kan hjälpa till med det som kunden kanske ser som något jobbigt 😊

Vi hälsar Ellen Svensk varmt välkommen till UCS One Economy!

Kontakta Ellen
Ellen Svensk
ellen.svensk@ucsone.se

Marika In Nyheter & kunskap, Nyheter inom System

Vad är nytt i Visma Administration 2000 version 2021.1?

Nyhet Visma Administration 2000, version 2021.1 (juni 2021)

För dig som använder Visma Administration 2000 kan det vara bra att känna till de nya funktioner och förbättringar som uppkommer i och med att systemet uppdateras. Nedan har vi samlat förbättringarna i version 2021.1.

Vad är Visma Administration 2000?

Visma Administration 2000 är ett affärssystem som används främst av småföretag. Systemet har stöd för bokföring, fakturering, orderhantering, lagerhantering (och inventering), offerter, prisinläsning med mera.

Systemet uppdateras löpande och finns således i flera versioner.

Vad skiljer Visma Administration 2000 version 2021.1 från tidigare versioner?

I nya versionen av Visma Administration 2000 (2021.1) har bland annat följande förbättringar gjorts:

Utökad information i sidopanelen

Nu kan du se kontaktuppgifter till kund/leverantör i sidopanelen när du arbetar med ett dokument under Försäljning eller Inköp. Uppgifter som visas är telefon, referens, mobiltelefon och e-post.

Möjlighet att periodisera leverantörsfakturor

Med den nya versionen kan du nu periodisera leverantörsfakturor på kommande år.

Skriva ut kontoanalys direkt med kortkommando

Nå utskriften Kontoanalys enkelt! När du är i programdelen Bokföring – Kontoplan, testa kortkommandot Ctrl + P och få ett smidigare arbetsflöde.

Nu enklare att välja företag

Har du flera företag upplagda i Visma Administration? Med nya versionen kan du enkelt söka efter ett företag. I dialogen Val av företag, skriv in ditt sökord på den översta raden i tabellen. Antingen det företagsnamn eller den företagsmapp du önskar.

För fler nya funktioner i Visma Administration 2000 version 2021.1, läs mer här.

Vi hjälper dig med Visma Administration & Vismas olika system

Som Certifierad Visma Partner är vi på UCS One Economy experter på Vismas system. Välkommen att kontakta oss för att få svar på en fråga, få hjälp att komma igång eller liknande!

Kontakta våra systemexperter

Marika In Nyheter & kunskap, Nyheter inom lön, Rådgivning

Förmåner för medarbetare under corona 2021

Förmåner för medarbetare under 2021

Vardagen och arbetslivet har förändrats under coronapandemin. För många av oss har det inneburit att man måste byta kontoret mot köksbordet och att kontakten med kollegor har fått ske via tex teams eller andra digitala verktyg. Något som också förändrats under coronapandemin är förmåner och andra arrangemang.

De förmåner som tillkommit för medarbetare under coronapandemin 2021:

Coronagåva – skattefri upp till 2000 kr

Det har tillkommit vissa skattefria förmåner, som till exempel coronagåvor. Denna gåva fanns även under 2020, men från och med 1 maj 2021 har denna skattefria förmån ökat från 1000 kr till 2000 kr. Ökningen gäller retroaktivt från 1 januari 2021.

När du som arbetsgivare ger en coronagåva bör du tänka på att den måste ges till alla anställda eller en större grupp för att gåvan ska anses vara skattefri. Man får inte ge kontanter som gåva, men presentkort som inte går att bytas mot kontanter går bra.

Coronagåvor gäller utöver andra gåvor som exempelvis jul-, jubileums- och minnesgåva.

Fri parkering på jobbet – skattefritt även under 2021

Fri parkering vid arbetsplatsen har också förlängts under 2021. Den 1 maj 2021 bestämdes att fri parkering ska vara skattefri även under 2021 och gäller retroaktivt från och med 1 januari 2021.

Bra att tänka på: Om du behöver ompröva AGI:n, så är denna förmån inte med på AGI:n.

Digital sommarfest – skattefria måltider?

Med anledning av coronapandemin är det inte längre lämpligt att hålla personalfest på “vanligt vis”. Företag kan istället ordna digitala arrangemang, som till exempel digital sommarfest.

För att fria måltider på en digital sommarfest ska vara skattefria krävs det att eventen är så kallade gemensamma måltidsarrangemang. Läs mer hos Skatteverket

Att sitta framför datorn tillsammans räknas inte som gemensamma måltidsarrangemang. De anställda kommer då bli förmånsbeskattade för 100 kr enligt Skatteverkets schablonbelopp. Däremot skulle du som arbetsgivare, med hjälp av coronagåvan, kunna ge alla anställda ett presentkort för en måltid som ni då äter på en digital sommarfest.

För hjälp vid frågor om förmåner och avdrag, välkommen att kontakta oss!

Kontakta våra löneexperter

Marika In Nyheter & kunskap, Nyheter inom System

Nyheter i SWINX Scanlev 2021

Vad är SWINX Scanlev?

SWINX Scanlev är ett program för elektronisk fakturahantering och förenklar din fakturahantering. Programmet tar hand om fakturaskanning, fakturatolkning, faktura attest och hela fakturahanteringen. Allt hanteras i SWINX Scanlev och sedan bokförs fakturorna i Vismas bokföringssystem.

Ny version 2021 – vad är nytt?

Nu har den nya versionen SWINX Scanlev 2021 lanserats. I den nya versionen har programmet fått ett nytt och modernare utseende.

Det som också är nytt i programmet är att även huvudmenyn får ett nytt utseende, blir tydligare och därmed enklare att hantera i programmet. SWINX har bytt ut de flesta knapparna och i en del fall flyttat och samlat ihop ikonerna.

I bilden ovan visas ett exempel på det nya utseendet. Om du vill läsa mer om nyheterna i versionen SWINX Scanlev 2021, klicka här.

Behöver du hjälp med SWINX Scanlev?

Välkommen att kontakta oss!

Kontakta våra systemexperter

Marika In Nyheter & kunskap, Rådgivning

Varför har man holdingbolag och vad är nyttan med det?

Vad är egentligen ett holdingbolag?

Ett holdingbolag är ett bolag som har till uppgift att äga aktier eller andelar i andra företag. Någon annan verksamhet i bolaget finns oftast inte. Den verksamhet man bedriver ligger istället i bolagen som holdingbolaget äger.

Det kan i många fall vara bättre att ha sitt ägande via ett holdingbolag i stället för direkt i ett bolag där själva driften av verksamheten ligger. Det finns möjlighet att göra detta trots att en verksamhet redan är igång.

De viktigaste fördelarna med ett holdingbolag är följande:

1. Man begränsar risken för de konsekvenser som kan uppstå om en verksamhet skulle gå dåligt. Har man flera typer av verksamheter kan man dessutom dela upp dessa i olika bolag som ägs via holdingbolaget. Övriga verksamheter är då skyddade.

2. Vinster som uppkommer kan delas ut till holdingbolaget. På så sätt minskar risken med att ha dem kvar i verksamhetsbolaget. Det finns dock regler på hur mycket man får dela ut som måste beaktas. Det är också viktigt att utdelningar regleras så snart som möjligt och att likvid för dessa skickas till holdingbolaget. Så länge holdingbolaget har en fordran på det utdelande bolaget kvarstår risken.

3. Om man har flera aktiebolag som ägs av ett gemensamt holdingbolag (koncern) så har man möjlighet att skicka koncernbidrag mellan bolagen och på så sätt jämna ut resultaten mellan dem. Förutsättningar för detta är att ägandet av bolagen är mer än 90% och att det varit ägt under hela räkenskapsåret.

4. I en koncern kan det även finnas möjlighet till att låna pengar mellan bolagen. Aktiebolagslagen tillåter i de flesta fall inte att aktiebolag lånar ut pengar till sina ägare men i koncerner är det under vissa förutsättningar tillåtet.

5. Om ett verksamhetsbolag ska säljas så kan det också vara fördelar med att ha ägandet via ett holdingbolag. Ägs bolaget direkt av fysiska personer kan beskattningen bli mycket hög om vinsten överstiger deras möjlighet till kapitalbeskattad utdelning. Under vissa förutsättningar är istället vinsten skattefri för holdingbolaget. I de fall det skulle uppkomma tvist och skadeståndsanspråk från köpare så är det mot holdingbolaget istället för direkt mot säljaren som privatperson.

6.Avseende beräkning av utdelningsunderlag till ägare som är fysiska personer kan det vara förmånligt att ha ägandet via en koncern och ett holdingbolag.

Nackdelar med holdingbolag

Det blir naturligtvis en ökad administration. Det finns även risk att man förlorar sparat utdelningsunderlag vid ägarförändringen.

Är du intresserad av att bilda ett holdingbolag?

Kontakta gärna oss så kan vi diskutera förutsättningar och tillvägagångssätt!

Kontakta oss

Marika In Nyheter & kunskap, Nyheter inom System

OneStop Reporting ger möjlighet till avancerade rapporter

Söker du en lösning för avancerade rapporter?

Spana in OneStop Reporting

Ett verktyg vi känner erbjuder denna möjlighet är Onestop Reporting (OSR). Det är ett program som hjälper många få ut den information de vill ha från sitt ekonomisystem. OneStop Reporting har integration mot Visma eEkonomi, Visma.net, Visma Administration och Visma Lön med flera.

Rapporter i OneStop Reporting byggs i grunden i Excel, vilket betyder att rapporterna är konfigurerbara utifrån dina önskemål. Trots att rapporterna konfigureras i Excel har de ändå ett professionellt utseende!

Med ett verktygsfält för Onestop Reporting i Excel kan du koppla all möjlig data från bokföringsprogrammet för att skapa exempelvis en försäljningsrapport med intäkter per artikel på kundnivå, eller en rapport som visar intäkter och kostnader per kvadratmeter för ett fastighetsbolag.

Det finns även ett budgeteringsverktyg i OneStop Reporting, som vi gärna berättar mer om.
Onestop Reporting är ett program som Visma satsar mycket resurser på för att utveckla. Istället för att, som tidigare, ha ett unikt rapportprogram för enskilda bokföringsprogram har Visma nu inom OSR ett unisont verktyg som fungerar för alla.

Känner du att detta verktyg kan vara intressant för ditt företag? Vi erbjuder en timmes gratis genomgång där vi visar möjligheterna med OneStop Reporting, anpassat till just ert arbetssätt.

Välkommen att kontakta oss så berättar vi mer!

Kontakta våra systemexperter

Marika In Nyheter & kunskap, Nyheter inom lön

Hjälp med din lönehantering sommaren 2021

Få hjälp med företagets lönehantering sommaren 2021 så att du istället kan koppla av eller fokusera på annat!

Sommaren är precis runt hörnet och semesterperioden är på ingång. Har ni personalstyrkan som krävs för att klara av verksamhetens behov trots semestertider? Eller är ni i en högsäsong och behöver avlastning? Ni kanske behöver hjälp under en längre tid än så? Vi på UCS One Economy finns tillgängliga för alla typer av uppdrag.

Under sommarperioden kan det vara knepigt att få ihop semesterplaneringen samtidigt som verksamheten ska flyta på. De anställdas löner måste utbetalas precis som vanligt och, om ert företag dessutom anställt många sommarjobbare, till och med ökar den administrativa arbetsbelastningen under sommaren. Vi på UCS One Economy kan hjälpa er med avlastning och ge er och era anställda en stressfri sommar.

Vår ambition är att alltid sträva efter att hitta den bästa lösningen för varje kund. Vi har därför ett genuint intresse för er verksamhet och vardag. För oss är det viktigt att upptäcka och lösa de utmaningar och bekymmer våra kunder har. Det är därför vi som konsulter är modiga och nyfikna.

Vi har ett helt löneteam redo att ta sig an just lönehanteringen på ditt företag, under både sommaren 2021 och framåt. Våra lönekonsulter besitter en bred kompetens och arbetar med företag både med och utan kollektivavtal. Vi är specialister på flertalet lönesystem så som Visma Lön 600, Flex Lön samt Flex HRM Payroll men vi arbetar också i exempelvis Fortnox och Hogia.

Behöver du vår hjälp med lönehanteringen under sommaren 2021? Tveka inte att kontakta oss redan idag!
P.S. Vi har också ett stort gäng redovisningskonsulter som också är hungriga på nya utmaningar.

Kontakta våra löneexperter